Por qué RPA es "estúpido" - pero su uso en SAP es, sin embargo, inteligente

Los robots de software RPA (bots) imitan el comportamiento humano y procesan automáticamente tareas recurrentes que son auténticas pérdidas de tiempo en el trabajo diario.

Esto se debe a que la información suele estar distribuida en varios sistemas y el usuario accede a ella y la combina a través de distintas aplicaciones.

En este caso, la RPA actúa como interfaz y puede liberar a los usuarios de una gran cantidad de trabajo tedioso. El requisito previo para el uso sencillo de RPA es que los datos estén estructurados y pasen por un proceso basado en reglas.

Sobre todo, el uso de RPA ahorra mucho tiempo, como también ha descubierto SAP basándose en encuestas a clientes: Los empleados ganan entre un 15 y un 30 por ciento más de tiempo para sus tareas principales.

Esto también fue confirmado por un estudio realizado por Forrester Consulting en nombre del proveedor de RPA UiPath en 2018: dos tercios de los encuestados afirmaron que su trabajo anterior había sido reestructurado por RPA, creando más espacio para el trabajo estratégico.

El 57% de los responsables encuestados también confirmó que la tecnología reduce los errores manuales. Además, el 86% observó una mayor eficiencia entre los empleados.

La gama de aplicaciones de la RPA es tan variada como los procesos estructurados. RPA asume el esfuerzo manual dentro de procesos empresariales predecibles y sin cambios. Los usuarios de SAP, en particular, suelen tener una gran carga de trabajo con actividades manuales recurrentes y buscan información de diferentes aplicaciones para fusionarla de nuevo en SAP.

Por tanto, tiene sentido utilizar la tecnología RPA para los procesos relacionados con SAP. Por ejemplo, es posible que un robot de software se encargue de determinar los indicadores de impuestos durante el procesamiento de facturas: Si no se ha podido determinar ningún indicador en el sistema SAP, el robot asume esta tarea utilizando una lógica predefinida, determina el indicador de impuestos, lo introduce en el sistema e intenta contabilizar la factura.

Si el proceso no funciona, el robot emite un mensaje visible para que un empleado lo compruebe manualmente. O de forma sencilla, pero muy eficaz: un robot informático transfiere la información de un documento Excel a un pedido SAP sin errores y varias veces al día. Funciona de forma sencilla, minimiza los errores de tecleo y reduce enormemente la carga de trabajo manual.

Aunque la tecnología RPA puede agilizar los procesos y reducir los errores, no mejora los procesos empresariales ni los sistemas informáticos. De forma similar a los diagnósticos médicos, la RPA trata los síntomas pero no la causa de un problema.

El objetivo de los robots informáticos es, por tanto, automatizar los procesos sin modificar los sistemas existentes. La optimización clásica de procesos se centra en la optimización fundamental y la modificación del proceso.

Por eso, antes de utilizar RPA, es crucial realizar un análisis de los procesos y documentarlos adecuadamente, lo que incluye también a las personas y los sistemas de software utilizados.

El uso de RPA abre muchas más puertas y oportunidades para automatizar procesos, y la tecnología puede ampliarse de forma excelente con inteligencia artificial. Es un entorno muy apasionante: nosotros mismos llevamos tiempo investigando aquí.

Actualmente estamos utilizando RPA a gran escala en uno de nuestros principales clientes farmacéuticos, por ejemplo, y a nosotros mismos se nos pone la piel de gallina cuando vemos los efectos en la práctica: Y eso demuestra que la RPA es algo más que un simple bombo publicitario.