Procesamiento de facturas para el mundo SAP del futuro

A mediados de 2023, fue uno de los primeros fabricantes de software del mundo con una solución de este tipo en su cartera: xSuite con su flujo de trabajo para el procesamiento digital de facturas entrantes en la SAP Business Technology Platform. BTP, que SAP considera la base futura de los procesos empresariales de SAP, se convertirá así en el habilitador de los procesos estandarizados de cuentas por pagar. 

Ninguna empresa usuaria de SAP puede huir ya de la migración a S/4HANA. El diseño individual del entorno ERP está resultando ser todo un obstáculo. En el pasado, SAP ofrecía a los clientes un conjunto de herramientas muy utilizado a través de las salidas de usuario para adaptar las soluciones a sus propias necesidades. Hoy en día no hay dos sistemas SAP iguales; existe la típica mezcla de algo estándar, algo de programación individual y algunos complementos. Las estructuras históricamente desarrolladas con programación a medida se encuentran sobre todo en procesos empresariales interdepartamentales, como los procesos P2P (desde la solicitud de pedidos hasta el almacenamiento de facturas a prueba de auditorías). 

Tales escenarios no pueden transferirse de pasada al nuevo entorno S/4HANA, que también está fuertemente asociado a un cambio de procesos seleccionados a la nube. Serían necesarios elaborados proyectos de actualización, que es precisamente por lo que rara vez se llevan a cabo. Por eso es necesaria la estandarización. El mayor número posible de aplicaciones debería transferirse a un estándar preparado para el futuro. xSuite Group habla de "Forward to Standard", y no de "Back to Standard". En otras palabras: sólo la estandarización de los procesos y las soluciones de software utilizadas puede garantizar la innovación y la eficiencia progresivas. Al mismo tiempo, estandarización significa "clean core", es decir, un sistema SAP que se adapta lo menos posible (o no se adapta en absoluto) en su núcleo. 

Clean Core se opone al individualismo

Por otro lado, están los requisitos de los departamentos especializados. Están acostumbrados a sus procesos (a veces muy) individualizados y automatizados. No todo puede restablecerse a los valores de fábrica. Esto también contradiría el verdadero propósito de la TI (y de un sistema ERP en particular), que es apoyar y simplificar los procesos empresariales y el trabajo diario.

En este contexto debe entenderse la última innovación de producto de xSuite. Cuando complementos como un flujo de trabajo de facturas se ejecutan en SAP Business Technology Platform, el 100 por cien se encuentra en el Clean Core e incluso S/4HANA Cloud Public Edition puede conectarse fácilmente. xSuite es uno de los primeros proveedores del mundo en ofrecer una solución de software de gestión de facturas que funciona en SAP BTP. Muchas empresas ya utilizan flujos de trabajo digitales e integrados en SAP para procesar facturas. Si ahora el sistema ERP se traslada a la nube pública, no querrán prescindir de él. Sin embargo, es precisamente este cambio el que está impulsando actualmente a los CIO. Consideran que externalizar procesos a soluciones SaaS y a la nube pública es una forma ideal de contrarrestar la escasez de trabajadores cualificados y alcanzar la velocidad de innovación necesaria. La nueva solución xSuite juega a su favor.

Los CIO pueden aplicar una estrategia que dé prioridad a la nube

Con el flujo de trabajo de facturas estandarizado basado en SAP BTP, el procesamiento de facturas entrantes puede automatizarse por completo. El fabricante xSuite ha ampliado así su producto principal "xSuite Invoice" con una pila tecnológica nativa en la nube completamente nueva. La solución combina la amplia experiencia en procesos de xSuite en el entorno procure-to-pay y accounts-payable con una tecnología innovadora, adaptada de forma óptima a las necesidades de las empresas usuarias de SAP. De este modo, los clientes de SAP pueden automatizar de forma inteligente los procesos de facturación electrónica y P2P. Y cierran las brechas que aún existen en los procesos. 

El software automatizado ayuda a las empresas con la facturación electrónica recogiendo las facturas XML entrantes, leyendo su contenido y transfiriendo automáticamente la información relevante a los campos correspondientes del sistema ERP. xSuite admite todos los formatos de factura habituales en el mercado y la integración de portales de facturación electrónica, incluido Peppol. El resultado son procesos integrales de pedido y facturación (P2P).

Cómo los clientes de SAP se preparan para el futuro

De este modo, los CIO pueden aplicar su estrategia "cloud-first", que suele implicar un viaje desde los sistemas locales a la nube pública, pasando por la privada. Resulta más fácil cuanto más "limpios" están configurados los procesos y sistemas. Al mismo tiempo, implican a los departamentos ofreciéndoles las herramientas que conocen y necesitan, en este caso un flujo de trabajo de facturación. Esto significa sobre todo independencia, porque cuando se trata de procesar facturas entrantes, lo cubre todo. Esto hace que los clientes de SAP estén preparados para el futuro. 

La mayoría de ellos todavía tiene que migrar a S/4HANA y, por tanto, decidir el modelo de implantación. Un vistazo a la base de clientes de la xSuite confirma este statu quo: Hasta ahora, se sigue trabajando mucho con SAP ECC on-premises o en la nube privada. La nueva solución de procesamiento de facturas en la BTP es apta para todos los modelos operativos de SAP S/4HANA: SAP S/4HANA Cloud Public Edition, Cloud Private Edition y para instalaciones on-premises. Esto proporciona a las empresas usuarias de SAP una flexibilidad total y permite un cambio sencillo. 

"La estandarización y el uso de la nube pública ayudan a simplificar los procesos empresariales", explica Matthias Lemenkühler, CEO de xSuite Group. "Creímos muy pronto en el camino hacia la nube pública como modelo de futuro y centramos el desarrollo en ofrecer nuestra solución de procesamiento de facturas a través de ella. Por eso somos de los primeros en ofrecer una solución de software de gestión de facturas que funciona sobre SAP BTP."

Los procesos de pedido y facturación se ejecutan en el portal

Incluso antes del flujo de trabajo de facturas, xSuite había desarrollado su Business Partner Portal en SAP BTP. Sirve de plataforma central a través de la cual compras, contabilidad y proveedores pueden intercambiar todos los datos y documentos relacionados con las compras en el proceso P2P. Si todos los pasos del trabajo están conectados digitalmente, existe un enorme potencial para aumentar la eficiencia. Compras sigue trabajando en su entorno SAP. Pero puede gestionar activamente sus relaciones con los proveedores en lugar de limitarse a procesar solicitudes de compra. 

El pedido de compra se genera como de costumbre en SAP y se pone automáticamente a disposición del proveedor en el portal. El proveedor puede generar de forma independiente todos los documentos posteriores directamente en el portal y transferirlos al departamento de compras: confirmaciones de pedido, notificaciones de envío, facturas y notas de crédito. La comunicación y la transmisión de documentos son, por tanto, bidireccionales. Todo el proceso P2P es más rápido y se eliminan las fuentes de error, como las discontinuidades en los soportes, por ejemplo, la digitalización de documentos en papel.