Transformación S/4 con big bang go-live

Procesos empresariales simplificados y estandarizados, más automatización y un aumento significativo de la eficiencia con una calidad de procesos elevada y constante: fueron muchas las razones por las que la empresa tecnológica suiza SFS Group (facturación anual de 3.040 millones de francos suizos, 13.700 empleados) decidió cambiar a SAP S/4 Hana y fusionar los dos sistemas ERP que utilizaba. Con la ayuda de los consultores de gestión cbs, la transformación digital se planificó en dos fases del proyecto. En el primer subproyecto, los departamentos financieros de 27 países se migraron al mismo tiempo que los procesos empresariales de la empresa comercial suiza. El segundo paso consistió en la conversión de los procesos empresariales en las demás divisiones de SFS que operan a escala internacional. Con cerca de un millón de materiales, 2,7 millones de listas de piezas y 23.000 órdenes de fabricación, el proyecto se caracterizó por su amplio alcance. SFS se benefició del enfoque de transformación selectiva de cbs en ambas fases del proyecto. 

Primero con los departamentos financieros

Tras un big bang financiero y logístico, SFS confía ahora en un sistema armonizado que ofrece numerosos valores añadidos. SFS lleva 20 años utilizando SAP. Ahora los responsables querían aprovechar la próxima implantación de S/4 Hana para la armonización. 

„Antes teníamos dos paisajes ERP que habían crecido históricamente. Tenían dimensiones diferentes y, por tanto, se utilizaban para áreas distintas. Sin embargo, al final nos dimos cuenta de que ya no necesitábamos estas versiones diferentes y, por tanto, nos decidimos por un proyecto de transición conjunto“, recuerda Roland Tüscher, director del proyecto de transición a S/4 en el Grupo SFS. Reto Buchli, Director de Tecnología de la Información Corporativa, añade: „Nuestros objetivos eran estructuras más sencillas, procesos optimizados y la fusión a un sistema común preparado para el futuro.“ La primera fase del proyecto consistió en migrar los departamentos financieros de 27 países y los procesos empresariales de la división Distribution & Logistics Switzerland, donde primero se activó con éxito la plataforma SAP.

Menos riesgo 

Para la segunda fase, en la que se reconvirtieron todas las organizaciones de compras y ventas, así como las plantas de producción, el plan preveía inicialmente un proyecto piloto en las empresas de producción de Suiza. 

Sin embargo, se abandonó rápidamente tras un análisis de riesgos y un intenso diálogo con cbs. „Basándonos en nuestra experiencia de la primera fase del proyecto, nos dimos cuenta de que el proyecto piloto no minimizaría el riesgo“, explica Tüscher. 

Una razón importante era que un cambio que tuviera lugar exclusivamente en Suiza habría dificultado mucho los negocios entre las distintas empresas nacionales. Esto habría exigido escenarios de transición extremadamente complejos para garantizar un intercambio fluido entre los dos sistemas diferentes. Por ello, SFS se decidió por un big bang, también con vistas a acortar la duración del proyecto en un año. „Desde la perspectiva actual, fue la decisión correcta. Porque nuestro enfoque estaba mucho más claro desde el principio“, subraya Tüscher.

Cambio selectivo 

Un aspecto decisivo a la hora de elegir al socio adecuado fue el enfoque de transformación selectiva de Heidelberg y sus décadas de experiencia en proyectos. „cbs ha demostrado en una serie de destacados proyectos de innovación en el sector que el enfoque selectivo marca la diferencia“, afirma Tüscher. A diferencia de un planteamiento más complejo, los datos maestros y la arquitectura sólo se modificaron de forma selectiva. Esto permitió racionalizar el proyecto y, por tanto, gestionarlo y organizarlo mejor. El enfoque de migración selectiva facilitó mucho el cambio organizativo.

Pero también hubo retos. En primer lugar, el cambio simultáneo en 20 países y en empresas con distintos segmentos de productos. Una tarea nada fácil, sobre todo teniendo en cuenta la variedad de idiomas y las distintas zonas horarias. Para garantizar un proceso sin contratiempos, el Grupo SFS realizó previamente extensas pruebas con los responsables de los procesos. 

SFS abordó esta tarea con una invitación a todos los usuarios clave internacionales. „Para el taller de ajuste a la plantilla, las pruebas de integración cuarta y quinta y la prueba de aceptación del usuario, trajimos a todos los usuarios clave a la sede de nuestra empresa en Heerbrugg. Fueron días muy intensos y ajetreados. Fue la forma más fácil de identificar las peculiaridades de cada unidad de negocio en sus respectivos procesos“, afirma Tüscher. 

Un efecto secundario positivo fue conocer en persona a los principales usuarios y al equipo del proyecto, lo que propició un animado intercambio y debates que ayudaron al equipo a realizar importantes progresos. „Para mí, el gran valor añadido del contacto personal entre los representantes de los países fue una importante experiencia de aprendizaje. La participación física in situ y sentir el entusiasmo fueron decisivos para el éxito final del proyecto“, revela Buchli. De cara al futuro, esto también se tradujo en una base de conocimientos compartida que constituye una base óptima para los próximos pasos.

La relación de confianza existente con cbs fue un aspecto importante a lo largo de todo el proyecto. La misma mentalidad, que incluye altos niveles de calidad pero también se centra en la comunicación abierta y la interacción positiva entre los empleados, condujo a un resultado excelente. „Para nosotros era importante sentir que trabajábamos juntos como socios. Desde el principio, tuvimos la impresión de que nos llevábamos bien con cbs porque tenemos la misma mentalidad. Esto es importante para reaccionar adecuadamente en situaciones difíciles“, dice Tüscher. „Todas las conversaciones se desarrollaron en pie de igualdad, independientemente de la persona de contacto“.“

La armonización se une a la innovación

Con el exitoso big bang, SFS logró su principal objetivo de armonizar los procesos. cbs estuvo a su lado como socio capaz de asesorar sobre ajustes de procesos e innovaciones en igual medida. „Ya hemos tenido alguna experiencia con la nueva plataforma. Nuestros empleados tienen nuevas oportunidades de trabajar con una alta y rápida disponibilidad de datos y modernas interfaces de usuario. Se trata de un importante valor añadido que hace que SFS sea más rápida y eficiente“, explica Buchli. 

También se produjeron otros avances que tendrán un impacto cada vez mayor en el futuro: Los procesos de facturación electrónica se gestionarán a través de la nube, al igual que la conexión con los transportistas, lo que supondrá importantes economías de escala. En el ámbito de la impresión, se introdujo un sistema de gestión de la producción para toda la empresa, que hará que la implantación de nuevos modelos de impresoras sea más fiable y rápida en el futuro. Las autorizaciones SAP de los empleados también se gestionan ahora mediante un modelo que abarca a todo el Grupo. Sin embargo, los cambios de mayor calado se refieren a la gestión del ciclo de vida de los productos. „Veo la mayor innovación en el área de PLM. Aquí desarrollamos y diseñamos nuevos procesos como parte del proyecto. Fue una parte importante del proyecto“, explica Buchli. 

Bases para futuras innovaciones

Tüscher está muy satisfecho con el proyecto: „Si se puede adaptar la organización hiperasistencial en la primera semana, no hubo incidentes críticos. Y al final, eso es un resultado muy positivo“. Buchli subraya: „Nuestro objetivo es establecer procesos empresariales integrales, ágiles y preparados para el futuro con el fin de seguir siendo competitivos. Junto con cbs, hemos sido capaces de construir un núcleo ERP preparado para el futuro que respalda nuestro negocio globalmente y crea las condiciones para utilizar futuros desarrollos e innovaciones.“ Como era de esperar, ya está prevista la introducción de innovaciones en el ámbito de la producción y la planificación detallada con la próxima versión del software.

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