La IA orquesta la transformación de S/4

La migración a SAP S/4 a través de la capa de aplicación es una de las ventajas destacadas de la plataforma JiVS IMP. Los más de 3.000 objetos de negocio que JiVS IMP soporta de serie aceleran enormemente la migración a la nueva generación de software de Walldorf y reducen generalmente a la mitad el esfuerzo asociado. Esto se aplica incluso a los proyectos de migración más grandes y complejos. Sin embargo, en estos proyectos, no es el 95% de los objetos de negocio soportados en la norma lo que genera finalmente el mayor esfuerzo, sino el 5% restante que debe crearse adicionalmente. Sólo con su ayuda puede completarse totalmente la migración, es decir, también pueden transferirse los datos necesarios de sistemas no SAP y personalizados a SAP S/4 Hana.

Proponente de objetos de negocio

Las empresas son conscientes del esfuerzo que supone. Muchas lo posponen, lo dejan de lado o lo evitan por completo. No es de extrañar, por tanto, que en entornos informáticos de crecimiento histórico y, por tanto, extremadamente heterogéneos, más del 50% de los sistemas existentes sean soluciones no SAP, tanto de terceros proveedores como individuales. El problema: con el tiempo, estos sistemas quedan fuera de mantenimiento y el riesgo para la seguridad de los datos aumenta drásticamente. Por motivos legales y empresariales, las empresas deben seguir garantizando el acceso a los datos almacenados en los sistemas heredados, a veces durante varias décadas. A esto hay que añadir el esfuerzo administrativo asociado. Además, con el tiempo, cada vez se pierden más conocimientos sobre el funcionamiento de estos sistemas, un reto que se agudiza ante el cambio demográfico y la consiguiente escasez de mano de obra.

Esfuerzo, conocimientos, seguridad: los riesgos de una migración incompleta son demasiado grandes para mantenerlos bajo control a largo plazo. En este contexto, las empresas necesitan una solución que acelere masivamente el diseño de objetos de negocio personalizados. Para ello, DMI ha utilizado la inteligencia artificial para completar y ampliar el popular JiVS Business Object Designer (JOD) con el nuevo Business Object Proposer (BOP). El Business Object Proposer inteligente se encarga ahora de las tediosas y laboriosas tareas de encontrar los datos correctos y completos en las tablas adecuadas y de vincularlos correctamente. Esto tiene el potencial de reducir a la mitad el tiempo de desarrollo de los objetos de negocio.

BOP se basa en un gran modelo lingüístico de código abierto (LLM) especialmente entrenado y en algoritmos basados en reglas. Para garantizar la plena soberanía de los datos y la necesaria protección de los mismos, los clientes pueden instalar y utilizar BOP, incluido el modelo lingüístico, in situ. Otra ventaja: la necesidad de migrar datos y documentos de sistemas heredados a SAP S/4 Hana procede de los departamentos especializados. Sin embargo, no son expertos en TI ni en bases de datos. Para que sus deseos se implementen de la forma más eficiente posible, se necesitan expertos que entiendan exactamente lo que quieren decir los departamentos especializados y cómo deben implementarse técnicamente los requisitos.

Con la BOP, las empresas necesitan menos conocimientos especializados para cumplir los requisitos de los departamentos especializados. Los expertos existentes pueden realizar más tareas en menos tiempo y concentrarse sobre todo en comprobar los análisis y propuestas de la BOP. Otros equipos que no tienen conocimientos expertos de los distintos sistemas heredados pueden utilizar BOP para ayudar a crear los objetos de negocio que faltan y luego migrar los datos. Esto hace que los participantes en el proyecto sean órdenes de magnitud más eficientes y productivos. Más ventajas: Gracias a BOP y a la posterior migración de datos y almacenamiento seguro a largo plazo, las empresas pueden desmantelar por completo todos los sistemas heredados, sistemas SAP y no SAP, como parte de la transformación y migración a SAP S/4 Hana. Esto suele suponer un ahorro del 80% de los costes operativos. Al mismo tiempo, el derecho al olvido obliga a las empresas a garantizar la transparencia entre sistemas.

Identificación de datos personales

La legislación europea y suiza sobre protección de datos lo contempla desde hace años: el derecho de empleados y clientes a ser „olvidados“. Una norma sencilla, pero que sigue desesperando a los expertos informáticos. ¿Los datos de una persona se almacenan „sólo“ en los sistemas SAP o también en los numerosos sistemas periféricos, ya sean de otros fabricantes o en soluciones desarrolladas internamente? ¿Hay varias personas con el mismo nombre y cuál de ellas es la que se busca? ¿Aparece la misma persona bajo diferentes claves, por ejemplo porque el empleado ha trabajado varias veces en la misma empresa a lo largo de su carrera profesional?

Paisajes heterogéneos

Con la mano en el corazón: es probable que muchas empresas, al menos aquellas con entornos informáticos históricamente crecidos y heterogéneos, se reconozcan en estas preguntas y sólo sean capaces de responder a algunas de ellas pulsando un botón. E incluso si supieran claramente en qué sistemas, tablas y campos se almacenan los datos personales que buscan, tendrían que borrarlos específicamente en cada sistema individual.

Cada vez más empresas trabajan para que los datos personales sean identificables de forma única en todos los sistemas. Para ello, se asigna a las personas un número de identificación único. Éstos se vinculan a las claves únicas de los distintos sistemas en los que se almacenan los datos. Sobre esta base, se puede crear una regla como parte de la gestión de la retención (RM) para eliminar todos los datos asociados a una persona desde una ubicación central, teniendo en cuenta todas las claves específicas del sistema - incluso si el proceso de eliminación tiene lugar después en 27 sistemas, por ejemplo. Por muy correcto que sea este planteamiento, está muy orientado al futuro. Esto significa que la ventaja de la gestión centralizada y automatizada no se amortiza con carácter retroactivo, por ejemplo, cuando se borran los datos personales de antiguos empleados o clientes que se han ido a la competencia.

Así que no es de extrañar que muchas empresas sigan sin poder cumplir sus obligaciones de suprimir datos personales, ¡incluso después de la entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos europeo y de la actual Ley de Protección de Datos suiza!

En cambio, las empresas que trabajan con la plataforma JiVS IMP pueden dominar estos retos de una sola vez y desde un lugar centralizado. Esto es posible gracias a la nueva funcionalidad de Identificación de Datos Personales (IDP) basada en inteligencia artificial. Busca en todos los sistemas, especialmente en aquellos para los que no existe un repositorio de metadatos o está mal mantenido, y clasifica tablas, columnas y campos. A continuación, presenta los resultados de su análisis y clasificación para su revisión. De este modo, las empresas tienen una visión general de dónde se encuentran los datos personales y sólo tienen que afinar los resultados propuestos. Esto reduce al mínimo el esfuerzo de búsqueda.

Lo mejor de todo es que las empresas pueden utilizar PDI para crear una regla RM y el objeto de negocio asociado -pronto también con la ayuda del proponente inteligente de objetos de negocio- que les permitirá eliminar automáticamente los datos personales, incluidos los documentos asociados. De este modo, pueden garantizar que todos los datos personales cuyo periodo de conservación legalmente prescrito haya expirado se eliminen automáticamente de forma fiable y puntual al final del periodo de conservación. También pueden satisfacer solicitudes de supresión justificadas fuera de estos plazos con sólo pulsar un botón desde una ubicación central, sin tener que buscar los datos pertinentes y tocar individualmente los sistemas afectados. Es precisamente esta ubicación centralizada la que exige la ley, que las empresas deben aplicar a todos los sistemas. DMI ha creado esta ubicación con PDI.

Además de la cuestión de dónde se encuentran los datos personales, en los entornos informáticos maduros se plantea el mismo reto para cualquier tipo de información, ya sean documentos, informes o datos empresariales históricos.

„JiVS IMP, tengo un problema“

Cuanto mayor es la empresa, más heterogéneo es el panorama de sistemas. Las últimas generaciones de productos, como SAP S/4 Hana, coexisten con sistemas SAP más antiguos, pero también con soluciones ERP y de otros proveedores, así como con soluciones personalizadas que pueden llevar años sin desarrollarse. Todos contienen datos, documentos e informes que siguen teniendo valor para la empresa muchos años después de haber sido creados e incluso archivados. Sin embargo, lo que falta, y cada vez falta más con el tiempo, es en muchos casos saber dónde encontrar el informe, documento o entrada de datos que se busca. La situación se parece cada vez más a un archivo sin archivero.

Los equipos de los distintos departamentos especializados de las empresas reaccionan de forma casi alérgica ante la posibilidad de dejar de poder consultar un documento o informe que tenga quince años o más, aunque esto sólo ocurra una vez cada diez años. Y sin embargo, esta reacción y estas expectativas de los departamentos especializados son las que suelen causar grandes problemas a sus colegas de TI, sobre todo en los proyectos de transformación y migración. Aunque el departamento de TI desea transferir la menor cantidad posible de datos heredados a nuevas generaciones de productos como SAP S/4 Hana y preferiría desmantelar todos los sistemas heredados, suele entrar en conflicto con los intereses de los usuarios empresariales por las razones mencionadas anteriormente. El tiempo, el personal y el desembolso financiero para la transformación aumentan y el nivel de conocimientos que las empresas necesitan mantener para proporcionar información heredada sigue siendo alto. Se trata de una situación cada vez más difícil de gestionar, sobre todo en tiempos de creciente escasez de mano de obra cualificada y de aumento de la presión competitiva y de costes.

Funcionalidad Chatbot

A más tardar desde el meteórico ascenso de la inteligencia artificial generativa, debería estar claro para prácticamente todo el mundo que la investigación en una amplia variedad de sistemas es una disciplina primordial para los llamados grandes modelos lingüísticos. Por esta razón, DMI ha entrenado una IA para este caso de uso y la ha integrado en JiVS IMP como una funcionalidad de chatbot.

De este modo, los empleados del departamento financiero de una empresa, por ejemplo, pueden buscar y encontrar datos y documentos historizados en la plataforma JiVS IMP para su almacenamiento a largo plazo conforme a la legislación, simplemente utilizando entradas de lenguaje natural: „JiVS IMP, tengo un problema. Necesito recopilar las partidas abiertas del cliente 1020 y del ejercicio 2019. Desgraciadamente, no conozco el desarrollo personalizado en el que se crearon los documentos. ¿Podría encontrarlos?“ En respuesta, el chatbot de la plataforma JiVS-IMP mostraría los documentos buscados, ordenados por probabilidad de acierto, y pediría al usuario que confirmara que se trata de la información que está buscando.

Pero el diálogo no tiene por qué acabar ahí. También se puede buscar, encontrar y mostrar información adicional, como todos los documentos o correos electrónicos vinculados al recibo, utilizando entradas de lenguaje natural. Todo esto es posible sin que los usuarios tengan que estar familiarizados con el sistema de origen. El chatbot de JiVS IMP aumenta la facilidad de uso y ahorra tiempo, mientras que la mayor productividad y eficiencia de los empleados ahorra valiosos recursos humanos desde la perspectiva de la empresa. En el futuro, las empresas también se beneficiarán del chatbot en conexión con el Business Project Proposer inteligente, sobre todo durante la fase de transformación y migración al cambiar a SAP S/4 Hana. Por ejemplo, si el migrante conoce el nombre de un objeto de negocio heredado, pero no el sistema fuente asociado, una pregunta al chatbot en lenguaje natural pronto será suficiente para encontrar los datos y hacer que se cree un nuevo objeto de negocio.

Sin embargo, la mayor ventaja del chatbot es que ayuda a reducir el miedo al contacto y a la pérdida, por así decirlo, en los proyectos de transformación y migración por parte de los departamentos especializados. Una vez que los departamentos especializados se dan cuenta de lo fácil que es acceder a la información historizada, su resistencia a la historización exhaustiva de la información heredada en la plataforma JiVS-IMP disminuye. El aumento de la aceptación por parte de los usuarios -uno de los factores de éxito más importantes en proyectos informáticos amplios y complejos como la transformación a SAP S/4 Hana- reduce al mínimo la cantidad de información heredada que debe migrarse, suele reducir a la mitad el esfuerzo de transformación y migración y permite retirar del servicio no sólo los antiguos sistemas SAP, sino todos los sistemas heredados. Esto reduce los costes operativos originales en un 80% o más. Al mismo tiempo, el coste total de propiedad de SAP S/4 Hana puede reducirse en un 25%, ya que las empresas tienen que almacenar muchos menos datos en el sistema activo y, por lo tanto, pueden ahorrar en la costosa memoria principal. Pero aunque el acceso a la información esté asegurado, queda el verdadero esfuerzo: la transferencia estructurada de estos datos al nuevo mundo del sistema.

Cualquiera puede transformarse

Los proyectos de transformación son una tarea ingente para los departamentos de TI. Sin embargo, también representan una enorme carga adicional para los departamentos especializados. Son ellos los que tienen que coordinar con TI qué datos, documentos e informes creen que deben estar disponibles en el sistema activo tras el cambio a SAP S/4 Hana. Y son ellos los que, además de su trabajo real para TI, tienen que redactar las especificaciones necesarias para que sus colegas puedan crear las reglas de transformación adecuadas.

Para obtener resultados perfectos en el menor tiempo posible durante la fase de transformación, DMI ha desarrollado la nueva funcionalidad Low Code Transformation (LCT). Se basa en un modelo de IA especialmente entrenado que puede utilizarse para formular reglas de transformación en lenguaje natural. LCT convierte automáticamente la entrada en sentencias MS SQL, uno de los estándares de codificación más utilizados en el mundo. La ventaja: MS SQL no sólo ha sido siempre el lenguaje de programación de JiVS-IMP. De hecho, es compatible con la gran mayoría de los modelos de IA debido a su gran proximidad con el lenguaje natural. La mayor ventaja del LCT es que permite conservar valiosos recursos humanos tanto en los departamentos informáticos como en los especializados. La funcionalidad reduce la carga de ambos en los proyectos de transformación y migración. LCT también ofrece a las empresas más flexibilidad a la hora de reunir los equipos necesarios para crear las reglas de transformación. Con la ayuda de esta nueva funcionalidad, los expertos en transformación pueden formar a colegas menos especializados en un breve espacio de tiempo. Gracias a LCT, pueden centrarse no sólo en los resultados de su propio trabajo, sino también en la revisión de los resultados del trabajo de sus compañeros de equipo. Todo ello ahorra tiempo sin comprometer la calidad de los resultados. 

JiVS crea un enfoque de IA de extremo a extremo en todas las fases de la transformación: desde el diseño de objetos de negocio individuales hasta el cumplimiento y la aceptación de los usuarios, pasando por la definición de reglas y la calidad de los datos. Esto desplaza el foco de atención de la migración de sistemas a la reorganización estratégica del panorama de datos, con la perspectiva realista de desconectar de forma coherente los sistemas heredados, reducir de forma sostenible los costes operativos y comenzar con datos limpios en el mundo S/4.

La IA mejora los datos

Y hay magia en todo comienzo... Es probable que no todo el mundo piense en las poéticas palabras de Hermann Hesse en el contexto de los proyectos de transformación y migración. Sin embargo, a pesar de toda la complejidad y el esfuerzo que conllevan, estos proyectos ofrecen una oportunidad única que, de hecho, tendría algo de mágico: optimizar la calidad de los datos y eliminar los pecados del pasado en el mantenimiento de los datos. Esto es especialmente cierto en el caso de los datos maestros. Cuanto más precisos sean, mayor será su beneficio en el nuevo sistema. Sin embargo, muchas empresas rehúyen el esfuerzo que supone. Aunque son conscientes de las ventajas de disponer de datos correctos, opinan que estas ventajas no justifican el trabajo adicional que supone la transformación. Con la plataforma JiVS IMP, esto ya no es así. JiVS IMP clasifica automáticamente los duplicados y reduce así los errores potenciales en un 75% o más. Junto con la reducción habitual del 90 al 95 por ciento de los datos de transacciones y del 50 por ciento de los datos maestros necesarios para la migración a SAP S/4 Hana, el esfuerzo requerido para optimizar la calidad de los datos se reduce masivamente.

Pero la cosa se pone aún mejor: con la ayuda de la nueva funcionalidad de mejora de la calidad de los datos (DQI) basada en IA, el esfuerzo restante necesario para garantizar la calidad de los datos puede reducirse significativamente: a la mitad o más, según la experiencia de DMI.

DQI también muestra sus puntos fuertes a la hora de completar los registros de datos. Un ejemplo de ello son las entradas que faltan para indicar el sexo en el saludo de clientes o proveedores. Para ello, la funcionalidad inteligente analiza los nombres de pila en los registros de datos y tiene en cuenta las características específicas de cada país que ha aprendido durante el entrenamiento. Un ejemplo sería el nombre Andrea, que es femenino en los países de habla alemana, pero masculino en Grecia.

Pero el DQI puede hacer aún más: si no se dispone de fuentes externas, la IA subyacente intenta reconocer patrones en los registros de datos correctos para hacer sugerencias sobre los registros de datos que faltan o son incorrectos basándose en estos patrones. Por supuesto, el ser humano siempre tiene la última palabra a la hora de decidir si los resultados obtenidos son satisfactorios y puede introducir mejoras mediante las indicaciones del sistema. De este modo, el hombre y la máquina forman un equipo que combina a la perfección sus respectivos puntos fuertes. Para que los clientes puedan empezar a trabajar en el nuevo mundo SAP con datos limpios. (Fuente: DMI)