SaaS: ¿horror o bendición?

Dónde residen las ventajas y los inconvenientes del SaaS en la automatización

Hablamos de SaaS cuando una aplicación informática está disponible en la nube a través de una aplicación web. Los datos, los servidores y el mantenimiento de la aplicación son gestionados directamente por el proveedor. Este modelo es una alternativa a la clásica solución on-premise, es decir, la compra e instalación del software en el propio entorno informático.

SaaS: en auge

En los últimos años, el SaaS ha experimentado un triunfo arrollador en la empresa. Según Gartner, el gasto en aplicaciones SaaS aumentó un 42% en todo el mundo entre 2020 y 2022. Si bien los programas de CRM y gestión de proyectos como Salesforce triunfaron con SaaS en sus inicios, ahora este modelo de distribución ha llegado a todos los ámbitos de la infraestructura de TI. Incluso soluciones complejas como la automatización de la carga de trabajo se ofrecen como servicios basados en la nube. El mantenimiento de la aplicación, un nivel central en el software complejo, queda así en manos del proveedor.

La primera razón es de carácter técnico: en las grandes ciudades y aglomeraciones urbanas ya se dispone de Internet rápido y estable en todas partes. Un requisito básico para el SaaS. A la inversa, esto significa que las empresas situadas en la diáspora de la banda ancha no deberían obtener aplicaciones de software importantes a través de este modelo.

Ventajas empresariales

El principal argumento es la escalabilidad del software. La mayoría de las soluciones SaaS se ofrecen en diferentes alcances y modelos de licencia. Las pequeñas y medianas empresas, en particular, obtienen el software que necesitan para sus procesos, y no una solución total hinchada. Por un lado, esto es más barato y, por otro, simplifica la aplicación y el funcionamiento. Porque las tareas de mantenimiento, supervisión y copia de seguridad recaen en el proveedor de servicios; él es el responsable del funcionamiento de la aplicación. De este modo, SaaS es también una respuesta a la escasez de trabajadores cualificados en el sector informático. Las empresas ya no necesitan personal propio para la instalación, el mantenimiento y la supervisión. Los servicios SaaS también ofrecen herramientas de información e inteligencia. Las empresas ya no tienen que preocuparse de esto tampoco. Además, la configuración del software es más barata. Los costes iniciales y continuos son mucho más bajos, desde el punto de vista técnico, financiero y de personal.

Tecnológicamente, las soluciones SaaS están ahora tan avanzadas que pueden integrarse en los sistemas existentes. Las colisiones con otros programas informáticos solo se producen ocasionalmente.

Evite la trampa del SaaS

¿Por qué entonces algunas empresas rehúyen el modelo de software? ¿Están ciegas? No necesariamente. Porque el SaaS alberga riesgos. Estos pueden resumirse bajo los términos "dependencia" y "seguridad".

Veamos las dependencias: Una vez que se ha decidido por una solución, es difícil cambiar más adelante. Palabra clave: vendor lock-in. En otras palabras, el cliente depende tanto del software del proveedor que cambiar a un competidor no sería económicamente viable, aunque el proveedor de SaaS aumente los costes del software. Porque entonces surgen los problemas. ¿Qué ocurre con los datos? ¿Es posible la migración a otro sistema? ¿O se crea un caos destructivo de datos?

Hay más incertidumbres: ¿Qué ocurre si el proveedor interrumpe su servicio, desaparece del mercado o es absorbido por un competidor? A menudo surgen complicaciones que antes no estaban en el radar. Incluso con los grandes. Por ejemplo, Office365 estaba gestionado inicialmente por T-Systems. Entonces Microsoft puso fin a la asociación. La consecuencia: los clientes incurrieron en costes adicionales del 20 por ciento y los datos dejaron de almacenarse de conformidad con la DSGVO.

Además, las actualizaciones entrañan peligros. ¿Durante cuánto tiempo están disponibles las actualizaciones y tiene el departamento de TI que estar al tanto de cada una de ellas? A veces, las actualizaciones provocan problemas con la aplicación desarrollada históricamente porque las "interfaces heredadas" ya no armonizan con el software. O, tras una actualización, desaparecen funciones en las que la empresa había confiado. En principio, estás cediendo el control de tu sistema.

Otro punto se refiere a la complejidad y los riesgos asociados. La infraestructura suele ser más compleja con SaaS, ya que la integración de un servicio externo recorre muchos más nodos. Además, se necesitan más aprobaciones, por ejemplo para los cortafuegos. Hay más puntos únicos de fallo (SPOF) para todo el sistema. Esto se hace especialmente visible durante las migraciones.

Además, en situaciones de catástrofe en las que el tiempo es un factor crítico, las posibilidades de intervención son limitadas; no existe una autoridad de control centralizada. Así, el proveedor de SaaS no suele poder acelerar el rescate. Los plazos de solución acordados contractualmente son demasiado largos o se ven mermados. En general, las aplicaciones SaaS suelen funcionar más lentamente que las soluciones cliente.

El tema de la "seguridad" no sólo afecta a la seguridad de los datos, sino también a la de los secretos empresariales. ¿Debe realmente externalizarse la importante infraestructura informática? ¿No están poniendo las empresas conocimientos valiosos, incluso explosivos, en manos de terceros?

Por lo tanto prueba que se ata eternamente

Como regla general, se puede decir: Cuanto más importante sea la aplicación de software para la empresa, más cuidadosamente debe examinarse el uso de SaaS y el proveedor de SaaS.

Llegamos al tema: la automatización. Los procesos de automatización suelen ser cruciales para las operaciones. Si se interrumpen, no se pueden procesar los pedidos, por ejemplo. La gestión de almacenes deja de funcionar. O ya no se pueden emitir facturas. En el peor de los casos, toda la empresa se paraliza.

Esto no sólo afecta al funcionamiento de las aplicaciones, sino también al conocimiento que hay detrás de ellas: Si ya no se comparte ni se transmite internamente, tarde o temprano se producirá una pérdida. Palabra clave: fuga de cerebros. Una empresa que depende de los conocimientos de terceros para los procesos esenciales es vulnerable. Y se excluye a sí misma de sus propios desarrollos ulteriores. Así, puede perder una ventaja competitiva.

Las empresas no deben externalizar sus procesos de automatización a la ligera. Aquellas que, a pesar de todo, se decidan por SaaS porque las ventajas superan a los inconvenientes o porque no disponen de los conocimientos necesarios para explotarlo, deberían aclarar de antemano las cuestiones que se plantean en torno a los temas de "tecnología", "servicio", "cumplimiento" y "contratación".

Cuando se trata de tecnología, la atención se centra en cuestiones de funcionalidad. ¿Cumple el software los requisitos deseados? ¿Existen opciones de personalización? ¿Y las interfaces, sobre todo las heredadas? ¿Dónde se almacenan los datos, cómo están protegidos y quién tiene acceso? Estas cuestiones se solapan con otras relativas a la conformidad y el servicio: ¿A qué actor se le permite cuánto? ¿Qué hace el proveedor de servicios en términos de mantenimiento y desarrollo? ¿Qué ocurre con los datos tras su cese? ¿Cuánto tiempo se conservan? Aquí estamos en el contrato. No se trata sólo de los costes, sino también de la duración, los plazos de rescisión y las ampliaciones y reducciones de categoría.

En detalle, las empresas -especialmente las pequeñas y medianas- no pueden responder plenamente a estas preguntas. En el caso de aplicaciones informáticas complejas, conviene recurrir a un asesoramiento independiente.

Como ocurre con todas las cosas complicadas de la vida, a la hora de responder a la pregunta de si SaaS es adecuado para los procesos de automatización, no hay un "sí" o un "no" claros, sino más bien: depende.