Ahorre tiempo, ahorre dinero, sea ágil

Esto hace que la TI corporativa en su conjunto sea mucho más ágil y, además de la transformación a SAP S/4 Hana y SAP C/4, puede dar soporte a importantes escenarios empresariales y reducir masivamente el esfuerzo asociado.

Comprar y vender empresas y unidades de negocio forma parte ya de la caja de herramientas del directivo ágil. Pero lo que ya es un reto a nivel de contratos y procesos es un verdadero problema para TI. Porque hereda el panorama informático de las empresas o partes de empresas adquiridas y tiene que integrarlo. Y debe garantizar que, en caso de venta o escisión, se preserve la propiedad intelectual y el comprador pueda trabajar con la información transferida.

En el caso de fusiones y adquisiciones, es importante decidir de qué aplicaciones debe hacerse cargo la empresa adquirida, por ejemplo porque tienen ventajas sobre las propias, y cuáles ya no son necesarias. Directamente relacionada con esto está la cuestión de qué datos y documentos debe migrar el comprador a los sistemas vivos del comprador.

Desafíos: Sistemas heredados

El funcionamiento continuado de los sistemas heredados en las empresas es una de las principales razones por las que, por regla general, el 80 por ciento de todo el presupuesto de TI se gasta sólo en operaciones. Además, existen riesgos de cumplimiento y seguridad si los sistemas asumidos ya no pueden mantenerse de forma fiable o si los parches de seguridad ya no pueden aplicarse o sólo de forma muy irregular. Y la readaptación, por ejemplo para cumplir los requisitos de supresión del Reglamento de Protección de Datos de la UE, ya no es técnicamente posible para muchos sistemas heredados o sólo puede realizarse con un gran coste. Por tanto, desde el punto de vista del comprador, se trata principalmente de hacerse cargo sólo de los datos que son realmente relevantes para las operaciones y almacenar la información histórica en un entorno separado y legalmente seguro, de modo que los sistemas heredados puedan desconectarse. Sin embargo, el interés del comprador va más allá y, en el caso de las escisiones, coincide incluso con el interés de la antigua empresa matriz, por ejemplo si persigue el objetivo de sacar a bolsa una rama de actividad como empresa independiente. La nueva empresa tiene dos intereses básicos Libertad de elección en el futuro sistema ERP y minimización del stock de datos operativos a transformar. Las inversiones forzosas en sistemas y proyectos sobredimensionados pueden obstaculizar gravemente la puesta en marcha.

Gobernanza de datos

Los diferentes intereses del comprador y del vendedor pueden resumirse bajo el término gobernanza y reunirse con la ayuda de JiVS IMP. Para entregar todos los datos y documentos pertinentes al comprador, hay que buscar en inmensas bases de datos con estructuras diferentes en algunos casos y luego seleccionarlos de manera significativa. Estas enormes cantidades de datos y los diferentes formatos de datos son típicos de los entornos SAP crecidos. No son infrecuentes los sistemas ERP con un stock de datos acumulado durante 20 años o más en más de 80.000 tablas, que han sufrido tres migraciones y, por tanto, tienen estructuras correspondientemente diferentes. La selección y el filtrado de los datos y documentos relevantes son, por consiguiente, complejos con los métodos habituales.

No toda la información relevante para una venta se encuentra en la base de datos en línea del sistema SAP. Muchos clientes del inventario SAP han creado archivos, los llamados ficheros ADK. Sin embargo, en ellos no se puede hacer ninguna selección a nivel de registro o documento individual. Pero lo más probable es que contengan información que, según el contrato, pertenece al comprador. Para que el comprador pueda acceder a ella, se le debe dar acceso a estos archivos. Esto da lugar a extensos Acuerdos de Servicios Transitorios (ATS) que regulan las cuestiones de confidencialidad y seguridad técnica hasta el más mínimo detalle. El horizonte temporal de estos acuerdos puede extenderse durante décadas. Dado que el contenido de los archivos ADK sólo puede leerse a través de la aplicación SAP asociada, la normativa sobre el acceso externo del comprador debe referirse también al nivel de la aplicación.

El problema del TSA también puede complicar los próximos proyectos de transformación a SAP S/4. Esto se debe a que, desde el punto de vista del comprador, el acceso a los archivos ADK también debe garantizarse después de la transformación. En tal escenario, la única opción del vendedor es disolver los archivos ADK afectados, transformar los datos y documentos que contienen y filtrar la parte que concierne al comprador para entregársela. Con los métodos clásicos, esto lleva mucho tiempo y es caro. En cambio, con la ayuda del Turbo Extractor (véase cuadro de texto, página 48) y las funcionalidades de la plataforma JiVS IMP, esto es mucho más fácil, rápido y barato.

ERP y más: PLM, CRM, CAD

Teniendo en cuenta que esta situación no suele limitarse al mundo SAP, sino que también afecta a otros sistemas como las soluciones PLM o CAD u otros sistemas ERP, queda claro que detrás de todos estos retos prácticos subyace un mismo problema fundamental: el de vincular la información histórica a sus sistemas de origen. JiVS IMP, por el contrario, separa de forma coherente los niveles de sistemas y de información entre sí y ayuda a superar los retos mencionados mucho más fácil y rápidamente que antes.

La consolidación de los entornos de sistemas SAP no es un proyecto puramente técnico. Más bien, las empresas lo asocian a la gestión empresarial y a objetivos estratégicos: La centralización debe reducir la complejidad, disminuir los correspondientes gastos de mantenimiento, administración y costes y acelerar las innovaciones. Así, la consolidación de entornos SAP distribuidos globalmente ofrece la posibilidad de aplicar cambios y desarrollos posteriores con mayor rapidez y ponerlos a disposición de todo el mundo. Sin embargo, estos objetivos sólo pueden alcanzarse si se desmantelan los sistemas heredados.

Al mismo tiempo, el desmantelamiento de los sistemas heredados asociado a la consolidación ofrece la posibilidad de descargar permanentemente el sistema central SAP líder de datos y documentos que ya no se procesan en las operaciones. El alcance de este potencial de reducción puede determinarse en gran medida automáticamente con la ayuda de JiVS IMP. Así pues, la plataforma no sólo permite el desmantelamiento de los sistemas heredados, sino también el rightsizing continuo de los sistemas de destino.

Optimización de la calidad de los datos

Los proyectos de consolidación de centros de datos comienzan con un inventario exhaustivo y un análisis del panorama de aplicaciones y sistemas. ¿Cuáles de ellos pueden trasladarse realmente a la ubicación central sin grandes cambios? ¿Existen normativas y leyes locales que prohíben el traslado porque los datos pertenecientes a determinadas transacciones o personas, como los de contabilidad financiera o recursos humanos, no pueden cruzar las fronteras nacionales?

Todas estas consideraciones ponen en peligro el objetivo real de consolidación, centralización, y amenazan con hacer que incluso el traslado parcial sea muy complejo y, por tanto, largo y costoso. Muchas sedes no pueden desmantelarse hasta que se haya encontrado una solución para los datos y documentos heredados. Sin embargo, si la información de los sistemas y aplicaciones heredados se transfiere a JiVS IMP, se almacena allí de forma legalmente segura y se gestiona, las sedes pueden disolverse y consolidarse.

Un cliente, muchos registros de datos y, además, diferentes, de modo que las empresas suponen clientes distintos en lugar de uno solo. Ni siquiera con evaluaciones pueden determinar una relación entre los conjuntos de datos. Con la mano en el corazón: ¿Qué cliente SAP existente desconoce por completo esta situación? Hay muchas razones para ello, desde notaciones diferentes o incorrectas, estructuras de datos divergentes en diferentes sistemas hasta objetos empresariales modificados o nuevos que, como en S/4 Hana, fusionan los objetos anteriormente separados de cliente y proveedor en el nuevo objeto empresarial de interlocutor comercial.

Analizar los datos en detalle es un requisito previo para optimizar los procesos digitales y crear nuevos productos y servicios digitales. Sin embargo, si no se tiene una visión correcta del historial de compras de un cliente, por ejemplo, no se podrá dirigir a él con las ofertas adecuadas y el grado de personalización adecuado. En resumen: falta la base de los modelos de negocio digitales.

Conclusión

Con JiVS IMP, los clientes actuales de SAP pueden analizar sus datos y su calidad con sólo pulsar un botón y corregirlos, por ejemplo, mediante la limpieza de duplicados u optimizarlos enriqueciéndolos a partir de otras fuentes relevantes para el negocio. La perfecta integración de la información histórica de SAP y de sistemas de terceros en el nuevo mundo S/4 crea una auténtica visión de 360 grados de los datos y de todos los objetos empresariales.