Transformación de S/4 Hana desde la perspectiva de las licencias

El año 2030 marcará la hora final para el ERP de SAP, que envejece pero sigue siendo el más utilizado. Hasta entonces, se podrá seguir utilizando el soporte correspondiente a cambio de cuotas adicionales. No está claro si el tiempo adicional será suficiente para ayudar a las empresas a migrar al mundo S/4 Hana. En cualquier caso, SAP se esfuerza por presentar una cartera de productos más sencilla de cara al futuro, pero el cambio de vía no será en absoluto sencillo.

Por lo tanto, los titulares de licencias deben prepararse con tiempo para el próximo cambio, ya que hay que tener en cuenta una serie de modificaciones. La primera simplificación espera a las empresas a la hora de seleccionar la base de datos. La innovadora tecnología en memoria viene con la base de datos Hana; ya no se necesitan proveedores externos.

No NUL en SAP S/4 Hana

En lugar de los 131 tipos de licencias de usuario con nombre (NUL) que han crecido históricamente, S/4 ofrece cuatro licencias de acceso directo de usuario para el denominado uso del núcleo digital. Se trata de un usuario desarrollador y tres usuarios de gestión empresarial, que a su vez disponen de más autorizaciones funcionales en orden jerárquico.

Esto puede simplificar la gestión de las licencias comerciales, pero en los contratos pueden seguir incluyéndose acuerdos adicionales. Los cuatro nuevos tipos de licencia ya no pueden atribuirse a personas físicas, sino que están técnicamente vinculados a las cuentas de usuario del sistema.

Las soluciones de línea de negocio (LoB) también se han reducido. Aquí hay una cartera de motores más pequeña, con menos modificaciones específicas para el cliente y el sector que en el concepto tradicional. La concesión de licencias se basa en métricas de valor. Esto significa que, por lo general, sólo se requiere la licencia LoB correspondiente para su uso. Por tanto, en teoría, estas aplicaciones también pueden utilizarse con cuentas sin licencias de acceso de usuario. En la práctica, sin embargo, debe demostrarse que las cuentas de usuario sólo utilizan las funcionalidades LoB y no acceden al núcleo digital.

¿Qué se puede hacer con las licencias existentes?

Una cartera ordenada es un cambio bienvenido, pero ¿cómo se transfiere una estructura de licencias cimentada durante años al mundo de S/4 Hana? SAP lo hace sencillo y ofrece la acreditación de licencias ya en posesión. Sin embargo, la asignación precisa de las NUL existentes a los nuevos usuarios de S/4 plantea retos a muchos clientes.

NULs supuestamente idénticos pueden ser asignados a diferentes usuarios de S/4 Hana (dependiendo del comportamiento de uso). Por lo tanto, la conversión debe evaluarse para cada cuenta de usuario. De hecho, es posible que algunos NULs incluso se vuelvan inútiles porque la contraparte del producto correspondiente ya no existe en S/4 o el uso de la funcionalidad no requiere una licencia de usuario adicional.

Además de las normativas especiales de SAP, existen dos modelos de transformación que ofrecen enfoques metódicos para hacer frente a esta situación. Tanto el enfoque greenfield (nueva implementación) como el brownfield (actualización de software y transformación de datos) ofrecen una serie de ventajas y desventajas para una amplia variedad de escenarios empresariales, que deben evaluarse caso por caso. SAP también ofrece una serie de herramientas (como S/4 Hana Migration Cockpit) que se utilizan mejor con la ayuda de los expertos adecuados para planificar la implantación.

¿Cómo podría ser una asignación de licencias para cuentas de usuario en S/4 Hana y qué soluciones de línea de negocio deberían seleccionarse estratégicamente? ¿Cómo podrían ser las conversiones de licencia adecuadas y una conversión de contrato? Todavía hay muchas incógnitas, sobre todo porque algunas opciones dependen también de las decisiones de los usuarios. Sólo aquellos que hayan optimizado sus licencias y mantengan una visión de conjunto no pagarán más de lo necesario y no se arriesgarán a pagos adicionales. Cabe señalar que el trabajo de todos los gestores de licencias sigue siendo tan apasionante como siempre.