Correos, SAP y GTW

Una combinación óptima de cliente existente, socio y la propia SAP pone en marcha BRIM

SAP proporciona la arquitectura de la solución, GTW participa como socio de implementación con más de 20 años de experiencia en el área de BRIM, y TI de Swiss Post aporta la experiencia en torno a los procesos de negocio, siempre en estrecha coordinación con las unidades de negocio. El trabajo de implementación en BRIM lo lleva a cabo un equipo de 15 personas formado por recursos de TI de Swiss Post, así como de GTW y SAP.

Al inicio del proyecto, un pequeño equipo de Core BRIM formado por los arquitectos de soluciones SAP y GTW Kirsten Hussung y Christoph Granig, así como por los expertos técnicos de Swiss Post, se ocuparon de la planificación y el trabajo preparatorio para construir el cambio al nuevo sistema de facturación sobre un enfoque genérico y sólido desde el principio. "Hicimos muchas pruebas de concepto, mucho trabajo de análisis en esta fase inicial", Kirsten Hussung, Consultora Jefe de Procesos Empresariales de SAP, echa la vista atrás. "En ese momento, teníamos un BRIM Model Company instalado en S/4 Hana en la nube, que desde entonces se ha entregado como contenido de servicio estándar".

El entorno en la nube ofrecía la posibilidad de construir rápidamente prototipos para los ámbitos más diversos con el fin de debatir los resultados con los participantes en el proyecto en el Puesto. En 2019, el proyecto BRIM despegó de verdad, después de que entretanto el proyecto volviera a quedar en suspenso. El equipo del proyecto en el Puesto volvió a examinar detalladamente las BRIM cuando estuvieron disponibles los primeros PoC de la BRIM Model Company. "Hasta 2018, la opinión era que todo podría seguir liquidándose en SD en el futuro. Junto con SAP, hemos hecho una gran labor de convencimiento.Christoph Granig, Director y Arquitecto Principal de Soluciones de GTW Suiza, nos lo explica.

"En realidad, la decisión de BRIM llegó cuando el proyecto S/4 ya estaba en marcha. El hecho de que ahora estuviéramos cambiando a un nuevo sistema de facturación en paralelo ha vuelto a aumentar la complejidad del proyecto S/4", dice Philipp Muri. "Aquí recomiendo tomar la decisión lo antes posible para que todo el equipo informático interno, así como los consultores externos, estén bien preparados y no se vean posiblemente sobrecargados". En aquel momento, más de cien empleados internos y consultores participaban en la conversión a S/4: además del equipo de GTW y SAP, participaban otras cuatro grandes consultoras. En los numerosos subproyectos participaron también unas quince consultoras más pequeñas. "En el momento álgido del proyecto, la dirección del programa y los jefes de subproyecto tuvieron que coordinar a más de cien empleados para que todos colaboraran".dice Markus Hägele. "Con un proyecto tan mastodóntico, no se pueden utilizar mavericks". Y Christoph Granig, de GTW, añade: "Había una verdadera mentalidad práctica en todo el programa, siempre había acción inmediata y apoyo mutuo, independientemente de la casa consultora a la que pertenecieras".

Estándar sin viejas costumbres

IT inició un proceso de selección a través del departamento de compras para encontrar recursos de la BRIM en el mercado europeo con la experiencia adecuada y las referencias necesarias en el sector del transporte y la logística. El socio consultor para el amplio proyecto debía abarcar lo máximo posible. "¿De qué sirven los consultores que sólo conocen FI-CA pero carecen de conocimientos sobre todo el proceso de oferta a cobro? Necesitábamos un socio de proyecto que no sólo conociera los módulos financieros adyacentes de SAP, sino también todos los módulos BRIM. Así fue como dimos con GTW.recuerda Markus Hägele.

GTW fue capaz de convencer al equipo de Correos con sus profundos conocimientos sobre la BRIM y también aportó su amplia experiencia práctica en proyectos similares a gran escala. Además, GTW era uno de los pocos proveedores de servicios del mercado con suficientes recursos de consultoría para poder gestionar un proyecto de estas características. Otras referencias en Suiza también eran importantes para Swiss Post, y GTW pudo dar con dos grandes empresas de renombre, Swisscom y los Ferrocarriles Federales Suizos. "En el entorno SAP de Suiza, se corre la voz con bastante rapidez sobre algo así"sabe Christoph Granig, que trabaja como gerente en GTW Suiza. "A continuación realizamos también una visita de referencia al ferrocarril, que finalmente nos convenció de la GTW", añade Markus Hägele.

SAP BRIM está prácticamente predestinado al sector de los clientes comerciales, con más de un millón de facturas al año. "Ahí tenemos el volumen de datos adecuado para una solución de facturación tan potente con diferentes estructuras de precios y descuentos, con sistemas ascendentes que recopilan cantidades increíbles de datos"Markus Hägele lo explica. "Para nosotros es una enorme ventaja que SAP haya diseñado el sistema para el procesamiento masivo, porque de lo contrario tendríamos que construir un montón de sistemas y complementos a su alrededor para poder gestionar esta masa. Entonces el ERP acabaría degenerando en una máquina de contabilidad e impresión de facturas. Por cierto, quienes se pasen a S/4 ya tienen la BRIM preinstalada y podrían empezar a utilizarla inmediatamente después de adquirir una licencia; sólo faltan actualmente en el mercado conocimientos sobre la BRIM.

El proyecto de Armonización de Flujos de Valor (HWF) pretende aumentar la eficiencia y ahorrar costes. Pero esto sólo funciona si todos los sistemas heredados se unifican realmente, se centralizan y luego se cierran. Markus Hägele habla de ello: "En Swiss Post, históricamente hemos cultivado una arquitectura de TI grande y muy compleja con muchos sistemas heredados, por lo que hay que volver a desmontar muchas cosas, hay que eliminar viejos hábitos para llegar a un nivel estándar moderno con SAP S/4." Mientras tanto, las antiguas soluciones de facturación fueron sustituidas en gran medida por las BRIM, que ya no estaban a la última y habían llegado al final de su ciclo de vida.

Empezar poco a poco

Inicialmente, Swiss Post abordó el gigantesco proyecto SAP BRIM con procesos más pequeños. GTW realizó la primera implementación de BRIM más pequeña para Swiss Post Solutions, que ofrece servicios digitales como escaneado y soluciones de oficina, pero que ya no forma parte de Swiss Post. El prototipo de la BRIM Model Company pudo probarse de inmediato.

A continuación, se determinó en qué otros ámbitos era mayor la presión para sustituir SAP SD. Se trataba de las empresas asociadas, es decir, tiendas de comestibles, quioscos y particulares que ofrecen servicios postales, por ejemplo, aceptación de paquetes, venta de sellos y otros servicios postales. Correos cuenta con varios miles de sucursales asociadas, y el número de socios aumenta continuamente.

Esto marcó el inicio del primer gran proyecto: BRIM para FiLP para las agencias socias de facturación. "Allí el cambio era más urgente: la facturación con una solución Access había llegado hacía tiempo a su límite. Solo se podía facturar a un número determinado de sucursales asociadas y después ya no funcionaba nada.explica Philipp Muri. Y Christoph Granig añade: "Nos vimos obligados a cambiar a una nueva solución, pero el cuello de botella es que muchas cosas se siguen haciendo manualmente en el área de sucursales y el BRIM en realidad está diseñado para la facturación masiva automatizada." Debido a las actividades manuales, el área de sucursales sigue necesitando tres horas para facturar; esto se reducirá sucesivamente. Al menos, ahora ya no se emiten facturas defectuosas, como ocurría antes en Access y Excel, porque los procesos internos de validación y comprobación se ejecutan en SAP. Esto garantiza una buena integridad del proceso incluso en volúmenes extremadamente grandes. 

Amazon y Zalando en la aduana

Desde enero de este año, el despacho de aduanas también utiliza la nueva solución de facturación: se trata de un subámbito de los servicios logísticos y del primer cambio realmente importante de la BRIM. Es importante saber que Swiss Post gestiona el despacho de aduanas y la facturación de cartas y paquetes en la importación y exportación transfronterizas. Todos los envíos de paquetes que entran en Suiza a través de Amazon o Zalando también se despachan de aduana en los centros logísticos de Swiss Post. Son cientos de miles de envíos al día que se despachan en aduana, se facturan y se registran en BRIM. Se crean datos maestros, se generan facturas y, en algunos casos, hay que pagar inmediatamente el importe de aduana requerido, lo que debe hacerse de forma eficiente. "Es un proceso crítico, si hay algo mal no podemos recaudar los derechos de aduana correctamente".Markus Hägele explica la importancia de esta conversión a BRIM. Y como el proyecto fue un éxito, la confianza en BRIM como sistema de facturación fiable también ha aumentado de forma sostenible entre los demás departamentos.

BRIM puede hacer aún más

Al mismo tiempo, toda la contabilidad del tráfico internacional pasó a funcionar con SAP BRIM. En este proceso, los envíos postales internacionales se liquidan mutuamente. Por ejemplo, si un saco de cartas está lleno, lo que se denomina cierre de tarjeta, se liquida con el país destinatario contra los sacos de cartas entrantes. Swiss Post se encarga de la compensación con todas las empresas postales del mundo, que se implementó en SAP BRIM. "Cientos de millones se compensan en nuestra propia moneda, el SFR. Con la nueva solución de facturación, esto funciona a alto rendimiento, Markus Hägele añade. La programación individual, la introducción manual de datos y el elevado esfuerzo administrativo ya no eran justificables. "Ahora es una solución transparente y limpia con las BRIM". 

El proyecto BRIM de Swiss Post

• 2017 a 2018 Fase de análisis: Estudio de viabilidad de SAP BRIM basado en la empresa modelo S/4 BRIM (ahora disponible como SSC - S/4 Hana BRIM Standard Content).
• 2019: Implantación de BRIM para SPS (Swiss Post Solutions) con los módulos SAP Convergent Invoicing y SAP Contract Accounting.
• 2020: Implantación de SAP BRIM para FilP (sucursal con socio) con los módulos SAP Subscription Order Management, SAP Convergent Invoicing y SAP Contract Accounting.
• 2020 y 2021: Implantación de SAP BRIM for Logistics Services con los módulos SAP Convergent Invoicing y SAP Contract Accounting.
• Otoño de 2022: Conversión de KUREPO a SAP BRIM con los módulos SAP Convergent Charging, SAP Convergent Invoicing y SAP Contract Accounting.

Todas las fases del proyecto se llevaron y se llevan a cabo con el mismo equipo central, formado por Swiss Post IT, GTW y SAP.