La automatización de procesos es más importante que nunca

En una encuesta de la DIHK (Deutscher Industrie- und Handelskammertag e. V.), el 77% de las cerca de 8.500 empresas encuestadas declararon que prevén un descenso del volumen de negocio en 2020 como consecuencia del virus corona. Más de un tercio de las empresas prevén menos inversiones.

El director ejecutivo de DIHK afirma: "Ante los enormes retos de la digitalización y la transición energética, necesitamos innovaciones e inversiones aquí en Alemania para seguir siendo competitivos después de la crisis.

Garantizar la competitividad es también una preocupación de los departamentos financieros de las empresas cuando se trata de racionalizar los procesos y reducir así los costes a largo plazo. Aunque el departamento financiero esté basado en ERP, los procesos manuales, que consumen mucho tiempo, siguen siendo una carga en el trabajo diario y causan gastos innecesarios.

Además, desde la crisis financiera, los procesos de elaboración de estados financieros se han vuelto cada vez más complejos, y no solo debido a los requisitos normativos. Por ejemplo, el estado financiero anual con arreglo a la NIIF9 de una compañía de seguros puede incluir fácilmente en el futuro más de 50 pasos de proceso, realizados por distintos departamentos, personas y aplicaciones.

Semejante nivel de complejidad equivale a una tarea de Sísifo para el responsable del proceso sin el apoyo de una herramienta adecuada. A este respecto, también se plantea la cuestión de la transparencia, por ejemplo para poder actuar a tiempo en caso de retrasos en una etapa del proceso. Además, no es fácil garantizar la calidad a lo largo de todo el proceso en caso de intervenciones manuales sin supervisión de herramientas.

Las ventajas de la automatización de procesos mediante el software adecuado son evidentes si se tiene en cuenta que la mayoría de los pasos del proceso en los sistemas ERP son la simple ejecución manual de programas en la secuencia correcta, donde los errores sólo se producen en contadas ocasiones. Además del aumento de la eficacia, también puede lograrse una mayor transparencia de los tiempos de procesamiento.

Además, los nuevos pasos de auditoría son fáciles de implementar, se pueden llevar a cabo automáticamente durante la noche si es necesario y, por lo tanto, la calidad de los procesos también se puede mejorar significativamente dentro de un sistema ERP.

Además, estas aplicaciones suelen disponer de datos de procesos ya realizados, de modo que las opciones de investigación mejoradas pueden ayudar a optimizar los procesos empresariales. Sin embargo, no todas las empresas tienen en uso las correspondientes aplicaciones para la automatización de procesos empresariales complejos.

Sin embargo, los sistemas ERP modernos, como S/4 Hana, ya ofrecen muchas opciones para automatizar y paralelizar programas. Como en cualquier proceso de selección de software, las empresas que estén considerando la adquisición e introducción de una herramienta de automatización deben describir de antemano sus requisitos mínimos para la solución. Entre otros, podrían ser importantes los siguientes aspectos.

La aplicación debe ser capaz de mostrar los procesos con claridad. Por ejemplo, todos los procesos relevantes y su estado respectivo podrían mostrarse como una especie de cabina en la página de inicio para el usuario respectivo, de modo que éste pueda identificar los problemas de un vistazo. La aplicación también debe ser capaz de asignar diferentes procesos y variantes de procesos por unidad de la empresa.

Además, varios pasos del proceso (programas estándar, comprobaciones personalizadas, actividades manuales, etc.) deben poder iniciarse automáticamente y en paralelo en función de otros pasos del proceso. Con una interfaz de usuario del software moderna, por ejemplo SAP UI5, la gestión de procesos no sólo puede contribuir a garantizar la competitividad, sino también lograr la aceptación necesaria entre los usuarios para gestionar procesos complejos de forma más automatizada.