SAP UK contra Diageo: Evitar las consecuencias jurídicas de las infracciones de las licencias

Las empresas conceden licencias de software en función de distintos parámetros de licencia, dispositivos o procesadores de un servidor. Si se supera este número, la empresa infringe automáticamente las condiciones de licencia en muchos modelos de concesión de licencias de software.

A menudo, la infracción ni siquiera se produce de forma consciente. Esto se debe a la gran complejidad de las condiciones contractuales, los derechos de uso de las licencias y los modelos de licencia. Las cosas se complican cuando entran en juego los usuarios designados.

En el caso SAP UK contra Diageo Great Britain, el Tribunal Superior de Inglaterra y Gales falló a favor de SAP. La empresa había demandado al fabricante de bebidas por 55 millones de libras en concepto de usuarios indirectos. Una decisión con serias implicaciones para las grandes empresas que operan con sistemas de cara al cliente conectados a bases de datos SAP.

Desde 2004, Diageo ha adquirido licencias de mySAP Business Suite en función de un determinado número de usuarios designados. Hace unos años, Diageo creó dos nuevas aplicaciones orientadas al cliente en la plataforma Salesforce con acceso a la implementación mySAP de Diageo a través de la interfaz SAP Process Integration (PI).

Esta interfaz también tenía licencia. La disputa consistía en si el pago de la licencia de SAP PI otorgaba al personal de ventas y a los clientes de Diageo el derecho a acceder a los datos de SAP a través de las aplicaciones de Salesforce, o si para ello necesitaban una licencia de usuario designado de SAP.

La sentencia establece que los derechos de licencia de usuario también se aplican a los usuarios indirectos - en el caso de Diageo, eran 5.800, lo que supone un canon adicional casi igual al importe total de los anteriores productos y servicios de software de SAP.

En consecuencia, el tribunal falló en contra de Diageo y confirmó el modelo de licencias indirectas de SAP. La situación es diferente si los usuarios designados con acceso directo también tienen acceso a los datos de SAP a través de aplicaciones indirectas. En este caso, sólo se requiere una licencia.

Y si los usuarios de la empresa tienen cuentas para varias aplicaciones indirectas, sólo se necesita una licencia de usuario nominal de SAP para acceder a todos los sistemas. En consecuencia, existen técnicas globales para optimizar los costes de licencias para los modelos de uso directo e indirecto.

Las empresas pueden mitigar el riesgo financiero del acceso indirecto a SAP utilizando tecnologías de gestión de activos de software y optimización de licencias de SAP. La optimización de licencias para usuarios identificados es posible de varias maneras: se deben identificar los usuarios inactivos y los usuarios duplicados.

Para cada usuario, es aconsejable disponer de un tipo de licencia que se ajuste a los datos de uso reales. Así se evita la compra de tipos de licencia sobrantes y, por lo general, muy caros.

Además, se puede detectar el acceso indirecto y optimizar los requisitos de licencia para los usuarios (indirectos) del sistema que no son usuarios de SAP. Los procesos adecuados de gestión de activos de software (SAM) y las herramientas de optimización de licencias ayudan a evitar incertidumbres y riesgos, así como a planificar mejor las compras futuras basándose en los datos de uso.

Entre ellas se incluyen la optimización automática de licencias de usuarios designados y paquetes empresariales como preparación para los informes SAP LAW (License Administration Workbench), la definición de perfiles de transacción para usuarios profesionales limitados como base para convertir a estos usuarios a otro tipo de licencia, la revelación de accesos indirectos a SAP y el conocimiento de las condiciones al integrar productos de terceros.

El caso demuestra claramente que las empresas deben saber exactamente a qué atenerse en la gestión de licencias SAP y cómo evitar los riesgos asociados.

Con una combinación inteligente de optimización manual y automática de licencias de software, las empresas pueden gestionar sus licencias SAP de forma más eficaz e incluir SAP en su programa global de optimización.