De Aquisgrán al Amazonas

Desde enero de 2015, dos empresas de ventas y un centro de producción en Ecuador y Perú utilizan el sistema. Todas ellas cuentan con el apoyo del Centro de Competencia (CoC) de SAP en Aquisgrán.

En el proyecto de implantación, fueron especialmente solicitados los conocimientos técnicos en implantaciones globales, la amplia experiencia en requisitos regionales en Latinoamérica y, en particular, las características específicas brasileñas en relación con la solución SAP Nota Fiscal Eletrônica (SAP NFE).

Enfoque global con requisitos regionales

El Grupo Grünenthal está representado en un total de 32 países, con empresas en Europa, Australia, Latinoamérica y Estados Unidos.

La empresa farmacéutica se ha fijado el objetivo de utilizar un sistema ERP SAP central para todos los centros de ventas y producción, incluidos los de Sudamérica y Centroamérica.

Con la ayuda de un sistema SAP para todo el grupo, Grünenthal quiere aumentar la productividad, reducir los costes de los procesos e introducir informes uniformes, con lo que también todas las organizaciones nacionales serán comparables en todo el mundo.

Al mismo tiempo, sin embargo, los requisitos locales deben ser soportados por el sistema ERP central de SAP. El objetivo organizativo es seguir ampliando el Centro de Competencia SAP (CoC) para convertirlo en un proveedor de servicios global dentro del grupo.

Todos los países de Sudamérica y Centroamérica deben trabajar en un sistema SAP alojado centralmente y gestionado por el CoC SAP, como han hecho las unidades europeas en el pasado. El departamento regional de TI de Sudamérica debe participar en la gestión de la aplicación.

El reto consistía, por tanto, en conciliar una plantilla SAP global con los requisitos locales durante la implantación en Sudamérica. Para Grünenthal, era la primera vez que países de una zona horaria diferente con requisitos legales y fiscales en parte complejos y aún desconocidos tenían que integrarse en el sistema ERP de SAP que hasta entonces sólo se había utilizado en Europa.

Antes de iniciar el despliegue en Latinoamérica, Grünenthal ya había implantado con éxito SAP en Europa con un mismo equipo.

La empresa no había seguido un planteamiento puramente basado en plantillas, sino que había definido previamente sus propias normas SAP y las había implantado individualmente.

La situación inicial en las organizaciones de los países de Sudamérica y Centroamérica era muy diferente: las filiales llevaban muchos años utilizando un sistema ERP personalizado individualmente y un sistema regional de inteligencia empresarial.

Además, el sistema ERP no se introdujo de manera uniforme. Y la situación en Brasil también es especial: dado que la empresa de ventas brasileña no tenía ningún negocio operativo en el momento de la introducción de SAP, existían incertidumbres con respecto a los requisitos del nuevo sistema, que sólo surgen en las operaciones diarias.

Sistema fiscal complejo

Otra cuestión clave en el proyecto son los elevados requisitos legales que deben cumplir las empresas en Brasil, sobre todo en materia de procedimientos fiscales, valoración de materiales e informes jurídicos.

Mientras que en Alemania las empresas necesitan una media de 220 horas al año para determinar, declarar y pagar impuestos, en Brasil se tarda doce veces más, con 2.600 horas: cada empresa debe transmitir electrónicamente a las autoridades una llamada Nota Fiscal por cada transacción individual.

La implantación en América Central y del Sur es un proyecto de gran envergadura e importancia estratégica para la empresa phama. La estructura cuantitativa incluye la implantación del sistema ERP global de SAP en ocho países de América Central y del Sur, con ocho organizaciones de ventas y dos centros de producción.

También hay que integrar seis proveedores de servicios logísticos y dos sistemas de pesaje, así como dos almacenes automáticos. La lista de requisitos también incluye más de diez interfaces bancarias, interfaces locales con sistemas de nóminas, interfaces con tres sistemas externos diferentes de gestión de pedidos, distintas variantes de facturas electrónicas y el nuevo sistema de Nota Fiscal en Brasil.

Por último, pero no por ello menos importante, unos 650 nuevos usuarios deben recibir formación y asistencia en las distintas zonas horarias. El despliegue en Sudamérica comenzó a principios de 2013 y la empresa farmacéutica ha previsto un total de cuatro años para el despliegue.

El objetivo del proyecto se alcanzará mediante una plantilla SAP personalizada. Esto incluye una plantilla global con estándares SAP para procesos, datos maestros e informes, pero también definiciones globales de Grünenthal para procesos, datos maestros e informes, así como procesos implantados con éxito en Europa para diferentes modelos de negocio con diferentes conceptos de externalización para servicios logísticos.

En los nuevos países de América Central y del Sur también se adoptará un concepto de interfaz global para proveedores de servicios logísticos, sistemas de nóminas, gastos de viaje y sistemas de BI, entre otros.

Grünenthal también dispone de una caja de herramientas de migración probadas y contrastadas y un conjunto de informes para la actividad diaria.

Kit de construcción global M-cbs

El método M-cbs desarrollado por cbs Corporate Business Solutions permite controlar, acelerar y diseñar de forma rentable un proyecto de implantación global.

La plantilla funciona como un sistema modular que contiene un conjunto definido de procesos empresariales globales, variantes de procesos y procesos encapsulados a partir de las mejores prácticas.

Los requisitos especiales brasileños, como la Nota Fiscal, el cálculo de impuestos o la determinación del CFOP, es decir, la clasificación de los procesos individuales en códigos especificados por las autoridades, también se pueden mapear.

Dado que Grünenthal aún no operaba en Brasil, todavía no estaba familiarizada con los requisitos locales. Sin embargo, la empresa farmacéutica era consciente de que una solución integrada para la transmisión electrónica de los datos de la Nota Fiscal a la autoridad tributaria SEFAZ era obligatoria para hacer negocios en Brasil.

Para ello, la solución SAP Nota Fiscal Eletrônica (SAP NFE) ofrece transmisión de datos en tiempo real. Para ello, las Notas Fiscales pueden crearse directamente desde SAP NFE y enviarse a las autoridades.

La solución SAP específica para cada país contiene un conjunto de procesos o variantes de procesos, así como las mejores prácticas para el proceso fiscal brasileño.

Un proyecto de cuatro años

El despliegue en Brasil comenzó el 1 de julio de 2013 con un taller. Los consultores de cbs familiarizaron a la central de TI de Grünenthal, el CoC de Aquisgrán, con sus conocimientos y experiencia sobre los elevados y complejos requisitos de Brasil.

Los consultores también abordaron las barreras culturales y lingüísticas. En el taller, cbs mostró qué requisitos específicos existen en Brasil y cómo pueden normalizarse los procesos en este entorno.

Se presentaron los requisitos legales y fiscales y se aplicaron a la situación de Grünenthal.

Con esta preparación, la central SAP CoC de Grünenthal pudo adaptar el sistema ERP a la nueva situación. Dado que Grünenthal se enfrentaba por primera vez en su historia empresarial a la inclusión de una zona horaria diferente, la central de TI de Aquisgrán también revisó por completo su concepto de asistencia con la ayuda de cbs.

Así se crearon las condiciones para proporcionar con éxito el mantenimiento y el alojamiento del sistema SAP de forma centralizada en los países sudamericanos.

En la fase previa al proyecto, el sistema ERP de Grünenthal se puso al día en lo que respecta a paquetes de servicios y paquetes de mejora para poder utilizar el mayor número posible de soluciones SAP actuales para los requisitos legales en Sudamérica y Centroamérica.

La configuración del sistema tuvo lugar entre mayo y junio de 2013 y se completó tras las pruebas realizadas en septiembre de 2013. Posteriormente, se formó a los nuevos usuarios de Brasil y Venezuela y se realizaron nuevas pruebas.

En general, se introdujeron todas las funciones comunes de SAP, desde ventas y distribución, control, finanzas, fabricación y envasado, gestión de calidad hasta gestión de almacenes, compras, gestión de inventarios y planificación de la demanda. Se prestó especial atención a los requisitos específicos de la industria farmacéutica en Brasil.

El sistema ERP SAP entró en funcionamiento en la nueva empresa de ventas brasileña el 1 de noviembre de 2013, Venezuela le siguió dos meses después, el 1 de enero de 2014, Perú con una empresa de ventas y Ecuador con una empresa de ventas y un centro de producción el 1 de enero de 2015.

La empresa funciona

Ahora todas las sociedades europeas y las cinco primeras latinoamericanas de Grünenthal están mapeadas en SAP. El sistema global SAP ERP está alojado en la TI central de Grünenthal en Aquisgrán y su mantenimiento corre a cargo del Centro de Competencia SAP.

El nuevo concepto de soporte también se utiliza en los cuatro países sudamericanos. Así es como funciona: La asistencia de primer nivel la prestan en la región expertos locales en TI y expertos en procesos de las unidades de negocio.

Los problemas que no pueden resolverse in situ se remiten a la asistencia de segundo nivel en Aquisgrán y se solucionan allí, si es necesario con ayuda externa de cbs.

El proyecto completo de despliegue del sistema ERP SAP de Grünenthal en los países de América Central y del Sur se prolongará hasta 2016. En total, se prevén diez sociedades en ocho países.

Con un despliegue de este tipo, debe quedar claro antes de que la solución entre en funcionamiento, especialmente en Brasil, quién supervisará y evaluará los cambios, bastante frecuentes, del sistema fiscal brasileño en el futuro. Sólo entonces será posible un funcionamiento sin problemas a largo plazo.

También tiene sentido implicar a auditores en una fase temprana que puedan confirmar que los requisitos se han aplicado de acuerdo con la ley, de modo que se puedan hacer ajustes muy rápidamente si es necesario.

Grünenthal puede gestionar ahora el creciente negocio en los cuatro países sudamericanos de forma más eficaz gracias a procesos probados. La solución uniforme de SAP permite comparar de forma transparente las empresas nacionales en función de cifras clave definidas.

De este modo, Grünenthal ha avanzado mucho en su estrategia de trabajar con un único sistema ERP de SAP en todo el mundo y encontrar aquí datos maestros armonizados y procesos estandarizados.