Mantenimiento eficaz y eficiente

Planificación empresarial integrada (IBP) para mantenimiento, reparación y operaciones (MRO)

Porque sólo "anticipando mentalmente la acción futura, sopesando diversas alternativas de actuación y decidiendo el camino más favorable" -así es como definió la planificación el economista alemán Günter Wöhe- es posible en absoluto tener al menos un poco de tierra firme bajo los pies y limitar los muchos imponderables.

Los cuellos de botella a lo largo de las cadenas de suministro mundiales y la escasez de trabajadores cualificados han demostrado muy claramente en los últimos años lo importante que es planificar para hacer el mejor uso posible de unos recursos escasos y valiosos. 

También observamos un compromiso creciente en el contexto del mantenimiento, especialmente en la planificación a corto plazo, que abarca el horizonte temporal de unas ocho semanas y se orienta a pedidos concretos de mantenimiento. En cambio, todavía no figura tanto en la agenda de las empresas la planificación del mantenimiento a medio plazo (a partir de unas ocho semanas) y a largo plazo (a partir de un año). 

La cuadratura del círculo: reducir el MTTR (tiempo medio de reparación), aumentar el MTBF (tiempo medio entre fallos) y reducir los costes. Ya sea a corto, medio o largo plazo, el objetivo de la planificación del mantenimiento debe ser proporcionar los recursos y materiales adecuados para que el mantenimiento se realice a tiempo y con eficacia. Esto contribuye a una alta disponibilidad y fiabilidad de los activos. Además de esta dimensión de eficacia (hacer las cosas bien), existe también una dimensión de eficiencia (hacer las cosas bien): Los empleados, vehículos, herramientas y materiales disponibles, así como los proveedores de servicios, deben utilizarse de forma óptima. Reducir el tiempo medio de reparación (MTTR) y aumentar el tiempo medio entre fallos (MTBF) minimizando al mismo tiempo los costes de mantenimiento e inventario es el arte de la planificación.

Recursos y presupuesto

Mientras que la planificación a corto plazo consiste en planificar los recursos y materiales disponibles, la planificación del mantenimiento a medio y largo plazo consiste en disponer de los recursos y materiales necesarios en función de las necesidades futuras y planificar el presupuesto necesario para ello: hay que contratar, retener y seguir cualificando a los empleados, adquirir y reservar herramientas y máquinas, y encargar servicios a proveedores externos. Esto parece trivial, pero debido al enorme cambio en casi todas las áreas, es bastante exigente. Para realizar una planificación en este contexto que realmente ayude a garantizar un mantenimiento eficaz y eficiente, es importante contar con una integración profunda. Pero algunas empresas siguen utilizando herramientas tradicionales de hoja de cálculo, como Microsoft Excel, para su planificación.

En el presente, no está necesariamente claro cuáles serán las necesidades reales en el futuro. Es posible extrapolar las necesidades en función de la estrategia de mantenimiento correspondiente. Sin embargo, esto requiere una base de datos muy buena sobre las actividades de mantenimiento anteriores, los planes de mantenimiento actuales y el estado actual de las instalaciones. En muchas empresas esto aún no es una realidad. Además, los componentes que se sustituyen en el curso del mantenimiento suelen reacondicionarse o fabricarse interna o externamente. Estas "necesidades secundarias" también deben tenerse en cuenta en la planificación del mantenimiento, lo que aumenta aún más la complejidad.

El reto de la planificación del mantenimiento a largo plazo es tener en cuenta a tiempo estas influencias y poner en marcha las medidas adecuadas en una fase temprana. El conocimiento de estos factores de influencia está repartido entre distintas personas de las empresas que deben colaborar en un proceso integrado.

Si las medidas no se abordan a tiempo, es posible que los problemas que surjan no se resuelvan a corto plazo. Por ejemplo, dada la actual escasez de trabajadores cualificados, es concebible que se necesiten meses o incluso años para ampliar el equipo existente. Algo similar ocurre con las herramientas, las piezas de repuesto y los proveedores de servicios externos. El problema de la cadena de suministro puede agravar aún más la situación de las empresas.

Aplicaciones integradas

Sin embargo, la planificación integrada del mantenimiento no puede realizarse únicamente con Excel. En su lugar, deben utilizarse aplicaciones específicas e integradas. Por un lado, se trata de los sistemas en los que se almacenan los datos maestros necesarios (por ejemplo, equipos, planes de mantenimiento y hojas de ruta) y los datos transaccionales (por ejemplo, órdenes y notificaciones). En un entorno SAP, se trata esencialmente de S/4 (o ERP/ECC 6.0). 

Por otro lado, se necesitan aplicaciones con las que se pueda realizar una planificación basada en los datos existentes. Esto es posible en parte con S/4 e incluye sobre todo la planificación a corto plazo y operativa. SAP ofrece las soluciones estándar S/4 Asset Management for Resource Scheduling (RSH) y SAP Field Service Management (FSM).

Además, SAP Integrated Business Planning (IBP) es una aplicación basada en la nube que puede utilizarse para planificar todos los aspectos de la cadena de suministro. IBP for Maintenance, Repair and Operations (MRO) está disponible específicamente para la planificación del mantenimiento. La herramienta lee los datos maestros y los datos transaccionales a través de una interfaz y determina los requisitos. En función de las necesidades, se optimiza el inventario, por un lado, y se planifica el suministro de recursos y materiales, por otro. El procedimiento depende de la estrategia de mantenimiento.

El mantenimiento preventivo consiste en medidas que se repiten cíclicamente. Por tanto, las necesidades pueden deducirse fácilmente de los planes de mantenimiento y de trabajo. En el caso del mantenimiento correctivo, las previsiones deben basarse en datos transaccionales del pasado. Los requisitos se derivan de las incidencias supuestas. El mantenimiento basado en la condición y el mantenimiento predictivo son cada vez más importantes en la combinación de estrategias de mantenimiento. La conexión de nuevos componentes digitales y sensores hace transparente el estado actual de máquinas y sistemas y permite realizar previsiones válidas para determinar las necesidades.

Casos especiales son los proyectos de renovación, mejora o ampliación de activos y de servicio al cliente. En el caso de los proyectos, los requisitos de la planificación individual del proyecto son la entrada para la planificación de recursos; en el caso del servicio al cliente, son los acuerdos de apoyo realizados y la planificación de ventas.

Mantenimiento, reparación, operaciones

El enfoque de IBP-MRO se basa en la planificación de series temporales. Esto significa que la planificación se realiza sobre una base consolidada en intervalos de tiempo y no sobre la base de órdenes de mantenimiento individuales. Por defecto, IBP-MRO sigue el proceso que se indica a continuación, pero puede adaptarse a las necesidades de cada cliente.

Tanto los datos maestros (ubicaciones técnicas, equipos, materiales, hojas de ruta, planes de mantenimiento) como los datos variables (contabilizaciones de materiales y confirmaciones de pedidos) se transfieren de S/4 Hana a IBP y se asignan a las estructuras de datos maestros y ratios de SAP Integrated Business Planning. Para ello, IBP utiliza la herramienta SAP CI-DS, que siempre se suministra con IBP. Los extractores estándar de SAP están disponibles para todos los datos mencionados. Los requisitos para el mantenimiento preventivo proceden de los planes de mantenimiento y las hojas de ruta actualizados en S/4. Los planes de mantenimiento se utilizan para determinar cuándo deben realizarse las actividades de mantenimiento. Los planes de trabajo se utilizan para desglosar qué esfuerzo y qué materiales son necesarios.

Mantenimiento correctivo 

La demanda prevista de mantenimiento correctivo se calcula para cada esfuerzo y material. Para ello, IBP-MRO proporciona operadores basados en el método Croston-TSB, orientados a necesidades discontinuas. La base de datos son los ratios derivados previamente del histórico de confirmaciones de pedido y reservas de material.

Los niveles óptimos de seguridad y de reposición de pedidos se determinan a partir de los resultados de la planificación de necesidades de mantenimiento correctivo y preventivo, así como de los datos maestros de materiales y su segmentación. Por último, para un ciclo de planificación completo, puede realizarse la comparación teórico-real, que suele llevarse a cabo en IBP o en SAC. La base para ello son los datos teóricos de IBP o SAC y los datos reales almacenados en S/4.