Migración de licencias S/4: ¿un caso para SAM?

En los proyectos de clientes, comprobamos repetidamente que las empresas no tienen una estrategia clara o son poco conscientes de la complejidad del licenciamiento SAP y de los costes asociados. Esto también se refleja en una encuesta de DSAG/ASUG: casi el 50% de las empresas califican la migración a S/4 como más compleja de lo esperado.

Antes de iniciar la migración de las licencias SAP, hay que tomar decisiones importantes que influirán en el resto del proceso: ¿Debe convertirse simplemente el antiguo sistema SAP ECC con sus contratos, datos y configuraciones? ¿Tendría más sentido crear un nuevo sistema ERP que quizás esté mejor equipado para el futuro? ¿Deberíamos subirnos al carro de Rise-with-SAP y confiar en S/4 Hana Cloud?

Analizar el estado actual de los contratos y usuarios existentes es esencial para comprender las necesidades en el universo S/4. Seleccionar los tipos de usuario SAP adecuados puede ser todo un reto. Por un lado, la transición a un modelo de acceso basado en el usuario con sólo cuatro tipos de usuario ofrece una gran oportunidad para aprovechar los ahorros potenciales. Después de todo, no todos los usuarios de SAP necesitan una licencia de usuario para S/4 Hana. Por otro lado, Hana y S/4 imponen grandes obstáculos técnicos a la calidad de los datos maestros. Para que la transformación de SAP tenga éxito, es importante que los datos utilizados cumplan los elevados requisitos de SAP. ¿Qué puede hacer SAM por los usuarios de SAP?

SAM permite a los usuarios de SAP utilizar sus licencias SAP de forma más eficiente y ahorrar costes. Las licencias no utilizadas o infrautilizadas pueden identificarse y estos recursos pueden reasignarse a otros usuarios o sistemas (reutilización). Se pueden identificar y evitar los solapamientos de licencias o los pagos dobles.

SAP realiza auditorías periódicas de las licencias para garantizar que las empresas cumplen las condiciones de licencia acordadas. SAM ayuda a las empresas a prepararse para dichas auditorías y a garantizar su cumplimiento. La herramienta ofrece una visión precisa del uso de las licencias y proporciona datos para los informes de auditoría.

Una herramienta de gestión de licencias proporciona una mejor gobernanza y transparencia para la concesión de licencias SAP. Permite la gestión centralizada de licencias y garantiza que todos los usuarios tengan las autorizaciones correctas. SAM también puede apoyar la creación de informes de licencias y la comunicación con SAP sobre cuestiones de licencias.

Automatizar y optimizar

Las herramientas SAM automatizan varios aspectos de la gestión de licencias y reducen el esfuerzo manual. Optimizan procesos como el aprovisionamiento de software, el seguimiento de licencias, la conciliación de derechos y la elaboración de informes. Esto ahorra tiempo, mejora la precisión y permite a los equipos de TI centrarse en iniciativas más estratégicas.

Aunque el nuevo modelo de licencias de SAP S/4 ofrece una serie de ventajas, sigue siendo necesario gestionar y optimizar las licencias en el contexto de la gestión de activos de software. Se requiere experiencia y un enfoque estratégico tanto en el aspecto técnico como en el económico. Esto se debe a que S/4 hace que los clientes de SAP sean más transparentes. SAP ya no depende de la autodivulgación del cliente a la hora de evaluar los tipos de usuarios autorizados y las cuestiones de conformidad. En su lugar, SAP determina el uso de SAP -a menudo sin transparencia para las empresas usuarias- y confronta a los clientes con los resultados. Se necesita una gestión proactiva de las licencias para garantizar el cumplimiento de la normativa y, al menos, poder tratar con SAP en igualdad de condiciones. Una buena gestión de activos de software abarca todas las tareas complejas y laboriosas que los usuarios de SAP no pueden o no quieren realizar por sí mismos por falta de recursos, tiempo y conocimientos. Es la clave para sacar el máximo partido del proyecto desde el punto de vista económico.