Lo mejor de la conversión a S/4 con optimización de licencias

Las empresas deben tener en cuenta una serie de aspectos para garantizar el éxito de la transición. Para muchas empresas, el cambio a S/4 Hana es un hito y una parte importante de su transformación digital. Aquellas que todavía dudan en cambiar a S/4 o están teniendo problemas para implementar la migración ya están notando claramente las consecuencias. Esto se debe a que SAP no ha aportado más innovaciones a la Business Suite durante seis años. Y a partir de 2027, SAP dejará de dar soporte alguno a los antiguos sistemas SAP.

Para ello, SAP presentó en 2021 la iniciativa Rise with SAP, destinada a ayudar a las empresas a trasladarse a la nube y reorganizar sus procesos de negocio en el proceso. Con la introducción de Joule, un asistente basado en IA, la empresa de Walldorf volvió a aumentar la presión sobre sus clientes en otoño de 2023. Esto se debe a que Joule solo está destinado a la cartera Cloud Enterprise. Los usuarios de S/4 Hana Cloud, Public Edition, pueden esperar nuevas funciones de IA en la primavera de 2024. Los clientes On-prem no podrán beneficiarse de esta oferta.

Para que el cambio tenga éxito y no se vaya de las manos desde el punto de vista financiero, las empresas deben tener en cuenta algunos aspectos de antemano. Aquí se trata de comprender de forma exhaustiva y precisa la cartera de licencias de ECC existente para saber qué licencias de S/4 se necesitarán después.

Esta es la única forma de optimizar las licencias y deshacerse por fin del improductivo "shelfware". SAP ofrece a los usuarios la opción de convertir sus "antiguas" licencias ECC en las licencias S/4 correctas y obtener un crédito de hasta el 100 % de SAV (SAP Application Value). 

Es sabido que los sistemas SAP tienen una estructura de licencias compleja y de varios niveles. Existen diferentes tipos de licencia, por ejemplo licencias de usuario o motores, paquetes y productos de línea de negocio (LoB) para determinadas aplicaciones. Además, las licencias basadas en autorizaciones (Abap Authorisation Concept) plantean nuevos problemas a los administradores de SAP. Sobre la base de este concepto de autorización, el administrador asigna autorizaciones a los usuarios que determinan qué acciones puede realizar un usuario en el sistema SAP después de haber iniciado sesión en el sistema y haberse autenticado. Esta información es importante para la optimización de licencias con el fin de medir el uso y calcular las futuras necesidades de licencias SAP.

Lamentablemente, en muchos procesos de migración a S/4 se presta muy poca atención a la optimización de licencias, a pesar de que SAP suele tratar con inversiones millonarias. A menudo faltan recursos internos y experiencia para tratar adecuadamente esta cuestión estratégica. Una migración a S/4 es muy difícil, si no imposible, de revertir. Por tanto, una "mala" migración superará con creces los costes previstos y llevará más tiempo.

Con nuestra solución USU Software Asset Management, ayudamos a los usuarios de SAP a migrar a S/4: identificando el software de estantería y cambiándolo por productos S/4; identificando las licencias infrautilizadas y reasignando estos recursos a otros usuarios o sistemas; gestionando las licencias y garantizando que todos los usuarios tengan los permisos correctos; preparando a los clientes para las auditorías y ayudándoles a garantizar el cumplimiento; optimizando procesos como el aprovisionamiento de software, el seguimiento de licencias y la conciliación de autorizaciones; ampliando o reduciendo sistemas en la nube de SAP y aumentando la flexibilidad; y automatizando procesos.

Conseguir un ahorro medio de más del 10 por ciento mediante la optimización de licencias: ¡eso supone una suma de seis cifras para muchas empresas! Aunque SAP en la nube ofrece muchas ventajas per se, hay buenas razones por las que las empresas están aún mejor posicionadas con el uso de una herramienta de gestión y optimización de licencias. La gestión de activos de software permite a los usuarios de SAP utilizar su valioso tiempo y sus costosas licencias SAP de forma más eficiente, reducir los costes de software y minimizar los riesgos de cumplimiento.