Pequeñas herramientas - gran impacto

Cada empresa tiene sus propios procesos. Adaptados individualmente a las necesidades de la empresa y a menudo desarrollados a lo largo de muchos años, son una parte fundamental de su ADN económico.

La forma en que se organiza una empresa es un factor decisivo para su éxito. Los procesos internos de la empresa caracterizan factores tan importantes como la eficacia empresarial, la calidad del producto, la satisfacción del cliente y la satisfacción de los empleados.

Cuanto mejor planifique y optimice la TI estos procesos, mayor será el éxito de la empresa. Para ello, el sistema SAP ofrece un marco de probada eficacia: una potente herramienta capaz de mapear casi por completo incluso los requisitos más complejos.

Pero, ¿por qué en la realidad esto suele ocurrir de forma insuficiente? Si se observa con detenimiento, en casi todas las empresas existe un considerable potencial de optimización.

El trabajo manual, las soluciones provisionales y los programas caseros caracterizan un panorama en el que las soluciones totalmente automatizadas son posibles desde hace mucho tiempo. El resultado son procesos propensos a errores y trabajo adicional. El compromiso es el mayor enemigo de la eficiencia.

Al introducir un sistema SAP se suelen cometer los primeros errores. Muchas empresas rehúyen los cambios que conllevaría optimizar el uso del sistema SAP.

El resultado son compromisos inadecuados que a menudo reducen la productividad de una empresa o departamento durante años. Sin embargo, no es solo la adhesión a procesos y hábitos apreciados lo que impide la modernización.

A menudo, los departamentos afectados simplemente carecen de los conocimientos y la comprensión de las posibilidades del sistema SAP interno. Sólo cuando aumenta la presión del sufrimiento se pide consejo al departamento de TI.

Adaptaciones personalizadas de SAP

El efecto que pueden tener incluso aplicaciones y adaptaciones supuestamente pequeñas de SAP a las necesidades individuales de una empresa queda patente en el ejemplo de un fabricante de carretillas industriales.

El optimizador SAP Clientis desarrolló para la empresa una pequeña herramienta para calcular la capacidad de carga máxima de los vehículos. En un principio, solo pretendía simplificar el cálculo de algunos valores técnicos para un aviso de seguridad.

Sin embargo, el analizador de carga útil se utiliza ahora a lo largo de toda la cadena de valor: desde la preparación de la oferta hasta la entrega de los vehículos acabados. La empresa debe equipar cada vehículo con la denominada placa de carga antes de la entrega.

La señal tiene por objeto informar al conductor sobre las cargas máximas que puede transportar. Dado que los vehículos se adaptan a las necesidades específicas del cliente, la capacidad de carga máxima debe calcularse por separado para cada diseño especial.

Sin embargo, esto es complicado, ya que casi cualquier cambio en el vehículo puede influir en el resultado. Al igual que al comprar un coche, los clientes pueden personalizar sus vehículos a partir de una amplia gama de modelos, variantes de equipamiento y aplicaciones adicionales.

El tamaño y el peso, el tipo de neumático, el tipo de dispositivo de elevación, la altura de transporte deseada o el modelo de púa de la horquilla son sólo algunos de los factores que hay que tener en cuenta.

Anteriormente, los cálculos necesarios se realizaban en un paso de trabajo independiente. Un empleado recopilaba los datos necesarios de SAP y los introducía manualmente en un documento de Excel en el que se almacenaban las fórmulas matemáticas necesarias para el cálculo.

Esto provocaba errores de transmisión de vez en cuando. Debido a la buena situación de los pedidos, la cantidad de trabajo necesaria para el cálculo también había aumentado considerablemente. La empresa quería simplificar este proceso y hacerlo más fiable. Por ello, se dirigió a Clientis con la petición de desarrollar una solución SAP para determinar automáticamente la capacidad de carga.

La empresa utiliza SAP ECC versión 6.6, que se complementó con una solución de ingeniería mecánica especialmente desarrollada a finales de los años noventa. Clientis integró plenamente el nuevo cálculo automático de la carga útil en el sistema de entrada de pedidos de los clientes, incluida la configuración de variantes.

La nueva herramienta registra alrededor de 200 características diferentes en el primer paso. De este modo, al calcular la capacidad de carga correcta, se tienen en cuenta todas las peticiones y especificaciones del cliente.

A continuación, los datos relevantes para calcular la capacidad de carga se cotejan en tablas de personalización independientes. En el siguiente paso, la herramienta convierte los datos pertinentes en una fórmula compleja a partir de la cual se calcula la carga máxima. Los datos necesarios para el rótulo están disponibles con sólo pulsar un botón.

Sin embargo, las ventajas de la nueva herramienta van mucho más allá. Como el cálculo de la carga útil está totalmente integrado en el sistema SAP existente del cliente, los cálculos están ahora a disposición de la empresa en toda la cadena de valor.

Esto da lugar a otras útiles opciones de aplicación. Por ejemplo, el sistema comprueba automáticamente si un vehículo es una nueva variante de configuración o si la empresa ya ha fabricado vehículos idénticos en el pasado.

Si es así, la empresa puede prescindir de la prueba de inclinación en el banco de pruebas, que de otro modo sería obligatoria, con el consiguiente ahorro de costes y tiempo.

Además, el cálculo automático de la capacidad de carga también permite realizar simulaciones. Esto permite al centro de pedidos técnicos comprobar si los requisitos de un cliente son técnicamente viables ya en la fase de oferta.

El cálculo automático de la capacidad de carga también se utiliza en marketing, en el departamento de desarrollo y diseño y en el control de calidad.

El cálculo automático de la capacidad de carga ha demostrado su eficacia en la práctica. Desde su introducción, la herramienta ha funcionado prácticamente sin errores y ha sustituido por completo al proceso de cálculo anterior, basado en Excel, que requería mucho tiempo. Al estar integrada en el entorno SAP existente, los errores debidos a una transferencia de datos incorrecta son ya cosa del pasado.

Integración en SAP

En comparación con el desarrollo externo, una solución totalmente integrada también ofrece la ventaja de que SAP puede adoptar sin problemas futuras actualizaciones y cambios de versión.

El requisito para ello es contar con un proveedor de servicios SAP experimentado que utilice de forma consecuente las tecnologías de mejora de SAP y renuncie a desarrollos internos "creativos". De este modo, el esfuerzo de programación inicialmente algo mayor en comparación con una solución externa no integrada se amortiza rápidamente.

Gracias al cálculo automático de la capacidad de carga, la empresa se beneficia de un importante ahorro de tiempo y esfuerzo en la producción y de una considerable mejora de la transparencia en toda la cadena de valor.

Se ha eliminado por completo el cálculo manual de los datos de la placa de carga. La comparación automática con cálculos anteriores ayuda a evitar pruebas de inclinación innecesarias. Los nuevos cálculos de simulación también han contribuido a mejorar la calidad del asesoramiento y la satisfacción del cliente.

Por desgracia, muy pocas empresas aprovechan todo el potencial de su sistema SAP. En muchas empresas y en todos los departamentos hay procesos engorrosos, soluciones costosas y trabajo manual superfluo.

Como se muestra en el ejemplo, muchos procesos pueden realizarse incluso dentro del estándar SAP. SAP dispone de interfaces especialmente creadas para este fin, que pueden utilizarse para integrar perfectamente muchas soluciones sin dañar el sistema.