Asignación de licencias al usuario basada en el uso o en la autorización

La concesión de licencias puede basarse en el uso o en la autorización. La Dra. Jana Jentzsch y Guido Schneider intentan arrojar luz sobre el trasfondo en un debate técnico y plantear soluciones. En el curso de su trabajo de consultoría sobre licencias S/4, Jana Jentzsch y Guido Schneider han observado que cada vez más clientes SAP existentes creen que la asignación de las correspondientes licencias de usuario de S/4 Hana debe basarse en los roles de autorización SAP existentes. Esta suposición también la comparten ahora los propios empleados de SAP y otros expertos en licencias SAP, que también han publicado los artículos correspondientes en la revista E3.

Por otro lado, hay miembros de la comunidad SAP que creen que la base para la asignación de licencias de usuario para SAP R/3, ERP/ECC 6.0 y S/4 Hana es el uso real, por ejemplo, la ejecución de una transacción.

El impacto financiero puede ser considerable. Si una persona tiene más autorizaciones de las que realmente utiliza, podría tener que asignársele un tipo de licencia de usuario (basada en autorizaciones) más cara de la que podría utilizar (basada en el uso). Por tanto, es hora de aclarar si este supuesto cambio en la base de la concesión de licencias se ha producido realmente. 

Guido Schneider, Cumplimiento de licencias de software 365 (SLC365):

Para aclarar esta cuestión, he examinado detenidamente la lista de precios y condiciones de SAP, PKL, 2023/4, versión de octubre de 2023. He omitido la licencia de desarrollador, S/4 Hana Developer Access. El usuario profesional ECC
corresponde en gran medida a la licencia "SAP S/4HANA Enterprise Management for Professional Use" bajo S/4. Cualquier persona a la que se le haya asignado este tipo de licencia puede utilizar el sistema S/4 de acuerdo con la definición contenida en la PKL y, por tanto, desempeñar todas las funciones operativas, de administración del sistema y de gestión en particular.

Además de la amplia licencia de Uso Profesional, S/4 Hana también ofrece los dos tipos de licencia siguientes: SAP S/4HANA Enterprise Management para Uso Productivo - cuesta alrededor de una décima parte de la licencia de Uso Profesional; y SAP S/4HANA Enterprise Management para Uso Funcional - cuesta alrededor de un tercio de la licencia de Uso Profesional; por lo que la licencia de Uso Productivo está incluida en la licencia de Uso Funcional.

Extracto del PKL de octubre de 2023, página 46: "2.6 Uso de S/4HANA Enterprise Management for Productivity: El uso está permitido a personas que sean empleados del Cliente. Están autorizados a realizar las siguientes funciones de la solución: [seguido de un listado de funciones de la solución, así como "Derechos de uso de visualización" y "Derechos de uso de aprobación"]."

El uso se refiere a la asignación del tipo de licencia a un individuo, no al uso de la función de la solución. Esta frase también se incluye en la definición de la licencia de uso funcional (en b), pero se amplía a los empleados de los socios comerciales (en a). Por lo tanto, en este punto de la PKL se aclara a qué persona individual se puede asignar generalmente este tipo de licencia. "Está autorizado a ejecutar las siguientes funciones de la solución" o dicho de otro modo: La persona física a la que se ha asignado este tipo de licencia, en este caso S/4HANA Enterprise Management for Productivity Use, puede ejecutar las funciones de la solución enumeradas y sólo éstas.

Lo mismo se aplica a la definición de la licencia de uso funcional. La restricción es, por tanto, que el individuo sólo puede ejecutar las funciones de la solución enumeradas. Si el individuo ejecuta otras funciones de la solución que se utilizan de la misma manera, no podrá asignarse este tipo de licencia.

No dice que los roles de autorización SAP asignados deban adaptarse para que sólo puedan contener las funciones de solución enumeradas. El denominado concepto de autorización SAP, tal y como lo conocemos de SAP Basis, no se menciona aquí ni en ninguna otra parte de la PKL. Según la PKL de SAP, la base para la asignación de licencias de usuario está claramente basada en el uso. ¿Cómo ve usted esto como abogado?

Dra. Jana Jentzsch, Jentzsch IT Rechtsanwaltsgesellschaft:

Como fabricante, SAP es generalmente el propietario de los derechos de autor del software. Sobre la base y dentro del ámbito de la ley de derechos de autor, SAP puede en principio regular contractualmente si se conceden al cliente derechos de uso del software y en qué medida.

Deben preservarse los derechos específicos de los clientes previstos en la legislación sobre derechos de autor, como el derecho al uso conforme a lo previsto de conformidad con el artículo 69d UrhG. En principio, sin embargo, desde la perspectiva de los derechos de autor, no hay nada que decir en contra de la concesión de licencias basada en autorizaciones y, en consecuencia, de la medición basada en las autorizaciones concedidas en el sistema. Sin embargo, esto debe reflejarse en la concesión contractual de derechos de uso. Si nos fijamos en las cláusulas pertinentes de los contratos, PKL y GTC, tengo serias dudas de que aquí se haya establecido de forma jurídicamente segura un concepto basado en la autorización. Hay mucho que decir a favor de la interpretación de un concepto basado en el uso.

Guido Schneider:

Durante la medición técnica del sistema SAP, USMM, no se comprueba si los roles de autorización SAP asignados a las personas individuales se corresponden con las definiciones de los tres tipos de licencia de usuario descritos anteriormente. Los clientes SAP podrían hacer calcular la licencia de usuario necesaria en función de la categoría de licencia, tipo de licencia, asignada a cada rol de autorización SAP individual.

Para ello, el desarrollador que crea los roles de autorización SAP debe escribir manualmente el tipo de licencia correspondiente a cada rol de autorización SAP. El USMM lo utiliza para crear la licencia de usuario correspondiente para cada cuenta SAP. Este método ya existía en los tiempos de R/3, ECC 6.0, y sigue existiendo con S/4 Hana. Alternativamente, el administrador de usuarios SAP puede asignar el tipo de licencia de usuario requerido directamente a la cuenta respectiva de forma manual, por ejemplo, a través de la transacción SU01. Con ambos métodos, depende del cliente SAP decidir cómo clasificar las funciones de autorización SAP o las cuentas SAP individuales.

Sin embargo, los métodos no pueden utilizarse simultáneamente. La clasificación de cuentas SAP es principal, independientemente de los tipos de licencia que se hayan asignado previamente a los roles de autorización SAP.

Sé que se trata sobre todo de una cuestión técnica, pero desde un punto de vista jurídico, ¿existe alguna relación entre la medición del sistema SAP y la cuestión de la base sobre la que debe realizarse la asignación (clasificación) de licencias de usuario SAP -basada en el uso o en la autorización-?

Jana Jentzsch:

En el marco de la medición del sistema SAP, comprobamos si el cliente utiliza el software SAP bajo licencia de conformidad con el contrato o si excede el alcance contractualmente autorizado. Para ello son decisivas las disposiciones de los contratos y, por supuesto, la ley de protección de datos aplicable, que no debe ser infringida por una medición del sistema. El tratamiento de datos personales, incluido el acceso a estos datos por parte de SAP con fines de medición del sistema, tendría que estar contemplado, por ejemplo, en acuerdos individuales. La aplicación de una clasificación de usuarios basada en el uso o la autorización sólo sería relevante si estuviera regulada contractualmente.

Si las condiciones generales de contratación de SAP contienen disposiciones poco claras o contradictorias, el cliente podrá interpretarlas, por regla general, de la forma que le resulte más favorable, basándose en la legislación sobre condiciones generales de contratación.

Guido Schneider:

También he formulado esta pregunta porque el servicio STAR de SAP, S/4HANA Trusted Authorisation Review Service, ofrece una especie de asistencia para la asignación de licencias de usuario de SAP. SAP ha desarrollado una herramienta, Object Analyzer, que compara las autorizaciones existentes con los nuevos tipos de S/4 utilizando un conjunto estándar de reglas. Este método ahora también puede ser llevado a cabo por los propios clientes existentes de SAP, sin tener que trabajar con SAP. El resultado puede utilizarse para clasificar automáticamente las funciones de autorización de SAP descritas anteriormente. A continuación, el USMM compila la licencia de usuario SAP necesaria para cada cuenta SAP.

La aplicación, STAR, es una ayuda, por ejemplo, para ahorrar a los desarrolladores el trabajo de clasificar manualmente las funciones de autorización de SAP o para estimar las futuras necesidades de licencias de usuario de S/4. ¿Hay alguna indicación en los contratos SAP, GTCs o PKL de que este servicio STAR sea obligatorio? No tengo conocimiento de ello.

Jana Jentzsch:

No tengo constancia de que en nuestros anteriores trabajos de consultoría existiera una normativa de este tipo. Por cierto, no sólo pueden producirse errores individuales en el contexto de tales servicios, sino que toda la clasificación puede incluso no basarse en lo acordado contractualmente. En particular, si hay muchos contratos de distintos años, no deben utilizarse como única base de medición el PKL y las métricas más recientes; siempre deben tenerse en cuenta las disposiciones pertinentes del contrato específico. Los clientes deben asegurarse de no verse perjudicados por asignaciones globales que no se correspondan con sus contratos.

Guido Schneider:

Con Rise with SAP S/4 Hana, S/4 en la nube, SAP ha dado un paso hacia la concesión de licencias de usuario. Esto facilita la gestión de licencias. En lugar de adquirir números exactos de tipos de licencia de usuario específicos, los clientes de SAP pueden adquirir los denominados FUE, Equivalentes de Uso Completo. Ejemplo: RISE con SAP S/4HANA Cloud, Public Edition, Premium. Estos FUE pueden utilizarse para cubrir los requisitos de licencia de usuario, aunque debe hacerse una distinción entre Public Edition y Public Cloud, ya que tienen descripciones de alcance de características diferentes.

Como antes, las personas pueden (ahora) acceder a determinadas funciones de la solución Rise con S/4 Hana Cloud Service.

Los clientes de SAP pueden asignar cada FUE a uno de los paquetes de uso y cambiar la asignación durante la vigencia del contrato. En opinión del experto jurídico, ¿ha cambiado esto la base de la asignación de licencias de usuario de SAP?

Jana Jentzsch:

Con Rise with SAP S/4 Hana Cloud, SAP también debe preguntarse si en los contratos se ha aplicado claramente un concepto basado exclusivamente en la autorización. Si aplico las normas de la legislación alemana, en particular la ley sobre condiciones generales aplicable en el sector B2B, tengo aquí considerables dudas.

Conclusión

Los contratos SAP, las CGC y la PKL no regulan claramente la cuestión de si la asignación de licencias de usuario debe basarse en el uso o en la autorización. No existe ninguna sentencia judicial al respecto. Según la legislación vigente en materia de CGC, las normas poco claras o contradictorias no pueden interpretarse en perjuicio de los clientes. A la hora de migrar de ECC 6.0 a S/4 Hana, creemos que los clientes de SAP deberían aprovechar la oportunidad para revisar los conceptos de autorización existentes y posiblemente obsoletos y adaptarlos al uso actual o futuro de S/4. De este modo, dependiendo de cada caso, se puede reducir significativamente el riesgo de una asignación de licencias de usuario basada en autorizaciones y potencialmente costosa.

Nota editorial: La norma general de redacción de la revista E3 se basa en la directriz "Escribimos como hablamos". Por lo tanto, para E3, el nombre de la base de datos SAP es lógicamente Hana. Sin embargo, para garantizar la mayor corrección posible en lo que respecta a las denominaciones y los tipos de licencia, en este texto se ha adoptado la ortografía correspondiente de la PKL de SAP, Lista de precios y condiciones.

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