Realizar auditorías de licencias SAP, ¿o no?

Estimado Señor o Señora, De acuerdo con su contrato de software SAP, ahora debe realizarse una auditoría de licencia para su instalación SAP. Por favor, mida todos los sistemas según las instrucciones adjuntas para la medición de sistemas...

Así empiezan, las cartas amistosas con las que SAP quiere iniciar una auditoría de licencias. Muchos otros fabricantes de software también abren la puerta de forma similar.

Es bien sabido que los titulares de licencias que siguen adelante sin quejarse se ven amenazados por el trabajo, las molestias y -a veces considerables- los costes adicionales derivados de la posterior concesión de licencias.

Lo que tienen en común muchas de estas solicitudes de auditoría es que se hacen con notable naturalidad, como si no existiera la menor duda sobre el derecho del licenciante a la auditoría.

Pero la realidad es diferente. En la mayoría de los casos, no es posible encontrar en la legislación local una base jurídica adecuada para estas solicitudes de auditoría. Por ello, muchos fabricantes incluyen cláusulas de auditoría en sus condiciones de licencia formuladas de forma más o menos amplia.

SAP también quiere concederse el derecho a una "medición" anual del uso del software "...de acuerdo con los procedimientos estándar de SAP..." mediante una cláusula contractual.

Sin embargo, estas cláusulas contractuales están sujetas a los requisitos legales de las condiciones generales de contratación de la legislación alemana. De acuerdo con esto, dichas cláusulas sólo son efectivas si no perjudican injustificadamente a la parte contratante, es decir, al licenciatario de SAP.

Además, las ambigüedades en las cláusulas contractuales suelen ser responsabilidad de la persona que las formuló, lo que también puede conducir a la invalidez de las cláusulas. Esta no es una muy buena posición de partida para algunos fabricantes de software con sus condiciones de licencia a veces difíciles de entender.

Bajo estas premisas, las cláusulas de auditoría del SAP también se revelan cuestionables en opinión de muchos juristas. Esto se debe a que no tienen en cuenta ni los intereses legítimos ni los derechos y obligaciones legales del licenciatario.

Tampoco se define su contenido de tal manera que el alcance y los límites de la auditoría queden claros a partir de ellas. Por regla general, el licenciante no puede derivar derecho alguno de una cláusula que ni siquiera especifica claramente el contenido de la -presunta- pretensión de auditoría del licenciante.

En cualquier caso, los fabricantes se enfrentan a otros obstáculos a la hora de llevar a cabo la auditoría. Por ejemplo, la empresa que utiliza el software debe, entre otras cosas, mantener siempre la protección legal de los datos en el marco de sus propios requisitos de cumplimiento. Esto significa que la empresa a menudo no sólo tiene el derecho, sino también la obligación, de restringir el acceso del licenciante a los datos internos de la empresa.

Si el fabricante quiere llevar a cabo la medición mediante herramientas de auditoría y explotar los datos resultantes, a menudo está en juego incluso la protección de la confidencialidad e integridad de los sistemas informáticos garantizada por los derechos fundamentales, lo que a su vez puede dar lugar a derechos y obligaciones de defensa de gran alcance para el licenciatario.

Quien piense en las herramientas topográficas propagadas por SAP se llevará una sorpresa.

No nos malinterpretemos después de todo esto: Por supuesto, los fabricantes de software y sus revendedores tienen un interés legítimo en saber si su software se utiliza de conformidad con la licencia.

Pero el "cómo" es crucial. Por eso, los licenciatarios de SAP no deben limitarse a realizar auditorías según las especificaciones del fabricante, sino que primero deben aclarar sus derechos y obligaciones con la ayuda de un experto y luego gestionar activamente la auditoría en su interés.

Años de práctica han demostrado que de este modo no sólo se reducen drásticamente los riesgos para la propia empresa, sino también la cantidad de solicitudes de licencia posteriores.