FUE: Estimación de nuevos contratos Rise-with-SAP

Con Rise with SAP, las licencias SAP ya no se compran, sino que se alquilan (suscripción). Esto significa que los clientes ya no adquieren un derecho de uso de por vida, sino que, una vez transcurrido el plazo del contrato, el derecho de uso expira de forma abrupta o hay que celebrar una renovación del contrato en condiciones modificadas.

Si se fija en la estructura de los costes futuros (alquiler por año), observará que las licencias de usuario siguen siendo la partida más importante. Sin embargo, ya no se alquilan tipos de licencias de usuario individuales, sino los denominados Equivalentes de Uso Completo (FUE). A primera vista, esto facilita las cosas, ya que no tiene que calcular el número exacto de tipos de licencias de usuario individuales antes de utilizarlas. Sin embargo, a segunda vista, sigue siendo necesario calcular cuántas FUE se utilizarán al año en el futuro. Esto es tan difícil como solía ser con R/3 (ECC) o S/4 (on-prem).

Tipos de licencia de usuario

Existen cuatro tipos de licencias de usuario en la nube, a las que se asignan diferentes funciones de la solución:

• SAP S/4 Hana para Uso Avanzado: El usuario al que se le haya asignado esta licencia de usuario podrá utilizar todas las funciones de la solución, al igual que el Usuario Profesional en ese momento.
• SAP S/4 Hana para uso básico: Es especialmente interesante para organizaciones de ventas y servicios. Los usuarios a los que se haya asignado esta licencia de usuario sólo podrán utilizar las funciones de la solución de forma limitada. En particular, no podrán utilizar ninguna función de la solución del área de Finanzas.
• SAP S/4 Hana para uso de autoservicio: Esta licencia de usuario es la más restringida. Sin embargo, permite el acceso de lectura y con ella se pueden conceder autorizaciones. Este tipo de licencia de usuario es especialmente interesante para la industria manufacturera.
• SAP S/4 Hana para uso de desarrolladores: El usuario al que se ha asignado esta licencia de usuario puede utilizar las herramientas para desarrolladores.

El gráfico muestra cómo se calculan las FUE. Como puede ver, sigue siendo importante clasificar el uso de SAP Core de cada usuario individual. La cuestión es cómo obtener el número suficiente de FUEs para ejecutar su futuro entorno de nube Rise-with-SAP.

Licenciamiento de SAP S/4 Hana Cloud. Concesión de licencias de acceso de usuario al núcleo digital mediante equivalentes de uso completo. (Fuente: SAP)

Guido Schneider, SLC365¿Qué te parece, Myrja, la idea de convertir tu actual cartera de licencias de usuario en una sola a través de una tabla? Por ejemplo, ¿una licencia de usuario profesional para una FUE?

Myrja Schumacher, HonicoSi tienes mucho dinero, puedes hacerlo así. Antes de migrar, deberías deshacerte de cualquier "shelfware". El posible exceso de autorizaciones continuaría en la nube. Cualquiera que todavía se midiera en función del uso en ECC podría medirse en función de las autorizaciones en el futuro con S/4 Hana; cualquiera que no se ocupe de esto de antemano podría potencialmente encontrarse con importantes conflictos de cumplimiento.

Gudio Schneider: Estoy de acuerdo, no es una buena idea. Cuando se cambia a la nube, se debe aprovechar la oportunidad para no transferir licencias que ya no son necesarias al nuevo entorno. SAP ofrece ahora un servicio gratuito para determinar las necesidades y, por tanto, el número de FUE. ¿Qué opina de "S/4 Hana Trusted Authorisation Review", el servicio estrella de SAP, y lo recomendaría?

Myrja SchumacherSAP ha publicado por primera vez con Star Service su propio conjunto de reglas de licencia basadas en objetos de autorización en forma de archivo Excel. Esto podría constituir la base de una auditoría remota de SAP en el futuro. Sin embargo, en muchos aspectos es, llamémoslo así, "borroso". Un usuario SAP_ALL se clasifica incorrectamente como "Uso funcional" porque las reglas de Star no reconocen ningún subperfil. Si la llamada se realiza a través de la funcionalidad del motor, SAP suele clasificar una licencia de uso. Esto es incoherente con la lista de precios de SAP: Una licencia de uso sólo es necesaria si la funcionalidad central se utiliza realmente fuera de un motor. Por estos motivos, no debería confiar al cien por cien en el Star Service. S/4 Hana Trusted Authorisation Review (Star) calcula tanto los tipos de licencia de usuario demasiado caros como los demasiado baratos.

Gudio Schneider¿Existe también alguna forma de realizar esta clasificación de S/4 Hana Trusted Authorisation Review sin SAP? Y, en caso afirmativo, ¿cuáles serían las ventajas?

Myrja SchumacherEsta opción está disponible. También puede utilizar el Star Service sin el apoyo de SAP a través de la nota (me.sap.com/notes/3113382). El resultado es la clasificación de roles, pero con todas las desventajas descritas anteriormente. A continuación, debe iniciar el programa de medición del sistema (transacción USMM), seleccionar las listas de precios relevantes y asignar manualmente los materiales de licencia correspondientes. El USMM determina el tipo de licencia necesario basándose en las clasificaciones de funciones existentes. La condición previa para ello es que no se haya introducido ningún tipo de licencia en el maestro de usuarios (SU01). Las licencias de cuentas individuales se consolidan en el LAW. La necesidad de FUE se determina entonces manualmente según los factores de ponderación, véase más arriba.

Gudio SchneiderEn mi artículo del E3 (Licencias de usuario basadas en el uso frente a licencias de usuario basadas en la autorización, febrero de 2024, página 18) se puede leer que soy crítico con las licencias de usuario basadas en la autorización. La conversión a FUE no cambia esto. Por lo tanto, se debe utilizar una herramienta para determinar el número de FUEs, que asigna automáticamente las futuras funciones de la solución en S/4 sobre la base del uso real bajo ECC y así simula el requisito de licencia. Con este resultado, a continuación se consulta la lista de precios y condiciones (PKL) de SAP y se busca el nivel de descuento inmediatamente superior. En muchos casos, tiene sentido comercial alquilar el número de FUE en el nivel de descuento inmediatamente superior, ya que, por un lado, es más rentable y, por otro, también puede absorber futuros cambios en la utilización. ¿Qué opina de este método?

Myrja Schumacher: Ya no me opongo tanto a la medición basada en la autorización. Estoy completamente de acuerdo contigo en que la medición basada en autorizaciones no tiene cabida en ECC. Estoy de acuerdo contigo en que todavía no he leído en ningún contrato que la concesión de licencias en S/4 vaya a basarse en autorizaciones. Sin embargo, existe el riesgo de que SAP base cada vez más sus herramientas de medición en las autorizaciones existentes. Para estar preparados para ello, tiene sentido examinar el concepto de autorización existente desde el punto de vista de las licencias. ¿Qué objeto de autorización se utiliza en absoluto, qué hace que esta función sea un tipo de uso avanzado? A menudo es un único objeto de autorización el que encarece la función, averiguar si este objeto se ha utilizado en absoluto y por quién es el truco.

Se puede utilizar una herramienta para supervisar el uso de los objetos de autorización dentro de los roles y ajustar los roles en consecuencia. Esto también podría afectar al tipo de utilización de los roles, por ejemplo rebajando un rol de "Avanzado" a "Básico", lo que reduciría el consumo de FUE. Las herramientas SAM pueden simular diferentes escenarios para el cliente SAP existente y, a continuación, escribir automáticamente los mejores resultados. Una herramienta como Dynamic Licence Control de Honico también es capaz de resolver automáticamente las incoherencias entre el uso del motor y la clasificación de los usuarios. Las transacciones ya no son suficientes para el futuro; las aplicaciones Fiori se utilizan cada vez más y es necesario realizar un seguimiento de las mismas, lo que, por supuesto, también se hace mejor con una herramienta SAM. Una vez analizado todo esto y sabiendo también hacia dónde se dirige la empresa en el futuro, a menudo tiene sentido utilizar el nivel de precios inmediatamente superior, véase más arriba.

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