Los informes integrados vinculan los datos financieros de SAP con los KPI operativos

Las cifras clave operativas, como las recogidas por los sistemas de supervisión, rara vez se utilizan para elaborar informes. Los datos financieros por sí solos ofrecen una imagen incompleta y engañosa, por lo que a menudo se sacan conclusiones erróneas. La solución: informes integrados para toda la empresa.

Los estados financieros anuales y los informes financieros y ESG son habituales en la mayoría de las empresas, si no obligatorios. Muchas utilizan para ello sistemas como SAP Business Warehouse (BW), SAP Datasphere (antes Data Warehouse Cloud), SAP Analytics Cloud (SAC) o Microsoft Power Platform.

A pesar de las buenas herramientas y de todos los esfuerzos, los datos financieros suelen estar incompletos porque no están vinculados a las cifras clave operativas, aunque éstas también se registren mediante sistemas de ejecución de fabricación (MES).

La cantidad de datos de las empresas es enorme, pero no se aprovecha. Esto es especialmente fatal en la industria manufacturera, porque a menudo no se reconocen las verdaderas razones de las pérdidas de ventas, por ejemplo, y por tanto se ponen en marcha las medidas equivocadas.

Derivar medidas de los KPI

Por eso es importante integrar los datos operativos en los informes financieros. Esto permite a las empresas aumentar la transparencia porque salen a la luz las verdaderas correlaciones. Es posible realizar análisis rápidos, al final de los cuales pueden tomarse las decisiones correctas. 

La ventaja de los informes integrados puede verse en el ejemplo del KPI empresarial EBIT (beneficios antes de impuestos). Este KPI se considera un criterio clave para evaluar las empresas, pero por sí solo sólo proporciona parte de la verdad. Si el EBIT disminuye, por ejemplo, la razón de ello no se deduce necesariamente de los datos financieros por sí solos, ya que otras cifras clave también influyen en el EBIT: La cifra de negocios (ventas) puede haberse mantenido igual, al igual que los costes de la chatarra (COPQ).

Sin embargo, si los KPI operativos se integran en los informes, es posible profundizar en la razón y tener en cuenta, por ejemplo, la disponibilidad de la planta (OEE). Si ésta baja, también se puede determinar la razón mirando a niveles más profundos. Es posible que un sistema se averíe con frecuencia, razón por la cual la cifra de OEE desciende y, por tanto, también el EBIT. Por lo tanto, se pueden derivar medidas específicas de la cifra financiera clave EBIT, teniendo en cuenta los KPI operativos.

Otro ejemplo de las ventajas de los informes integrados es la planificación de la capacidad. Si las empresas se basan únicamente en los datos de planificación del ERP, a menudo están planificando sin tener en cuenta la realidad. Con un sistema de informes integrado, las capacidades pueden planificarse sobre la base de la "capacidad demostrada". Esto significa que todas las ineficiencias que existen en la empresa pueden incluirse en la planificación. Esto permite decidir con fundamento si se puede aceptar un nuevo pedido de un cliente o si primero hay que mejorar la eficiencia. Si se tienen en cuenta varias ubicaciones, las capacidades pueden repartirse para que la producción funcione de la forma más eficiente posible (equilibrio de la carga). Como efecto secundario, las empresas consiguen una distribución óptima de los riesgos de producción.

Armonizar las cifras clave

Para poder realizar informes integrados, primero es necesario fusionar y armonizar las cifras clave. Por ejemplo, deben incluirse los mismos tiempos de inactividad en la OEE en todas partes para que sean comparables en toda la empresa y en todas las fuentes de datos. Por tanto, el primer paso es definir un sistema de KPI estandarizado para toda la empresa, que debe ser lo más detallado posible, pero estructurado jerárquicamente. Esto significa que el nivel superior ya proporciona una buena visión de conjunto.

A continuación, hay que asegurarse de que se dispone de una buena base de datos y de que se puede acceder a ella. La mayoría de las empresas utilizan al menos hojas de cálculo Excel en producción, en las que se introducen los ratios operativos. Las empresas más grandes, en particular, registran y procesan los datos operativos y de calidad con un MES.

BW/4 Hana

A continuación, las fuentes de datos, a menudo heterogéneas, deben conectarse a un sistema central y estandarizarse en cuanto a formatos de datos. En BW/4 Hana y en la propia base de datos Hana, por ejemplo, SAP ofrece la posibilidad de conectar muchos sistemas diferentes. Muchas empresas ya utilizan Hana para procesar grandes volúmenes de datos en tiempo real y también BW/4 como almacén de datos para consolidarlos. Sin embargo, por desgracia, a menudo ignoran la oportunidad de realizar informes integrados.

Una vez conectadas las fuentes de datos, se puede crear un modelo de datos. Este modelo de datos representa el gemelo digital. El sistema de informes basado en él permite hacer declaraciones fiables sobre la situación de la empresa. Al crear el modelo de datos hay que encontrar un buen nivel de detalle: El modelo no debe ser demasiado grueso, es decir, debe contener todos los ratios relevantes, pero tampoco demasiado detallado para no perderse en las minucias.

La introducción de un sistema integrado de elaboración de informes en las empresas es un reto, pero puede superarse con ayuda. Hay que superar ciertos obstáculos, sobre todo desde el punto de vista tecnológico, porque hay una gran variación de sistemas en las empresas y todos los sistemas tienen que estar conectados al sistema central de informes.

Sin embargo, las ventajas de un sistema de este tipo compensan claramente los costes: Las empresas reciben una herramienta útil de visualización y control; las decisiones se aceleran gracias a análisis rápidos y cuadros de mando claros. Además, los informes normalizados permiten evaluar, distribuir y minimizar los riesgos en toda la empresa. 

SAP ofrece varias opciones para implementar informes de grupo integrados: El espectro abarca desde soluciones locales como BW/4 hasta las soluciones en la nube de Business Technology Platform (BTP) con SAP Datasphere como back-end y el clásico Analysis for Office o SAP Analytics Cloud como front-end.

También es posible la integración en otras plataformas, como Microsoft Power Platform. Además, SAP dispone ahora de una solución específica para la elaboración de informes ESG, la Sustainability Control Tower, que facilita la integración de indicadores de sostenibilidad.

Conclusión

Con los informes integrados, las empresas pueden hacer un uso sostenible de la increíble cantidad de datos de que disponen, obtener declaraciones bien fundadas sobre su situación y reconocer las correlaciones entre las distintas cifras y áreas clave.

Basándose en un sistema de este tipo, se pueden derivar medidas concretas de mejora y tomar decisiones bien fundamentadas. Aunque la introducción de informes integrados en una empresa supone un cierto esfuerzo técnico, las ventajas lo compensan.