Pequeños ciclos en lugar de proyectos en cascada

La aplicación de técnicas lean a los procesos de gestión de datos conduce a un nuevo enfoque permanente a la hora de afrontar los retos de la gestión de datos maestros.

Un elemento importante en este sentido es el "Proceso de Mejora Continua (PMC)": el objetivo es reforzar la competitividad de las empresas con mejoras constantes en pequeños pasos. No se trata de una acción puntual, sino que conduce a una nueva forma de pensar como parte integrante de la cultura empresarial.

El objetivo es centrarse en la creación de valor, la reducción de residuos y los ciclos cortos de mejora. Estas técnicas lean son conocidas del ámbito de la producción, pero pueden aplicarse a todo tipo de tareas.

Planificar-Hacer-Verificar-Actuar

El llamado ciclo Deming, también conocido como ciclo PDCA (Planificar-Hacer-Verificar-Actuar), es un elemento clave para lograr la mejora continua. Permite a la empresa conseguir tiempos de implantación cortos y centrarse en crear valor rápidamente.

El reto consiste en priorizar y definir el alcance de las mejoras previstas en cada caso. El análisis y la planificación son las tareas más importantes.

Las técnicas Lean, por ejemplo, utilizan un taller kaizen para identificar todas las mejoras posibles y luego clasificarlas según el valor añadido y el esfuerzo:

El valor de una mejora es la suma del valor directo e indirecto y puede expresarse en términos monetarios.

Valor directo: Costes cuantificables que surgen si no se aplica la mejora (por ejemplo, gastos de personal para el mantenimiento manual de datos, espacio de almacenamiento adicional para guardar duplicados en el stock de material).

Valor indirecto: efectos secundarios de la mejora (por ejemplo, aumento del rendimiento al reducir el tiempo de comercialización de un producto en un 60%, una mayor transparencia del almacén reduce los niveles de existencias y, al mismo tiempo, evita las vacantes y, por tanto, los retrasos en las entregas).

Este valor es más complejo de medir y, por tanto, históricamente no siempre se ha tenido en cuenta. La demarcación entre valor directo e indirecto es una línea muy fina.

Dependiendo de la consideración, los valores indirectos también se valoran directamente como beneficios. Si los objetivos estratégicos de la empresa exigen mejoras, esto también representa un valor indirecto.

El esfuerzo de una mejora es el tiempo de aplicación, así como los costes de la misma. La priorización de una mejora prevista puede hacerse ahora gráficamente.

Los cuadrantes permiten evaluar la mejora según el principio del Zorro, el símbolo de la Z, que indica la dirección:

Empieza por el primer cuadrante (alto valor, bajo esfuerzo). Sólo si no queda ninguna tarea ahí, se dedica al segundo cuadrante (es decir, alto valor, alto esfuerzo). A menudo surgen nuevas tareas en el primer cuadrante a lo largo del tiempo, de modo que sólo en contadas ocasiones uno se dedica a las tareas de bajo valor añadido, lo que parece tener sentido en vista de la mejor relación coste-beneficio.

¿Retrasos?

¿Significa esto que las iniciativas con grandes beneficios pero también costes elevados siempre se retrasan cuando surgen iniciativas más sencillas? La verdad es que no.

Es probable que algunas iniciativas del área "alto valor/alto esfuerzo" estén impulsadas por los objetivos estratégicos de la empresa. El enfoque adecuado consiste en dividir las iniciativas en subtareas más pequeñas, que individualmente bien pueden encontrar un lugar en el primer cuadrante.

En esta fase surgen las tareas con una mejor relación coste-beneficio. En caso necesario, algunas tareas quedan obsoletas. Es concebible una nueva división de las tareas restantes.

Este planteamiento muestra otra ventaja de los ciclos de aplicación cortos y los pasos pequeños: Después de cada ciclo corto, se reevalúan el estado actual y el objetivo.

En los clásicos y largos "proyectos en cascada", a menudo resulta que el objetivo alcanzado ha cambiado entretanto. Con pequeños pasos sucesivos, en cambio, la atención se centra en añadir valor y evitar otro tipo de despilfarro: el trabajo que no es necesario.

La pregunta ahora es "¿Cómo se puede conseguir esto en la práctica?". Un elemento indispensable son las herramientas de software adecuadas. La plataforma Winshuttle permite a las empresas introducir técnicas lean en el entorno de los procesos de gestión de datos.

La combinación de distintas herramientas permite desarrollar soluciones para requisitos típicos como: Captura y mantenimiento masivo de datos mediante una conexión directa de MS Office con SAP; flujos de trabajo (para formularios HTML/Excel) que garantizan una cooperación optimizada de los distintos participantes en el proceso (usuarios SAP/no SAP) para la captura, validación e integración de datos directamente en SAP; informes preparados para analizar los flujos de procesos y sus cuellos de botella para una optimización continua.

Todo esto se puede mapear sin necesidad de programación, lo que reduce la complejidad de la solución. Permite una rápida adaptación a las condiciones cambiantes.

Además, la plataforma garantiza los requisitos de seguridad y gobernanza de los departamentos de TI. En resumen, Winshuttle Lean Data Management es la solución rápida y flexible para Acérquese a para optimizar y automatizar los procesos de datos de ERP.

Ventajas y beneficios de la mejora continua:

• Menos despilfarro: los recursos, los procesos y también las competencias de los empleados se utilizan de forma más eficiente.
• Éxito inmediato: los empleados implicados reconocen inmediatamente los efectos positivos del planteamiento y su propia influencia.
• Más compromiso: mayor motivación de los empleados gracias a la estrecha implicación de los equipos.
• Baja rotación de personal: los equipos y empleados satisfechos aportan
  Estabilidad.
• Mayor competitividad: la mejora continua de la eficiencia reduce de forma sostenible los costes y aumenta la calidad.
• Mayor satisfacción del cliente: tanto los clientes internos como los externos se benefician de la mejora de los procesos, la reducción de costes y el aumento de la calidad.
• Resolución de problemas más rápida: la empresa puede responder con prontitud a los retos o problemas.
• Mejora de la colaboración en equipo: la actuación dinámica en ciclos cortos minimiza los tiempos de espera entre departamentos.