El estudio previo crea transparencia

La pregunta sobre su futuro sistema ERP la suelen responder rápidamente los usuarios con software SAP en uso: ¡el futuro es S/4HANA! La respuesta sobre la mejor manera de implementar S/4HANA no está tan clara. Según un estudio reciente de DSAG -el grupo de usuarios de SAP de habla alemana-, un tercio de las empresas sigue buscando el enfoque de transformación más prometedor para su propia organización.

Existen básicamente dos métodos a elegir para la transición: aquellos que vean en S/4HANA el núcleo digital como una oportunidad para una realineación completa de las áreas de negocio y los procesos acabarán rápidamente con una implantación greenfield (tipo greenfield). Por otro lado, los que quieran mantener un panorama estable de sistemas y procesos tomarán el camino de una conversión técnica del sistema con modificaciones gestionables paso a paso (tipo brownfield).

A veces, ambos enfoques se combinan en una transición selectiva de datos (tipo bluefield o orangefield), por ejemplo cuando se aborda al mismo tiempo una consolidación de sistemas o procesos como parte de una migración técnica. O los procesos "green-field" se fusionan selectivamente con una selección de datos, procesos y desarrollos o complementos internos heredados.

Desde una perspectiva de "helicóptero", la cuestión de si la introducción de la nueva generación de ERP se trata principalmente como un proyecto empresarial o como un proyecto de TI resuena con la elección del enfoque de transformación. En otras palabras, ¿hasta qué punto la migración a S/4HANA debe contribuir ya a la digitalización de la empresa? O mejor dicho: ¿Con qué esfuerzo deben armonizarse los procesos implementados con el nuevo mundo SAP?

Las características de los procesos y sistemas de cada empresa, así como las especificidades del sector, hacen que la elección de la ruta de migración deba hacerse de forma individual. En la mayoría de las empresas ya existe una idea aproximada, es decir, una corazonada, sobre el enfoque y el esfuerzo de transformación adecuados.

Sin embargo, dada la importancia y el alcance de la transición al software SAP, nadie debería confiar únicamente en su instinto. Por lo tanto, es aconsejable tomar esta decisión sobre la base de un resultado de análisis objetivo y claramente derivable. Con el fin de identificar el enfoque de transformación adecuado para la organización de una empresa y reducir así el espacio de soluciones para calcular un caso empresarial detallado, BTC aplica un modelo de puntuación.

En el transcurso de un estudio preliminar de varias fases, se registran y analizan sistemáticamente el panorama de sistemas instalados, así como los procesos empresariales existentes y las necesidades de los clientes, además de la propia tolerancia al riesgo de la empresa. El núcleo es una matriz que recoge los fundamentos técnicos y de procesos de la empresa y los pondera en función de su relevancia con ayuda de un modelo de puntuación. Las puntuaciones resultantes se condensan en un perfil de transformación basado en hechos. Sobre esta base, se puede desarrollar un caso de negocio preciso para la transformación prevista de S/4HANA.

No es necesario insistir en el hecho de que una planificación cuidadosa de antemano protege contra muchas sorpresas desagradables y es clave para el éxito del proyecto. Por lo tanto, antes de iniciar el estudio preliminar real de la implantación de S/4HANA, se recomienda además adquirir claridad sobre los aspectos fundamentales de la migración.

En resumen: hay que responder a las clásicas preguntas W -quién, qué, por qué, cómo, cuándo-, que (deberían) formar el marco de todo plan de proyecto. Esto significa que, además de este objetivo inicial, también hay que hacerse una idea de las tareas que habrá que realizar y de los cambios que afectarán a la propia organización. Los siguientes pasos conforman el anteproyecto:

Inventario y trabajos preliminares

Una vez aclarada la orientación básica, se prepara el análisis propiamente dicho, el inventario detallado. Se comprueba si el entorno de sistemas y procesos existente está "preparado" para S/4HANA. En esta fase se comprueba, por ejemplo, si el sistema SAP ERP existente ya funciona con una versión compatible con S/4HANA y soporta el juego de caracteres Unicode. También se definen los primeros datos clave relativos a la configuración del entorno del sistema de destino (servidor, bases de datos o nube).

Al mismo tiempo, las cuestiones relacionadas con las aplicaciones ocupan mucho espacio. Empezamos con tareas comparativamente sencillas, como comprobar si los desarrollos individuales de los clientes siguen siendo ejecutables en el nuevo sistema ERP. Además, es útil validar la calidad de los datos maestros y limpiarlos si es necesario. Con vistas a la migración, esto ayuda a racionalizar el esfuerzo para la próxima transferencia de datos y ahorrar recursos del sistema al mismo tiempo. También es esencial comprobar si las estructuras de procesos y objetos establecidas en el sistema ERP actual se reflejan realmente en S4/HANA.

Nuevos objetos como el interlocutor comercial central con la integración obligatoria de deudor/acreedor (CVI) o el libro mayor central sugieren que también deben cuestionarse las estructuras financieras y logísticas anteriores. Esto también se aplica a las tablas de totales e índices, que ya no son necesarias gracias a la tecnología en memoria de HANA y, si es necesario, sobreviven al cambio como "vistas".

El carácter contable del inventario puede parecer un poco molesto. Sin embargo, es fundamental para comparar el panorama de sistemas y procesos crecido de una organización con el alcance funcional de S/4HANA. Afortunadamente, SAP proporciona una serie de herramientas que analizan y evalúan sin esfuerzo la "capacidad" de S/4HANA de un entorno a diferentes niveles.

La herramienta Simplification Items Check, por ejemplo, enumera los objetos de un entorno de sistema que no están disponibles en la nueva generación de software o que sólo están disponibles en forma modificada. La herramienta Custom Code Check determina qué complementos o modificaciones desarrollados individualmente son adecuados para S/4HANA. Y el Informe de uso de transacciones proporciona información sobre las tareas para las que las aplicaciones Fiori deberían estar disponibles para los usuarios.

Las herramientas agrupadas bajo el paraguas de S/4HANA Checks abordan principalmente cuestiones de orientación técnica. El informe BSR (Business Scenario Recommendations), por su parte, se ocupa de aspectos relacionados con los procesos, ya que suelen ser solicitados por los empleados de los departamentos especializados. La herramienta recopila datos de rendimiento típicos (KPI) de las tareas empresariales en el panorama existente: por ejemplo, "creación de un proceso de pedido" u "objetivos de pago". A continuación, se comparan con las opciones de optimización de las mejores prácticas del nuevo sistema (incluida una referencia del sector).

De este modo, se dispone de toda la información necesaria para la fase de análisis. En un taller conjunto, los empleados de los departamentos especializados y los expertos en SAP de las operaciones de TI pueden someter ahora cada proceso importante a un análisis de ajustes y carencias e ilustrar los cambios significativos, especialmente las mejoras aportadas por la nueva generación de ERP.

Para cada proceso, se registran la relevancia y el grado de desviación de la norma con el fin de determinar en detalle el alcance necesario del cambio. Por último, el equipo del proyecto reúne las conclusiones para los procesos críticos para el negocio, el statu quo, el cambio y el beneficio a través de SAP S/4HANA a nivel agregado.

En la fase de evaluación posterior, los fundamentos técnicos y de proceso identificados en el análisis se valoran y ponderan en función de su relevancia y del esfuerzo requerido para la empresa. La atención se centra aquí en el proceso de toma de decisiones para un enfoque greenfield o brownfield. Todos los resultados de los temas analizados fluyen directamente al modelo de puntuación para apoyar activamente la decisión sobre el enfoque de transformación final.

Las puntuaciones determinadas en la matriz de puntuación dan lugar a un patrón de decisión en diferentes niveles - diferenciados según el panorama del sistema, los procesos empresariales, las interfaces, los datos maestros y de transacción, los complementos/modificaciones. El resultado del estudio preliminar es un perfil de transformación comprensible para la empresa en cuestión, con un orden de prioridades preciso y ponderado en función del tipo de campo verde o marrón.

El resultado del taller, es decir, el perfil de transformación derivado de las necesidades reales, constituye una base de primer orden para concretar el proyecto de transformación SAP S/4HANA previsto. De este modo, las empresas pueden presentar un plan de negocio concluyente basado en hechos, que incluye todas las oportunidades y riesgos. Antes de elaborar el plan de implementación asociado, el scoping, debe aprovecharse la oportunidad para reflexionar de nuevo sobre el proyecto de transformación.

Esto incluye también responder a la pregunta de hasta qué punto la propia organización es o puede ser valiente para cuestionar y cambiar lo establecido. Con los conocimientos adquiridos en el estudio preliminar, es muy posible -en contra del objetivo original- cambiar el énfasis caso por caso. Sólo entonces podrá decidirse si se recomienda el enfoque greenfield o brownfield o, dicho de otro modo, si debe implantarse un proyecto empresarial o un proyecto informático.