Integración de la plataforma en la nube de SAP en una prueba práctica

Dentsu Aegis Network y Pikon están unidos por una asociación de más de 13 años. Como empresa de consultoría, Pikon ha creado soluciones en las áreas de ERP y desarrollo a medida para Dentsu Aegis Network.

Las interfaces bidireccionales entre los distintos sistemas informáticos y SAP ERP siempre se realizaban sobre la base de un sistema de archivos. En el pasado, a menudo implementábamos procesos empresariales interempresariales y entre sistemas sobre la base de la plataforma de integración SAP Process Orchestration (PO) o su predecesora SAP Exchange Infrastructure (XI). Esta era una buena forma de garantizar un intercambio de datos seguro, de alto rendimiento y controlado.

Los archivos se creaban en sistemas externos y se almacenaban en rutas accesibles para el sistema ERP de SAP. Los aspectos negativos de este enfoque son evidentes.

Por un lado, está la inestabilidad debida a las diferentes tecnologías y a las aplicaciones de fondo parcialmente controladas por el tiempo. Por otro lado, está el procesamiento asíncrono de archivos, que no permite ninguna retroalimentación para una supervisión eficaz.

Esto significa que la supervisión de principio a fin apenas es posible en este proceso. Si se piensa en una solución a este problema, el producto SAP Process Orchestration viene directamente al caso.

Entre las características que hay que mencionar se encuentran muy buenas opciones de conexión con sistemas SAP y no SAP, funciones estándar para la asignación de datos y, por supuesto, la posibilidad de procesamiento síncrono en los sistemas back-end. Además, se trata de un producto probado y maduro.

SAP Process Orchestration también habría sido una opción viable: Comprar servidores y licencias, administrar el sistema, integrarlo en la red y ya se puede empezar a desarrollar aplicaciones.

Ya habrá leído el quid de la cuestión: Todo esto lleva mucho tiempo y es muy costoso. Resulta difícil presentar un argumento comercial coherente, sobre todo cuando se trata de proyectos individuales. Estos aspectos han sido un obstáculo para algunos de nuestros clientes, como Dentsu Aegis Network.

Nube SAP

En los últimos años y meses, SAP ha estado empujando muy fuerte para desarrollar un producto alternativo, SAP Cloud Platform con su módulo de integración, SAP Cloud Platform Integration para abreviar.

Con esta rápida evolución, los obstáculos de entrada para el uso de una plataforma de integración podrían reducirse considerablemente de un plumazo gracias a la eliminación de los costes de servidor y administración y a un modelo de licencias manejable.

Además, los escenarios de integración son una aplicación en la nube ideal para la que el principio de software como servicio (SaaS) está hecho a medida. Por un lado, no se requiere un almacenamiento de datos propio (redundante) fuera de la supervisión y, por otro, SAP Cloud Connector permite una integración segura en la red de la empresa.

Además, existe la ventaja añadida de otros servicios de SAP Cloud Platform, como el uso de aplicaciones Fiori. En estas convincentes condiciones, pudimos iniciar nuestro primer proyecto de integración de SAP Cloud Platform junto con Dentsu Aegis Network.

Fase de aplicación

En este proyecto había que implantar directamente una interfaz crítica para la empresa. Se trata de la importación de facturas entrantes y salientes de un sistema central ascendente al sistema ERP de SAP.

La interfaz se caracteriza por un volumen muy elevado de documentos, así como por la propensión a errores de la solución anterior debido a una supervisión deficiente, la falta de opciones de automatización y los puntos débiles generalmente conocidos de un procedimiento de introducción por lotes.

El sistema inicial es utilizado por Dentsu Aegis Network para trazar todo el proceso de planificación y facturación de medios y, por tanto, sirve de base para el proceso de recepción de facturas y para facturar a los clientes.

Dado que los procesos contables se ejecutan en el sistema SAP ERP, es inevitable que exista una conexión entre estos sistemas. Hasta ahora, esto se conseguía guardando los datos del sistema externo en un servidor FTP, copiándolos desde allí al servidor SAP ERP mediante un job y convirtiéndolos allí en documentos FI mediante batch input.

Como ya se ha dicho, este proceso funcionaba con todos los ganchos y ojos de un proceso de entrada por lotes. La supervisión, en particular, requería mucho tiempo. Uno de los principales objetivos era, por tanto, automatizar también el proceso de supervisión, especialmente en lo que respecta a los requisitos de los auditores. Además de los requisitos habituales de la legislación alemana, Dentsu Aegis Network también debe cumplir los requisitos de J-SOX.

Además, la adquisición de conocimientos técnicos y la flexibilidad asociada por parte de Dentsu Aegis Network era otro requisito para el éxito del proyecto. Desde un punto de vista puramente técnico, el plan se elaboró rápidamente: Leer datos a través de un adaptador JDBC (JDBC: Java Database Connectivity) de la base de datos del sistema externo, ya que no había acceso directo a las funciones del sistema a través de un servicio web o RFC (Remote Function Call).

Esto significaba que los datos ya estaban en SAP Cloud Platform y pudimos aprovechar al máximo los puntos fuertes de esta plataforma: Mapeo de datos desde un formato XML libremente definido a un IDOC (documento intermedio de SAP) y envío de un IDOC al sistema ERP de SAP.

Esto se aseguró mediante el conector SAP Cloud Connector y el plan quedó listo. Además, los empleados de Dentsu Aegis Network fueron formados en la nueva tecnología e integrados desde los primeros talleres de concepto e implementación. Básicamente, podemos decir que el plan del proyecto se implementó exactamente como estaba previsto.

Se hizo evidente con relativa rapidez que, lamentablemente, el adaptador JDBC aún no estaba disponible a través de SAP, y esto no iba a cambiar hasta el final previsto del proyecto. Así que no podíamos garantizar la conexión directa de la base de datos externa.

Se necesitaba una solución provisional para completar el proyecto en el plazo previsto. Se encontró rápidamente: un servidor SFTP (Secure File Transfer Protocol) como solución provisional, que se archivará en un segundo paso y se sustituirá por la solución prevista originalmente con el adaptador JDBC. El adaptador RFC tampoco estaba aún disponible en SAP al inicio del proyecto, por lo que tuvimos que enviar los IDOC al sistema ERP de SAP a través de https.

Aquí se hace evidente que una u otra funcionalidad aún no está disponible. Sin embargo, la hoja de ruta de SAP en el congreso anual de la DSAG demostró de forma impresionante que este problema se ha reconocido y se está abordando con las actualizaciones periódicas mensuales.

El proyecto también puso de manifiesto las ventajas de una solución en la nube. Gracias a la actualización mensual (!) del software por parte de SAP, sin que los informáticos del cliente tengan que preocuparse de importar nuevas versiones, las nuevas funcionalidades están rápidamente disponibles, mejoradas o ampliadas.

Y todo ello a una velocidad desconocida en el entorno SAP. Por ejemplo, el adaptador RFC estuvo disponible durante el proyecto y pudo utilizarse, el concepto de almacén de claves para la administración segura del acceso al sistema se amplió y, por tanto, fue mucho más fácil de utilizar.

Otra ventaja que pudimos aprovechar fue la ampliación del entorno de desarrollo en la web, de modo que no era necesario utilizar además Eclipse, lo que hizo posible el procesamiento en paralelo. El entorno de desarrollo en la web proporcionado por la plataforma en la nube sirvió de base para la aplicación en adelante.

De este modo, el cliente pudo finalizar las tareas restantes muy rápidamente y realizarlas paso a paso por sí mismo: El mapeo de datos fue completamente posible en el editor gráfico, la conexión a través de Cloud Connector al ERP SAP on-premise se estableció rápidamente y los primeros IDOCs pudieron ser comprobados y procesados en el sistema ERP SAP.

Los volúmenes de datos necesarios ahora también pueden procesarse en tiempo real con SAP Cloud Platform Integration sin retrasos ni errores en el procesamiento. Los problemas anteriores en el procesamiento de datos también podrían resolverse mediante el uso de BAPI en lugar de la entrada por lotes.

Reflexión

Pikon siempre examina los proyectos desde el punto de vista de las personas, las TI y la administración empresarial. Así que también queremos realizar el seguimiento en estas dimensiones. Como conclusión, tenemos que decir: Hemos generado valor añadido en todos estos niveles.

Hombre: Mediante el enfoque de coaching en el proyecto, hemos conseguido realizar este proyecto junto con nuestro cliente Dentsu Aegis Network y también ponerles en situación de resolver ellos mismos requisitos similares en el futuro.

La seguridad proporcionada por la sólida supervisión y alerta de SAP Cloud Platform en combinación con las herramientas de gran alcance del entorno IDOC fue un factor positivo, al igual que la perspectiva de la consiguiente reducción significativa de la carga de trabajo. La fuerte automotivación para aprender y trabajar con nuevas tecnologías fue una buena base para el éxito del proyecto.

IT: En el entorno informático, hemos logrado estabilizar la interfaz, garantizar una supervisión significativamente mejorada y sentar así una base estable para muchas otras interfaces basadas en SAP Cloud Platform Integration.

Un punto central para la implementación de futuras interfaces de cualquier tipo. Esto respalda eficazmente la visión de Dentsu Aegis Network de trabajar de forma ágil, flexible, rápida y segura en este ámbito.

BWL: Además de la estabilización, el proyecto también puede demostrar un aumento significativo de la eficacia en el ámbito de la asistencia a las aplicaciones. Menos errores, menos correcciones de errores conducen a una mayor eficiencia en la actividad diaria. Esto libera tiempo para cosas más importantes.

Conclusión

Si se compara la integración de SAP Cloud Platform con SAP PI/PO, existen por supuesto ventajas y desventajas. A nosotros nos convencieron las ventajas de SAP Cloud Platform. Naturalmente, SAP PI/PO, que es algo más antiguo, sigue teniendo un alcance significativamente mayor de funciones y contenidos.

Sin embargo, esto va a cambiar. SAP Cloud Platform Integration ya es una muy buena alternativa a SAP PO y, en contraste con el competidor interno de SAP, SAP PI/PO, se está desarrollando y ampliando con gran prioridad.