Transformación S/4: los datos son el mayor riesgo

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Lo que se ha suprimido durante mucho tiempo se está abriendo paso poco a poco en la conciencia de los responsables de SAP: la cuestión de cómo las existencias, a veces masivas, de datos heredados de SAP, pero también de sistemas ajenos a SAP y de archivos ADK, pueden migrarse y transformarse a SAP S/4 Hana de forma rápida y legalmente segura.

Datos heredados: Riesgos en lugar de bonanza

La transformación a SAP S/4 Hana consiste en preservar los datos heredados existentes junto con su contexto y ponerlos a disposición del análisis y la comprensión. Sin embargo, esto se ve obstaculizado por las dependencias entre los datos, sus estructuras y los sistemas y aplicaciones en los que se originaron, que son prácticamente impenetrables como las paredes de un silo.

Además, está la cuestión de la calidad de los datos. Muchos grupos de datos diferentes con estructuras distintas, innumerables registros de datos maestros redundantes e incorrectos para un mismo cliente o proveedor reducen la calidad de los datos y, por tanto, hacen que los cimientos de los modelos y procesos empresariales digitales sean más que frágiles.

Y luego está el legislador. Diversas obligaciones y periodos de conservación impiden a las empresas modificar los datos y sus estructuras. Pero éste es precisamente el caso cuando los datos heredados se transfieren a SAP S/4 Hana. Además, el Reglamento general europeo de protección de datos (EU-DSGVO) en particular obliga a las empresas a poder eliminar la información a nivel del registro de datos individual. Sin embargo, la adaptación de esta capacidad en los sistemas heredados ya no es técnicamente posible o sólo puede realizarse con un gran coste. Así que, además de las cuestiones del valor y la calidad de los datos, también está la de la seguridad jurídica.

Todo esto lleva a que, con demasiada frecuencia, los clientes de sistemas heredados de SAP migren demasiados datos, y de calidad insuficiente, a SAP S/4 Hana, y pierdan el contexto empresarial en el proceso. Esta es otra de las razones por las que siguen explotando sus sistemas y archivos heredados con grandes gastos hasta que expiran los periodos de retención de la información heredada almacenada en ellos, a veces décadas después.

No es de extrañar, por tanto, que tantos clientes actuales de SAP sigan dudando con la transformación a SAP S/4 Hana. Y no es de extrañar que la mayoría de los proyectos de transformación tarden mucho más de lo necesario: en el caso de las empresas grandes y muy grandes, cinco años o más en lugar de unos pocos meses.

Las siete reglas de oro de la transformación S/4

Durante mucho tiempo, los clientes y expertos de SAP debatieron si era más inteligente convertir todos los datos y objetos empresariales heredados al nuevo mundo durante la transformación de S/4 (enfoque clásico brownfield) o prescindir por completo de ellos y empezar de nuevo sin trabas en el greenfield. Pronto cristalizó como un compromiso aplicable en la práctica el enfoque de la transferencia y transformación selectiva de datos, en el que las empresas sólo transforman datos operativos seleccionados además de los datos maestros y que se ofrece en el mercado en varios tonos de color.

Pero incluso este compromiso conlleva grandes riesgos cuando tiene lugar a nivel de la mesa. Porque a este nivel es como una arriesgada operación a corazón abierto. Por no mencionar el hecho de que la transferencia de datos no puede realizarse a través de las herramientas proporcionadas por SAP, como el Cockpit de migración.

Entonces, ¿qué pueden hacer los clientes actuales de SAP? Deben seguir las siete reglas de oro de la transformación de S/4. Entonces podrán contener e incluso eliminar los riesgos mencionados.

1. separar en lugar de migrar

La mayoría de los proyectos de transformación tardan más de lo necesario, no sólo por los obstáculos técnicos, sino por los conflictos entre los departamentos de TI y de negocio. Tras la transformación, los departamentos empresariales siguen queriendo acceder a todos los datos heredados junto con su contexto empresarial. Para evitar que esta exigencia se convierta en un proyecto excesivo y prolongado, TI insiste en transformar sólo unos pocos datos antiguos. Para evitar este problema en primer lugar, los clientes de SAP deberían aplicar la primera regla de oro: separar en lugar de migrar. Esto significa extraer todo el stock de datos heredados, incluidos los datos de los archivos ADK y su contexto empresarial, de los sistemas heredados y almacenarlos sin cambios en una plataforma moderna separada.

Esto tiene la ventaja decisiva de que todos los datos están disponibles independientemente de los sistemas heredados y, por tanto, pueden ponerse a disposición de los departamentos especializados en cualquier momento. Al mismo tiempo, TI puede responder de forma autónoma a la pregunta de qué parte de los datos heredados debe transferirse y transformarse posteriormente a SAP S/4 Hana. De este modo, la transformación de S/4 se convierte en un proyecto técnico que, al mismo tiempo, tiene en cuenta los deseos de los departamentos empresariales.

2. acceder a los datos en lugar de transformarlos

Al separar el nivel de aplicación del nivel de datos heredados, las empresas pueden determinar, basándose exclusivamente en consideraciones empresariales, qué datos maestros siguen necesitando en absoluto en S/4 y si realmente desean transformar los datos heredados operativos que tengan más de tres meses, por ejemplo. Esto minimiza enormemente el esfuerzo de migración y transformación, normalmente en un 50% y más. Por ejemplo, el Grupo Bühler, de actividad internacional y fabricante líder de máquinas y sistemas para la industria alimentaria y la construcción de vehículos, pudo reducir su stock de datos en dos tercios, de 6 TB a menos de 2 TB, con la ayuda de una plataforma independiente, al cambiar a la base de datos Hana y S/4.

Además, este enfoque mantiene la base de datos de Hana permanentemente magra. Esto se debe a que el proceso de externalización general de los datos de transacciones obsoletas a la plataforma independiente puede repetirse indefinidamente. Es una estimación realista que esto reducirá el coste total de propiedad del nuevo entorno S/4 Hana en un 25 por ciento. Además, al ser independiente de los sistemas SAP, los datos heredados de sistemas que no son SAP también pueden conservarse en una plataforma separada. Esto no sólo permite la consolidación de sistemas heterogéneos en un paisaje de sistemas armonizado, sino que también despeja el camino para otros escenarios empresariales ágiles. Estos incluyen, en particular, la absorción e integración de bases de datos y entornos de sistemas heredados en el curso de fusiones y adquisiciones. Pero este enfoque y la plataforma independiente necesaria para ello también juegan sus bazas en beneficio de las empresas en el caso inverso de la venta de una división de negocio o una filial, los llamados carve-outs.

Pero quizá la ventaja más importante sea que una plataforma independiente de este tipo ofrece la posibilidad de transformar y migrar los datos maestros y de transacciones seleccionados junto con su contexto empresarial sin pérdidas ni riesgos a través de la capa de aplicación. Esto permite a los clientes actuales de SAP utilizar las herramientas que SAP pone a su disposición para este fin, es decir, el SAP Migration Cockpit.

La plataforma también admite un enfoque -adaptado- brownfield. En un primer paso, las empresas transfieren todas las configuraciones y desarrollos individuales de su sistema SAP anterior al nuevo S/4 sin convertir ni importar los datos maestros y de transacciones. Lo más destacado de esto es que les permite realizar todos los ajustes de las configuraciones y desarrollos individuales en el nuevo sistema independientemente de los datos y de forma flexible según sus deseos y necesidades. Sólo en un segundo paso rellenan este armazón "vacío" pero adaptado individualmente, pero sólo con los datos maestros y de transacciones que han seleccionado previamente en la plataforma.

3. tomar precauciones en lugar de mejorar la calidad de los datos

Resolver el problema de las dependencias mencionado en los riesgos durante la transformación sólo tiene una mínima posibilidad de éxito. Si, por el contrario, los clientes existentes de SAP transfieren todos sus datos heredados junto con su contexto empresarial a una plataforma independiente antes de la transformación, el problema de las dependencias ya no se plantea. Al mismo tiempo, el departamento de TI tiene la oportunidad de limpiar los datos heredados que desea transferir a S/4 Hana, desvinculándolos de los sistemas de origen en la plataforma separada, antes de la transformación y de eliminar duplicados y errores en el proceso. Además, puede enriquecer estos conjuntos de datos con datos de fuentes de terceros. Esto es especialmente importante en escenarios analíticos y, por cierto, se aplica no sólo a los datos de movimiento, sino también a todos los datos maestros, incluidos los maestros de clientes, proveedores y artículos y materiales, tan importantes para la transformación digital.

4. apagar y guardar

Una vez que los datos heredados de los sistemas SAP y ajenos a SAP, incluido el contexto empresarial, se han transferido a la plataforma independiente, los sistemas heredados, ya sean de SAP o de terceros fabricantes, y los archivos ADK no sólo pueden desmantelarse, sino retirarse completamente del servicio y eliminarse, un enfoque que merece la pena incluso en el escenario greenfield de una transformación S/4: En comparación con un funcionamiento continuado, esto suele ahorrar a los clientes de SAP un 80% o más en costes operativos.

Este es exactamente el caso del mencionado Grupo Bühler. A partir de 2003, la empresa ha transferido todos los sistemas ERP específicos de cada país, la mayoría de ellos de SAP, a un único sistema central SAP-.
clientes consolidada y completamente desmantelada con la ayuda de un enfoque de plataforma separada. Desde entonces, el grupo Bühler ha reducido los costes de explotación de SAP en un 80%.

5. proporcionar seguridad (jurídica)

Para garantizar que el desmantelamiento del sistema no se interpone en el camino de las obligaciones y plazos de conservación legalmente prescritos, dicha plataforma debe transferir y conservar la información heredada sin cambios. Al mismo tiempo, el almacenamiento a prueba de auditorías de la información debe ser certificado por auditores. Pero, además, la plataforma debe ser capaz de cumplir las obligaciones de supresión del GDPR de la UE hasta el nivel de los registros de datos individuales sin lagunas. Esto garantiza la seguridad jurídica incluso sin el funcionamiento continuado de los sistemas heredados.

Por cierto, la transferencia de datos a una plataforma independiente y moderna contribuye a una mayor seguridad informática y, por tanto, de los datos, ya que, a diferencia de algunos sistemas heredados, una plataforma moderna también puede parchearse en el futuro.

6. automatice lo que pueda automatizarse

En vista de las enormes cantidades de datos con las que tienen que lidiar, sobre todo, los clientes actuales de SAP en el segmento empresarial, es crucial contar con el mayor grado de automatización posible. Esto se aplica en particular al primer paso, la extracción de datos y su contexto empresarial. Debe ser posible extraer incluso cantidades de 10, 100 y más terabytes de información en unas pocas horas y días en lugar de meses o incluso años de sistemas heredados y archivos ADK de forma totalmente automática con sólo pulsar un botón, transferirlos a la plataforma y almacenarlos allí de forma legalmente segura hasta que se eliminen.

Pero la automatización también desempeña un papel importante cuando se trata de mostrar información heredada en el mundo SAP S/4 Hana a través de SAP GUI o SAP Fiori. Para ello se requiere el procedimiento de "mapeo de estructura técnica". En este proceso, los datos heredados se transforman "sobre la marcha" sin cambiar la estructura original de los datos históricos en la propia plataforma. Por ejemplo, los datos de los business objects de SAP ECC "cliente" o "proveedor" pueden visualizarse en S/4 Hana en la estructura del business object "socio" como si se hubieran creado en esta estructura.

Este nivel de automatización desde la extracción de datos hasta su visualización en el nuevo entorno es la esencia del enfoque de plataforma independiente para la transformación selectiva de datos a través de la capa de aplicación, que puede denominarse acertadamente Transformación con un solo clic.

7. utilizar la transformación en un clic como servicio

Todos los escenarios de transformación implican tareas similares y recurrentes. Entre ellas se incluyen, por ejemplo, hacer un balance del panorama de sistemas y aplicaciones existente, incluidos los estados de las versiones, o analizar el potencial de reducción del stock de datos heredados (el llamado Análisis de Reducción Potencial de Datos o DPRA) y qué datos exactamente (¡pero no más!) deben transferirse en un carve-out, y definir las reglas de filtrado y transformación.

Para poder recorrer estos escenarios y los beneficios, sinergias y trabajos preparatorios asociados completamente sin riesgos, las empresas necesitan una solución de servicio que lo permita independientemente de la plataforma utilizada para la extracción, el análisis, la optimización, la transformación y el almacenamiento de los datos. El servicio trabaja con metadatos como detalles de sistemas, aplicaciones y bases de datos que son relevantes para la transformación S/4 o la unidad de negocio en venta.

Los conocimientos que proporciona esta solución SaaS para proyectos de transformación ofrecen a los clientes actuales de SAP una base realista y fiable para tomar decisiones sobre sus proyectos de transformación.

Póliza de seguros contra los riesgos de transformación

Tanto la plataforma como el servicio de transformación ya existen. JiVS IMP, la plataforma de gestión de la información independiente del sistema del proveedor suizo Data Migration International, ya ha demostrado su utilidad en más de 2000 proyectos en todo el mundo. La plataforma garantiza una separación limpia entre las capas de datos y de aplicación y, por tanto, acelera radicalmente la extracción, transformación y migración de datos heredados a través de la capa de aplicación y las herramientas estándar de SAP.

La plataforma lo hace posible al admitir más de 3.000 objetos empresariales de sistemas SAP y no SAP de diferentes versiones, así como un procedimiento pendiente de patente para la extracción turbo de datos heredados.

Con la ayuda de JiVS IMP, por ejemplo, Hawle Armaturen AG, una empresa suiza líder en producción y comercio en los sectores del agua, el gas y las aguas residuales, pudo completar con éxito su proyecto de transformación y migración de datos como parte del cambio a SAP S/4 Hana en sólo tres meses.

Desde el año pasado, Data Migration International ofrece el One-Click Transformation Cockpit, que se proporciona como solución SaaS, como complemento a su plataforma, convirtiendo así la preparación de proyectos de transformación en un servicio. Por cierto, la propia plataforma también está disponible como servicio en la nube.

JiVS IMP y el Cockpit de transformación One-Click son la póliza de seguro contra los riesgos de los datos. Como elemento central de un tejido de datos para toda la empresa, apoyan proyectos de transformación de todo tipo y allanan el camino hacia una empresa impulsada por los datos.