Una transición a S/4 con pocas interrupciones

Festo confía en SAP desde hace más de 40 años. El sistema mainframe SAP R/2 se introdujo a finales de los años setenta. Según las anécdotas, el profesor Hasso Plattner participó personalmente en la introducción de SAP R/2 in situ en Festo. Más tarde, la empresa cambió al sistema ERP cliente-servidor SAP R/3 en una fase temprana y, posteriormente, a SAP ERP ECC, que ahora se utiliza en todo el mundo en todas las empresas de Festo en un único sistema. A este sistema ERP le siguió SAP S/4 Hana, que Festo utiliza de forma productiva desde hace aproximadamente un año con más de 15.000 usuarios (con más de 20.000 empleados) en todo el mundo. Estas cifras clave hacen tangible la importancia de SAP en Festo.

Para comprender mejor la transición o migración a S/4 en Festo, he aquí una breve excursión por el departamento de TI/SAP de Festo. Como empresa usuaria de SAP, Festo tiene un enfoque diferenciado y una visión individual de cómo se hace o se utiliza la TI. Y siempre con el objetivo de utilizar las TI y, por tanto, SAP ERP para sus propios fines, sus propias estrategias o para lograr sus propias ventajas competitivas.

Por supuesto, esta afirmación simplificada oculta muchas cuestiones importantes, necesidades y condiciones marco.

Visión crítico-constructiva

Festo siempre se ha centrado en adquirir competencias de evaluación e implementación y, por tanto, conocimientos propios sobre temas relevantes de TI y, por ende, también sobre prácticamente todos los temas de SAP; siempre basándose en su propia riqueza de experiencia. También para poder evaluar los temas de SAP de forma crítica, constructiva y equilibrada. La pregunta se plantea con la mente abierta: ¿Qué es bueno para su propia empresa en términos de innovaciones o cambios de SAP y qué lo es menos o nada? Para cumplir estos requisitos, Festo invierte sin duda una cantidad superior a la media en TI y SAP en comparación con otras empresas. Al mismo tiempo, Festo se ha propuesto utilizar las TI, y por tanto SAP, como una especie de "factor de producción" para asegurar o ampliar de forma ágil los objetivos estratégicos empresariales formulados y las ventajas competitivas estratégicas. De hecho, esto se aplica a toda la empresa y a todas las áreas de negocio. La división financiera, así como la logística, con una sofisticada red de producción mundial y un potente equipo de ventas en todo el mundo.

De los 550 empleados que trabajan en TI, la mayoría lleva años ocupándose de todos los temas de SAP importantes para Festo. Desde temas de módulos y el uso de SAP en las Líneas de Negocio (departamentos especializados) hasta el soporte de procesos y el desarrollo de aplicaciones, pasando por aspectos de infraestructura y mucho más. Los temas más novedosos, como la inteligencia artificial, son tratados por un "Equipo de Innovación IT" de Festo independiente. En relación con SAP, pero también fuera de SAP (no SAP).

Consolidación y modernización

A finales de 2020, Festo decidió cambiar de SAP ERP ECC a SAP S/4 Hana tras analizar las ventajas. Entonces, como ahora, Festo no veía ninguna alternativa a SAP en el entorno ERP. Poco después de votar a favor de SAP S/4, se decidió implementar S/4 de golpe, es decir, poner en marcha todos los módulos ERP de SAP S/4 Hana a la vez. El motivo: las interdependencias entre los módulos y los procesos en un ERP de cliente único. También se decidió utilizar S/4 Hana ERP in situ. Aunque la utilización de S/4 en la nube se incluyó en el cálculo, se desestimó después de considerarlo. Festo no tiene una estrategia cloud-first. Las decisiones se toman caso por caso para decidir si el uso de la nube se considera sensato o no. El uso de la nube se da por supuesto en el caso de los denominados sistemas satélite de SAP, ya que estos a menudo solo pueden utilizarse en forma de nube. Lo mismo se aplica a SAP BTP (Business Technology Platform).

Festo también decidió llevar a cabo la transición a S/4 en gran medida de forma independiente. Es decir, sin la participación de una empresa de consultoría general de SAP. Se recurrió a apoyo externo en determinadas áreas. La migración de los procesos y datos de ECC S/4, así como la migración del código, se llevaron a cabo junto con las empresas smartShift y SNP.

Dos aspectos principales fueron prácticamente igual de importantes para Festo durante la migración a SAP. El primero fue el aprovechamiento de las nuevas funciones e innovaciones asociadas a S/4. Por ejemplo, el uso de una interfaz de usuario moderna con Fiori, opciones de análisis ampliadas o el uso de funciones extendidas. En segundo lugar, Festo pretendía reducir significativamente el número de personalizaciones y adaptaciones de SAP que permite S/4. En concreto, debía conseguirse una minimización muy clara de las modificaciones de código y de las transacciones Y (Abap). Para, en última instancia, poder realizar cambios más ágiles en el núcleo comercial en particular.

Trabajo conjunto de TI y LoB

Naturalmente, para la migración se elaboró un plan de proyecto con etapas y pasos individuales. En términos de enfoque, la migración en Festo puede clasificarse a grandes rasgos como un enfoque brownfield, aunque también se utilizaron elementos del enfoque bluefield. En cualquier caso, Festo estaba migrando de un sistema SAP existente a S/4. Ya en 2014, se produjo un cambio de base de datos de Oracle a Hana como base de datos casi obligatoria para la utilización de S/4 mientras se seguía utilizando SAP ERP ECC.

Como ya se ha señalado, uno de los principales objetivos y tareas del proyecto era devolver o reducir al mínimo las numerosas versiones de SAP Festo en forma de modificaciones y Abap al estándar SAP.

En primer lugar, se utilizaron o crearon listas de compatibilidad de funciones y listas de incompatibilidad de funciones como base. A continuación, se trabajó con dichas listas en equipos formados por empleados de Lines of Business e IT. El objetivo era definir los procesos en el nuevo S/4, teniendo siempre en cuenta la modificación y las reducciones de Abap.

Estas consultas y decisiones supusieron un reto y llevaron mucho tiempo. Y aquí y allá, la lucha por la mejor solución llevó más tiempo del esperado. El motivo: afectaban prácticamente a todas las líneas de negocio y a todos los módulos y componentes de S/4 ERP.

Desde finanzas/FI hasta compras/MM, aprovisionamiento/CP (Central de Compras, antes SRM), ventas/SD, producción/PP, calidad/QM, gestión de la cadena de suministro/SCM, gestión de RRHH/HCM y mantenimiento/PM. La cobertura de procesos o funciones con SAP APO se gestionaba por separado para S/4. Por diversas razones, Festo decidió sustituir SAP APO por otra solución (Kinaxis).

En total se crearon ocho sistemas de prueba SAP para mapear los nuevos procesos y funciones consolidados en o con S/4. También se revisó la infraestructura Hana existente para S/4. De ello se encargaron los equipos de Festo, incluido el equipo de operaciones SAP y SAP Basis. La infraestructura consiste en un entorno hot standby que incluye mecanismos DR/fail-over. Con dos centros de datos conectados en dos ubicaciones diferentes; incluida la recuperación del sistema con precisión de transacciones tras un posible fallo del sistema. Las irregularidades iniciales de rendimiento (tiempos de respuesta, ejecuciones largas de SAP) se subsanaron junto con SAP (servicio PSLE) antes de la puesta en marcha. Festo utiliza actualmente servidores de HPE. El sistema operativo es RHEL de Red Hat. El tamaño de la base de datos Hana (versión Hana 2.00.07700) asciende actualmente a 7,5 TB. El crecimiento estimado de la base de datos por año es de alrededor de un TB.

SAP cambia de enfoque

Festo considera positivo que el cambio a SAP ERP ECC SAP S/4 Hana (actualmente S/4 versión 2021 FPS2) se haya completado en una fase temprana. Esto ha puesto a Festo en condiciones de utilizar el último sistema ERP de SAP como palanca, en particular para optimizar la implementación de objetivos corporativos estratégicos y aumentar las ventajas competitivas. También permite que las innovaciones se realicen con mayor rapidez y de acuerdo con los requisitos. Con la actualización a S/4 2023 FPS2, Festo se beneficiará de innovaciones y optimizaciones en las funciones financieras, por ejemplo, a partir de mediados de 2025.

Menos 90 por ciento de modificaciones

Se logró un alto porcentaje de la racionalización del sistema prevista. Las modificaciones del código SAP se redujeron en un 90%; las versiones personalizadas desarrolladas con Abap, en un 60%. Por cierto, Festo no sólo utiliza aplicaciones Fiori estándar, sino también una serie de aplicaciones Fiori personalizadas. A pesar de la carga adicional a la que se ven sometidos los empleados durante un cierto periodo de tiempo y de algunos imprevistos, la transición a SAP ERP ECC SAP S/4 Hana en Festo puede calificarse de libre de problemas. Durante el proyecto de migración, los empleados de Festo implicados se mostraron comprometidos, orientados a los objetivos y unidos en todo momento.

La adopción temprana de S/4 y los cambios de gran alcance asociados han agudizado la visión diferenciada y constructivamente crítica de Festo sobre SAP. Los cambios de estrategia de SAP, en particular la directriz SAP Cloud First y las separaciones y desplazamientos de código de aplicación asociados, entre otras cosas, plantean grandes retos no solo para Festo. Punto problemático de los cambios de estrategia de SAP: Las empresas como Festo, que apuestan por la individualidad y su propia identidad SAP con su propio soporte y experiencia de implementación, se ven obligadas a abordar cuestiones y temas que antes no existían. No sólo en Festo, sino también en otras conocidas empresas del cinturón industrial que rodea Stuttgart, se vigila muy de cerca hasta qué punto se incluyen y tienen en cuenta los requisitos de los clientes en las nuevas actividades de SAP.

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