One Landscape: Plataforma global SAP a medida

En el curso de un reajuste estratégico, el fabricante finlandés de cartón Metsä Board, con sede en Espoo, cerca de Helsinki, quería depurar y armonizar sus procesos y datos empresariales.

Junto con cbs Corporate Business Solutions, Metsä llevó a cabo un proyecto cLeanERP de doce meses de duración. El objetivo: One Landscape, un sistema continuo y uniforme a nivel mundial.

Se eliminaron los datos de aplicación y las unidades organizativas que ya no eran necesarias, incluidas las sociedades y las sociedades CO.

Para las 22 sociedades activas restantes, Metsä ha armonizado los planes contables y los ha alineado con el sistema financiero central de la empresa matriz. Además, la empresa fusionó 19 áreas de control en una, y once sociedades pasaron a ser dos. Se unificaron las estructuras de los centros de costes y de beneficios.

Además de las soluciones de la herramienta SAP Landscape Transformation, se utilizó el software especial cbs ET Enterprise Transformer para requisitos personalizados. Con un programa de cambio sustancial, Metsä Board se ha reposicionado y ha reestructurado completamente su cartera:

La empresa ha pasado de ser un gran productor de papel a convertirse en una empresa dedicada exclusivamente al cartón, gracias al éxito de sus ventas, el cierre de fábricas, la reestructuración y las inversiones en determinadas áreas de negocio. En la actualidad, la empresa cuenta con ocho unidades de producción, siete en Finlandia y una en Suecia.

Asignación de divisiones en SAP

Para asignar la nueva cartera de productos a su entorno de sistemas, Metsä Board tuvo que adaptar su sistema ERP de SAP a las estructuras empresariales transformadas.

A principios de 2016, el sistema ERP seguía reflejando el antiguo ámbito de negocio y, en consecuencia, estaba sobredimensionado: Además de los módulos estándar, había un gran número de desarrollos propios e interfaces que ahora ya no eran necesarios tras la reestructuración.

La mayoría de los circuitos de contabilidad y contabilidad de costes también estaban obsoletos y la base de datos del ERP contenía grandes cantidades de datos obsoletos, lo que hacía que cualquier mantenimiento del sistema y las actualizaciones necesarias fueran extremadamente costosos.

Además, la presentación de informes FI al grupo corporativo siempre fue un reto, ya que el plan contable utilizado no se correspondía con el plan contable central del Grupo Metsä.

La empresa decidió racionalizar y optimizar por completo sus estructuras, procesos y sistemas informáticos en el sentido de una empresa de cartón unificada, mapeada en una plataforma corporativa SAP estandarizada y consolidada.

Katja Naatsaari, Directora de TIC de Metsä Board:

"Queríamos optimizar nuestras estructuras y procesos crecidos para recuperar nuestra competencia de control y ganar más agilidad para futuros desarrollos. Además, el objetivo era prepararnos para el cambio a S/4 Hana a medio plazo."

Definición del alcance inicial del proyecto

Metsä Board contrató a cbs Corporate Business Solutions como socio para el proyecto Landscape Transformation. La consultora lleva más de 20 años apoyando programas integrales de transformación de SAP y ya ha llevado a cabo más de 1.500 proyectos en todo el mundo. Bilot, especialista finlandés en tecnología empresarial y Gold Partner de SAP, también participó en el proyecto.

En primer lugar, el alcance inicial del proyecto se definió en estrecha consulta con los departamentos especializados de Metsä Board: Además de eliminar sociedades y plantas redundantes, el plan contable de Metsä Board tenía que alinearse con el plan contable del sistema financiero FSP del Grupo Metsä.

Metsä Board esperaba que esto aumentara la eficiencia para los usuarios, incrementara la transparencia y redujera los errores. Además, la estructura organizativa existente de las áreas de contabilidad y control se alineó con la estructura corporativa legal.

Por último, pero no por ello menos importante, Metsä Board quería eliminar muchos desarrollos de clientes (códigos Z) e interfaces no utilizados en el sistema para aumentar la velocidad y la eficacia en futuros desarrollos. Esto también debería reducir los costes de mantenimiento y el riesgo de los recursos.

Procedimiento normalizado en tres fases

La ejecución del proyecto se dividió en tres fases a lo largo de doce meses, solapándose en el tiempo. En la fase 1 se depuró el sistema ERP de Metsä Board, en la fase 2 se adaptaron los planes contables al sistema financiero central y en la fase 3 se simplificó la estructura organizativa.

Para estos escenarios, los consultores de cbs utilizaron enfoques de optimización del paisaje de sistemas mínimamente invasivos que les permitieron industrializar y acelerar de forma sostenible las transformaciones de datos.

En la fase 1, se eliminaron 75 sociedades y 22 sociedades CO, incluidos todos los datos maestros y de operaciones. Además, se eliminaron centros individuales dentro de una sociedad.

Además, las funcionalidades de gestión del ciclo de vida del software del cbs ET Enterprise Transformer se utilizaron para analizar, evaluar y depurar de forma coherente la evolución histórica de los clientes de Metsä Board.

La fase 2 consistió en armonizar los planes contables de las 22 sociedades activas restantes con el plan contable del Grupo Metsä. Para ello, todas las cuentas de mayor y los tipos de costes se recodificaron de acuerdo con el sistema financiero principal. Además del cambio de nombre 1:1, también se fusionaron las cuentas de mayor y los tipos de costes.

En la fase 3, los

19 sociedades de control se han fusionado en una única sociedad y once sociedades se han fusionado en dos sociedades. Éstas corresponden ahora a las dos entidades jurídicas de Finlandia y Suecia.

Además, Metsä-IT estandarizó la estructura de los centros de costes y de beneficios y los adaptó a la estructura organizativa modificada. En cada fase, los consultores de cbs realizaron dos pruebas, aplicaron los cambios de forma productiva y, por último, convirtieron el sistema de desarrollo en consecuencia.

Aplicación de requisitos individuales

En el transcurso del proyecto, su alcance aumentó para incluir requisitos adicionales específicos del cliente. Por ejemplo, la fusión de las sociedades de control finlandesa y sueca hizo necesaria la conversión de la moneda de la sociedad de control.

Además, se convirtieron los indicadores fiscales, las categorías de centros de coste y las jerarquías estándar. Además, el equipo del proyecto suprimió sucesivamente los datos maestros y los textos largos que ya no eran necesarios.

Para reducir aún más el tamaño de la base de datos, se eliminaron del sistema los datos históricos para los que no había ni obligación de conservación ni beneficio económico.

Estos requisitos adicionales se hicieron realidad de forma rápida y sencilla con cbs ET Enterprise Transformer: Gracias al enfoque orientado a procesos y objetos, las soluciones de transformación personalizadas pueden implantarse en poco tiempo.

Los procesos abiertos, parcialmente procesados e históricos pueden transformarse. Esto hace posible la transformación sin apenas impacto en las operaciones cotidianas. No es necesario un gran esfuerzo por parte de los departamentos afectados en el periodo previo o posterior a la conversión productiva. Como solución integrada, cbs ET no requiere ninguna infraestructura adicional.

El contenido empresarial de más de 1500 proyectos constituye la base sólida de cada proyecto de transformación. La propia implantación se registra al detalle y cumple todos los requisitos de trazabilidad y documentación de la transformación.

Tras la reestructuración, Metsä Board trabaja ahora con un sistema estandarizado, armonizado y racionalizado. La transformación completa del sistema ERP se completó en doce meses.

Al convertir el historial completo, también puede utilizarse para comparar directamente los procesos actuales. De este modo, el sistema ERP parece como si siempre hubiera estado en este estado.

Empresa unificada de cajas de cartón

Gracias a la experiencia de cbs en proyectos de transformación y a las herramientas estandarizadas, la inversión para Metsä Board siguió siendo manejable. Las soluciones estándar, como la eliminación de sociedades completas, pudieron llevarse a cabo con muy poco esfuerzo de implementación.

"El éxito del proyecto fue una sólida combinación de soluciones de transformación estandarizadas y el uso del software propio de cbs para nuestros requisitos individuales.

Los cambios productivos tuvieron lugar en pocas horas durante el fin de semana y, por tanto, no afectaron a las operaciones".

alaba Katja Naatsaari, Jefa de TIC.

Su conclusión es, por tanto, positiva:

"Los consultores de cbs nos proporcionaron soluciones a medida para la transformación de datos, pero también nos apoyaron técnicamente en todo momento, por ejemplo con los ajustes en los informes de los centros de beneficio o los desarrollos de Abap."

Metsä Board dispone ahora de una plataforma corporativa estandarizada y consolidada que se ajusta a su actual estrategia empresarial. El fabricante se beneficia ahora de las mejoras estructurales en la organización global como una empresa de cartón unificada, que refleja la imagen objetivo de One Global Corporation.

Con el sistema SAP racionalizado, el fabricante de envases de cartón puede gestionar mejor la empresa y aplicar futuros cambios estratégicos de forma más ágil.

Visión general

• Metsä Board ha puesto en marcha un proyecto cLeanERP de doce meses de duración.
• Con el fin de integrar la nueva cartera, significativamente más reducida, en su entorno de sistemas, Metsä Board tuvo que adaptar su sistema ERP de SAP a las estructuras empresariales actuales.
• La división optó por una racionalización y optimización exhaustivas de las estructuras, los procesos y el sistema informático crecidos en términos de una empresa de cartón unificada en una plataforma corporativa SAP estandarizada y consolidada.
• Además de eliminar sociedades y plantas redundantes, el objetivo era alinear el plan contable de Metsä Board con el plan contable del sistema financiero FSP del grupo Metsä. Esto supuso fusionar los 19 circuitos de control existentes en un único circuito.