La automatización de procesos es más importante que nunca

En una encuesta realizada por la DIHK (Asociación de Cámaras de Industria y Comercio Alemanas), el 77% de las cerca de 8.500 empresas encuestadas declararon que prevén un descenso del volumen de negocio en 2020 como consecuencia del coronavirus. Más de un tercio de las empresas prevén menos inversiones. El Director General de la DIHK comenta: "En vista de los enormes retos que plantean la digitalización y la transición energética, necesitamos innovación e inversión en Alemania para seguir siendo competitivos después de la crisis."

Garantizar la competitividad es también una preocupación de los departamentos financieros de las empresas cuando se trata de racionalizar los procesos y reducir así los costes a largo plazo. Aunque el departamento financiero esté basado en ERP, los procesos manuales, que consumen mucho tiempo, siguen siendo una carga en el trabajo diario y causan gastos innecesarios.

Además, desde la crisis financiera, los procesos de elaboración de los estados financieros se han vuelto cada vez más complejos, y no solo debido a los requisitos normativos. Por ejemplo, los estados financieros anuales con arreglo a la NIIF 9 de una compañía de seguros pueden comprender fácilmente más de 50 pasos de proceso en el futuro, que son llevados a cabo por diferentes departamentos, personas y aplicaciones. Este nivel de complejidad equivale a una tarea de Sísifo para el propietario del proceso sin el apoyo de una herramienta adecuada. A este respecto, también se plantea la cuestión de la transparencia, por ejemplo para poder actuar a tiempo si una etapa del proceso se retrasa. Además, no es fácil garantizar la calidad a lo largo de todo el proceso con intervenciones manuales sin supervisión de herramientas.

Automatización de procesos en los sistemas ERP modernos

Las ventajas de la automatización de procesos mediante un software adecuado son evidentes si se tiene en cuenta que la mayoría de los pasos del proceso en los sistemas ERP son la simple ejecución manual de programas en la secuencia correcta, donde los errores sólo se producen en contadas ocasiones. Además de aumentar la eficacia, también puede lograrse una mayor transparencia en lo que respecta a los tiempos de procesamiento. Por otra parte, los nuevos pasos de comprobación son fáciles de implementar y pueden realizarse automáticamente por la noche si es necesario, lo que puede mejorar significativamente la calidad de los procesos dentro de un sistema ERP.

Además, estas aplicaciones suelen disponer de datos de procesos ya realizados, de modo que las opciones de investigación mejoradas pueden ayudar a optimizar los procesos empresariales. Sin embargo, no todas las empresas tienen en uso las correspondientes aplicaciones para la automatización de procesos empresariales complejos.

Sin embargo, los sistemas ERP modernos, como S/4 Hana, ya ofrecen muchas opciones para automatizar y paralelizar programas. Como en cualquier proceso de selección de software, las empresas que estén considerando la adquisición e introducción de una herramienta de automatización deben describir de antemano sus requisitos mínimos para la solución. Entre otros, podrían ser importantes los siguientes aspectos.

La aplicación debe ser capaz de mostrar los procesos con claridad. Por ejemplo, todos los procesos relevantes y su estado respectivo podrían mostrarse como una especie de cabina en la página de inicio para el usuario respectivo, de modo que éste pueda identificar los problemas de un vistazo. La aplicación también debe ser capaz de asignar diferentes procesos y variantes de procesos por unidad de la empresa.

Además, varios pasos del proceso (programas estándar, comprobaciones personalizadas, actividades manuales, etc.) deben poder iniciarse automáticamente y en paralelo en función de otros pasos del proceso. Con una interfaz de usuario del software moderna, por ejemplo SAP UI5, la gestión de procesos no sólo puede contribuir a garantizar la competitividad, sino también lograr la aceptación necesaria entre los usuarios para gestionar procesos complejos de forma más automatizada.