Las soluciones modernas de CLM aumentan la productividad de las aplicaciones empresariales

Sin embargo, se puede ver claramente que todas estas soluciones están vinculadas por una base común: los contratos - con proveedores, con clientes, con empresas asociadas, con empleados y, por supuesto, con los propietarios de la empresa. En última instancia, toda la empresa está definida por contratos. Sin embargo, no todas las organizaciones están preparadas para explotar todo el valor de su base jurídica de existencia. La gestión moderna del ciclo de vida de los contratos (CLM) proporciona una valiosa ayuda en este sentido, especialmente mediante la integración con ERP y CRM.

Lo primero que hay que tener en cuenta es que la tramitación, el archivo y el registro electrónicos de los contratos no es más que la digitalización de un proceso empresarial que antes no estaba integrado y que resultaba más o menos inalterado e improductivo. Si antes se recorría la gruesa carpeta de expedientes en busca de un contrato concreto, hoy se hace exactamente lo mismo en el directorio electrónico. Las empresas han invertido en las correspondientes soluciones DMS para la multitud de documentos. Pero aquí no se da un uso integrado y relacionado con el contenido del documento en el marco de un proceso empresarial. 

El CLM es mucho más potente en el ámbito de los contratos que un DMS. Las soluciones modernas como Icertis Contract Intelligence (ICI) consideran el contrato, o más exactamente el contenido del contrato, como una parte elemental de los procesos empresariales. El contenido del contrato -precios, acuerdos de calidad, descuentos, cantidades de entrega y plazos- fluye directamente a los procesos empresariales. Esto elimina la necesidad de transferir manualmente los acuerdos contractuales.

Además, las potentes soluciones de CLM sirven como fuente central de todos los contratos de la empresa. Esto no sólo incluye los documentos contractuales formulados en su totalidad, sino que se aplica a nivel de cláusula. De este modo, los nuevos contratos pueden redactarse siempre sobre la base de cláusulas individuales actuales y válidas. A la inversa, esto también significa que si hay que modificar o eliminar una (o varias) cláusula(s), es posible rastrear inmediatamente qué contratos con qué socio, cliente y/o proveedor se ven afectados. Esto puede ser necesario, por ejemplo, debido a una nueva situación legal, como la Ley de la Cadena de Suministro de este año. Esto a su vez significa que, sólo en este punto, un sistema de CLM moderno contribuye de forma importante a minimizar el riesgo.

Sin embargo, la contribución de la gestión de contratos no es sólo reactiva. La mencionada integración automatizada en los procesos empresariales también facilita el seguimiento de las obligaciones y derechos derivados de los contratos. En el caso de un proveedor, esto hace que sea muy fácil asignar y controlar la consideración de descuentos y promociones especiales en el sistema a través de las aplicaciones de línea de negocio -por ejemplo, SAP- sin mucho esfuerzo. 

La mencionada ICI ofrece una integración de este tipo entre CLM y SAP Ariba. Esta solución del fabricante estadounidense Icertis ya es ampliamente utilizada por varias empresas en Alemania, entre ellas Daimler, Datev, Porsche y Rentschler. Una gran ventaja es que los contratos existentes en papel también pueden integrarse en los sistemas. La solución CLM puede leer automáticamente contratos escaneados mediante OCR. Mediante aprendizaje automático, el sistema puede identificar atributos y analizar y asignar cláusulas. También se pueden realizar búsquedas.

Los contenidos así digitalizados se comparan a continuación con los datos almacenados en SAP Ariba for purchasing. De este modo, incluso los contratos antiguos se convierten en muy poco tiempo en parte integrante de los procesos empresariales. Esta integración se realiza teniendo en cuenta una comprobación de las cláusulas para garantizar que siguen siendo válidas. No obstante, si las cláusulas están desfasadas u obsoletas, el CLM puede señalarlo directamente. 

Esto también se aplica a las ventas. También aquí es importante presentar los contratos a los clientes de forma actualizada, precisa y uniforme: ningún cliente quiere renegociar los contratos porque el vendedor haya recurrido a cláusulas antiguas y no válidas. Además, esto no genera necesariamente confianza por parte del cliente. Y todo vendedor tiene un gran interés en que se dedique poco tiempo al proceso de elaboración de un contrato. Al fin y al cabo, el tiempo ahorrado puede emplearse más eficazmente en asesorar mejor al cliente o en un mayor número de sesiones de asesoramiento.

Además, la integración de los contratos y, por tanto, la creación más rápida también significa que las formalidades de la venta se completan más rápidamente y, por tanto, la facturación con este cliente también puede realizarse más rápidamente.

Por tanto, tiene sentido que una solución de CLM admita la integración no sólo con SAP Ariba, sino también con soluciones de ventas como SAP CX, para que el personal de ventas pueda dedicar menos tiempo a los contratos y más a los clientes.