SAP es su mayor inversión en TI. ¿La gestiona como tal?

Quien tiene la responsabilidad del presupuesto conoce esa sensación incómoda: el balance anual está sobre la mesa, la cifra es más alta de lo esperado y nadie puede explicarla realmente. No porque alguien haya sido descuidado, sino porque las herramientas con las que se ha funcionado bien durante años se diseñaron para otro modelo. En la práctica de la consultoría, esto no es un caso aislado. Es un patrón. Y es uno que se puede evitar con las herramientas adecuadas.

Mientras SAP fuera un bloque de costes fijos, la cuestión del valor no requería una respuesta diferenciada. Una licencia, un contrato de mantenimiento, una partida presupuestaria. Para una cartera compuesta por suscripciones a ERP en la nube, consumo de BTP, créditos de IA empresarial y Business Data Cloud, eso ya no es suficiente. La pregunta no ha cambiado. La complejidad de la respuesta, sí.

Modelo flexible: la cartera crece

Comprar y mantener es algo distinto a alquilar y utilizar. Lo que antes se adquiría como una licencia con contrato de mantenimiento, hoy en día es una cartera compuesta por varios tipos de contratos y métricas. SAP Cloud ERP Private, el sucesor del clásico Rise with SAP, así como SAP Cloud ERP, sustituyen la licencia on-premises por suscripciones basadas en métricas FUE, cuyo valor de contrato anual (ACV) varía a lo largo del periodo contractual. 

SAP Business AI y SAP Business Data Cloud se consideran partidas de consumo ajenas al núcleo del ERP y siguen sus propias lógicas de facturación. Con la plataforma SAP Business AI Platform, anunciada en SAP Sapphire 2026, SAP consolida BTP, Business Data Cloud y Business AI bajo una estructura de plataforma común que incorpora sus propios modelos de facturación.

En este sentido, resulta estratégicamente relevante la siguiente observación: la estrategia de producto de SAP apunta a que las licencias «on-premises» también se irán transformando gradualmente en modelos basados en el uso. La antigua línea divisoria entre la licencia clásica y la suscripción en la nube se está difuminando. Las empresas que aún operan principalmente con soluciones locales deberían tener en cuenta esta evolución en su planificación contractual a medio plazo.

Un ejemplo concreto extraído de la práctica de la consultoría ilustra la consecuencia estructural: una empresa migra a Cloud ERP Private. La primera liquidación anual supera notablemente la previsión. La causa son el consumo de BTP y los créditos de Business AI, que no se habían previsto en el presupuesto inicial. Nadie ha actuado de forma deliberada: simplemente, el consumo no se ha comparado de forma continua con la previsión. 

Ese es precisamente el reto: no se trata de negligencia, sino de la falta de instrumentos de control. Lo que se podría haber evitado se convirtió en una sorpresa, porque el modelo cambió, pero no la lógica de control. Este patrón no es un caso aislado. Es la consecuencia directa de una cartera más amplia y variable que la anterior: una mayor flexibilidad conlleva un mayor volumen, y un mayor volumen genera, proporcionalmente, una mayor necesidad de control.

ITAM puede gestionar el inventario y aportar valor a FinOps

La gestión de activos de TI (ITAM) ha guiado a las empresas de forma fiable por el complejo mundo de las licencias. Garantizar el cumplimiento normativo, documentar el uso de las licencias, superar las auditorías: la ITAM responde de forma precisa y fiable a las preguntas relevantes para un modelo de costes fijos. ¿Qué tenemos? ¿Cuántas licencias? ¿Cumplimos con la normativa?

En un mundo de suscripciones y modelos de consumo, las cuestiones relevantes están cambiando. La diferencia entre ambas disciplinas se puede ilustrar con una situación concreta de toma de decisiones: una unidad de negocio evalúa si una nueva funcionalidad debe desarrollarse en BTP o adquirirse a través de una herramienta de un proveedor externo. La base para la decisión requiere una respuesta fiable a la pregunta de cuánto cuesta BTP por transacción en su propia configuración. En ese momento, ITAM puede decir: „Disponemos de una suscripción a BTP“. FinOps puede decir: „Este servicio cuesta X por unidad, esta área consume Y, la tendencia en los últimos periodos es Z“. La diferencia no radica en la calidad de los datos, sino en la perspectiva y, por tanto, en el margen de maniobra: ITAM gestiona el inventario, mientras que FinOps hace que el valor sea transparente y, por lo tanto, controlable.

FinOps no es „ITAM para la nube“. FinOps ofrece una perspectiva diferente: no se gestiona el inventario, sino que se hace transparente el valor. Consumo, asignación, previsión, control. Se trata de una ampliación, no de una sustitución. Las empresas que combinan ambas disciplinas de forma consciente toman mejores decisiones, porque tienen una visión completa: lo que hay disponible y lo que realmente rinde.

Fundamentos de FinOps

La Fundación FinOps ha ampliado formalmente este ámbito de aplicación para 2026. El marco FinOps ya no abarca únicamente la infraestructura en la nube, sino que incluye expresamente el SaaS, las licencias, la nube privada y las cargas de trabajo de IA. El informe «State of FinOps 2026» muestra que la convergencia entre ITAM y FinOps ha aumentado un 20 % con respecto al año anterior. SAP no es un tema secundario en este contexto: la Fundación FinOps ofrece desde 2026 formación específica para SAP, lo que pone de manifiesto la creciente relevancia operativa de esta conexión.

La interacción entre ambas disciplinas constituye, en la práctica, la base sólida. ITAM proporciona la información sobre el inventario. FinOps aporta la perspectiva de valor continua. Juntas dan lugar a lo que es necesario para una cartera compleja de SAP: inventario y desarrollo, cumplimiento normativo y control, contratos y uso.

Poner de manifiesto el valor

Quien lleve suficiente tiempo prestando asesoramiento en este ámbito, observa una tendencia recurrente: los departamentos especializados empiezan, cada vez más, a considerar las inversiones en SAP en relación con
aplicar. A otras herramientas, a otras plataformas, a lo que experimentan concretamente en su día a día operativo. Los modelos de consumo lo hacen posible y, al mismo tiempo, inevitable. Quien no tenga una respuesta estructurada a estas preguntas, no solo perderá el debate, sino que también perderá el margen de maniobra.

Esta pregunta surgirá. Quien solo sea capaz de responderla cuando se le plantee, actúa de forma reactiva. Quien haya elaborado la respuesta de forma estructurada, actúa de forma proactiva.

El verdadero valor de FinOps para SAP no radica en reducir el nivel de inversión actual, sino en la transparencia del valor. Y es que la carga real para una empresa no se deriva de la inversión en una gestión profesional, sino del potencial que, sin dicha gestión, queda sin aprovechar. Tratar la inversión en SAP como lo que es: la mayor inversión en TI de la empresa, con la exigencia de que cada euro sea asignable, controlable y justificable. En concreto, esto significa: una visión global de todos los tipos de contratos de SAP y métricas que no se limite al documento contractual, sino que incluya la evolución actual del uso. Evolución del consumo por área y período contractual, lo que permite realizar asignaciones presupuestarias basadas en datos fiables. Una previsión presupuestaria que va más allá de una base actualizada del año anterior y tiene en cuenta la evolución real del entorno SAP.

Esta base permite identificar los márgenes de maniobra y aprovecharlos de forma específica antes de que los factores externos marquen las condiciones: la próxima renovación del contrato, la próxima revisión presupuestaria, la próxima pregunta crítica del consejo de administración.

Conclusión: SAP sigue siendo el núcleo

SAP seguirá siendo el núcleo digital. Ningún cambio de modelo altera este hecho. Lo que antes se compraba y se mantenía mediante una licencia, hoy se alquila y se utiliza. El modelo flexible funciona, y las empresas se benefician de las posibilidades que ofrecen las suscripciones y las posiciones de consumo. Esta evolución abre nuevas posibilidades que no existían en el modelo clásico de licencias. La consecuencia es clara: lo que crece debe gestionarse. La gestión de activos de TI (ITAM) ha guiado a las empresas de forma fiable por el mundo de las licencias. Para un entorno SAP compuesto por suscripciones, modelos de consumo y estructuras de plataforma basadas en el uso, FinOps es una disciplina complementaria imprescindible. Hacer que el valor sea transparente: en todos los tipos de contrato, de forma continua y asignable. No solo de forma puntual al formalizar el contrato, sino como una tarea de control continua a lo largo de todo el periodo contractual. Es precisamente ahí, tras la firma y durante toda la vigencia del contrato, donde se decide si un contrato se convierte en una inversión controlada.

La inversión en SAP es demasiado importante y fundamental como para gestionarla sin una visión continua de su valor. Y lo mejor de todo es que quien establezca hoy las bases de control, se creará mañana el margen de maniobra que otros aún tendrán que buscar. FinOps ofrece precisamente esa visión. (Fuente: FinOptory)