Más que interfaces

La mayoría de las empresas no podrán aprovechar fácilmente el valor añadido de SAP S/4: los módulos simplificados y modernizados requieren una forma de trabajar adaptada y es necesaria la integración.

En este caso, integración significa mucho más que interfaces con otros sistemas, es decir, la gestión de los datos/información necesarios para los procesos empresariales.

SAP ofrece diversas soluciones para ello en el marco de la Gestión de la Información Empresarial (EIM), con el fin de proporcionar datos fiables a los responsables de la toma de decisiones y a los usuarios.

Los datos maestros, que se utilizan en todos los procesos empresariales importantes, tienen una importancia fundamental. La EIM también incluye la gestión de contenidos con vinculación de datos para lograr perspectivas para el desarrollo de nuevos modelos de negocio.

Para EIM, Alegri también supone un avance la fácil integración de sistemas, soluciones o servicios, ya sean locales, de la nube, de SAP o de otros proveedores.

En Hana 2.0, muchas de estas funcionalidades ya están disponibles en la plataforma Hana con Hana Smart Data Access, Hana Smart Data Integration y Smart Data Quality.

La demanda de calidad, actualidad y disponibilidad de datos en el sentido de la integración está aumentando fuertemente. En el futuro, el uso de los mismos datos en diferentes escenarios será más importante; el almacenamiento y uso descentralizado de datos que predomina desde la perspectiva de los módulos disminuirá.

Sin embargo, a menudo los procesos y herramientas de gestión de la información necesarios aún no existen o no cumplen los nuevos requisitos.

Además, existe incertidumbre sobre la correcta evaluación de la criticidad de los datos y la falta de especificaciones necesarias en materia de gobernanza de la información. Deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos:

• Directrices y normas: Hay que tomar decisiones fundamentales sobre las definiciones de datos y las arquitecturas. Debe garantizarse que se tienen en cuenta tanto los requisitos legales como los propios requisitos de cumplimiento de la empresa.
• Métricas: Es necesario determinar qué información debe facilitarse y a través de qué canales: ¿Quién necesita qué, dónde y cuándo?
• Gente: Además de aclarar la "propiedad" de los datos/información, también debe definirse el acceso a los mismos: ¿Quién puede hacer qué con los datos, cuándo y dónde?
• Procesos: Para garantizar que se dispone de la información necesaria con la calidad suficiente, deben introducirse procesos adecuados de generación, actualización y supresión de datos.

Los datos maestros, en el punto de mira

Entre otras muchas simplificaciones de S/4 Hana, el "Business Partner Approach" representa un cambio fundamental en la forma de trabajar. Por ejemplo, ya no se distingue entre deudores y acreedores, sino que existe un interlocutor comercial que puede actuar en distintas funciones.

Por lo tanto, un conjunto de datos maestros se utilizará en diferentes escenarios en el futuro. Los datos maestros centrales también serán indispensables en otros lugares, como cuando se integren soluciones de la cartera en la nube de SAP que utilicen datos de una plataforma Hana central.

La experiencia de Alegri fue que, antes de implantar una oferta de SAP en la nube, era necesario limpiar los datos maestros necesarios, un buen momento para impulsar la introducción de la gestión de datos maestros.

Con Master Data Governance (MDG), SAP ofrece un producto maduro para la consolidación y armonización de los datos maestros en todo el entorno del sistema, independientemente del sistema o la aplicación.

El uso de MDG en Hana también aporta importantes ventajas gracias a la aceleración de las búsquedas y a nuevas funcionalidades como las búsquedas por similitud.

Recomendaciones

A pesar de las numerosas herramientas de SAP y otros fabricantes en el entorno EIM, ninguna empresa ha alcanzado todavía su objetivo sólo con software adicional. Por ello, Alegri siempre empieza por establecer la organización necesaria junto con el cliente y, a continuación, apoya con un análisis significativo del stock de datos.

Aquí es menos importante saber cuántos gigabytes se encuentran y dónde. Se trata más bien de tener una idea clara de qué datos se generan y en qué lugar de la empresa, a quién "pertenecen", qué valor tienen para la empresa o a qué requisitos legales están sujetos.

Para hacer justicia a estas tareas, las funciones y responsabilidades en la gestión de la información también deben adaptarse o incluso introducirse.

Es necesario implicar a los propietarios funcionales, como los gestores de procesos empresariales. Desde el punto de vista de Alegri, la gestión de datos maestros es un muy buen punto de partida si una empresa quiere empezar con una implantación concreta.