No hay alternativa para los regímenes y normas

La empresa familiar Iwis, con presencia internacional, ha modernizado sus procesos informáticos de recursos humanos en el entorno SAP HCM de forma selectiva. El objetivo era documentar los cambios en los esquemas y las reglas de forma trazable, reducir significativamente el esfuerzo de comprobación de los paquetes de soporte de SAP y aumentar el cumplimiento de las auditorías en la contabilidad de nóminas. Con la introducción de FIS/HRD SRA, el analizador de esquemas y reglas de FIS Informationssysteme und Consulting, Iwis pudo implementar precisamente estos requisitos de forma práctica con la extensión estándar de SAP, mejorando así notablemente la transparencia, la fiabilidad de los procesos y la eficiencia en las operaciones en curso. En Iwis, unos 2.000 empleados en Alemania cobran mensualmente a través de SAP HCM. La contabilidad de nóminas se organiza y gestiona de forma centralizada. En el contexto de este volumen de nóminas y un entorno de sistemas SAP HR en crecimiento, los procesos estables, seguros y, sobre todo, trazables desempeñan un papel central en la contabilidad de nóminas.

Mayores exigencias

Como empresa en crecimiento, Iwis se encontraba en pleno proceso de transformación de su entorno informático de RRHH. Los esquemas y las reglas del sistema SAP HCM se habían adaptado continuamente a lo largo de los años, por ejemplo debido a cambios legales, paquetes de soporte de SAP o personalizaciones específicas de los clientes. Estas intervenciones tuvieron efectos de gran alcance en el sistema global, pero sólo se documentaron de forma limitada. Los esquemas y las reglas se modificaban con regularidad -por ejemplo, debido a requisitos legales, paquetes de soporte de SAP o personalizaciones específicas de la empresa-, pero a menudo no se documentaban adecuadamente. Sin embargo, estos cambios a menudo tenían efectos de gran alcance en todo el sistema. Si entonces se producían errores, a menudo ya no era posible rastrear lo que había ocurrido realmente en el sistema“, afirma Andreas Eppeneder, responsable de contabilidad de nóminas en Iwis, describiendo la situación inicial. Especialmente al importar paquetes de soporte SAP, pero también para el cálculo mensual de nóminas, esto suponía un alto riesgo y conllevaba mucho trabajo. Para comprobar los posibles efectos, hubo que crear numerosas personas de prueba y ejecutar manualmente escenarios de facturación completos. Al mismo tiempo, seguía existiendo incertidumbre sobre si realmente se reconocían todos los cambios relevantes.

Seguridad de las revisiones

En este contexto, Iwis buscaba una solución especializada que hiciera transparentes los cambios en los esquemas y las reglas, asignara las versiones de forma comparable y las documentara a prueba de auditorías. Sobre todo, era importante poder analizar los cambios de forma específica, independientemente de los casos de prueba individuales. Para Iwis, estaba claro que se necesitaba una solución que hiciera los cambios transparentes, mapeara las versiones de forma comparable y, al mismo tiempo, los documentara a prueba de auditorías. El objetivo ya no era hacer pruebas „a ciegas“, sino poder rastrear qué ajustes se habían hecho y cómo afectaban a los esquemas, las reglas y la personalización. Se optó por la herramienta FIS/HRD SRA, el analizador de esquemas y reglas de FIS.

 El factor decisivo no fue sólo la funcionalidad, sino también la posición de la herramienta en el mercado. „En mi opinión, no existe actualmente en el mercado ninguna solución comparable que controle, versione y mapee esquemas y reglas de una forma tan a prueba de auditorías. No conozco ninguna otra herramienta en este ámbito, sólo existe FIS“, subraya Eppeneder.

Introducción después de dos días

La introducción de FIS/HRD SRA tuvo lugar durante un taller de dos días. Junto con los empleados responsables de HR IT y SAP HCM, la herramienta no sólo se configuró técnicamente, sino que también se adaptó específicamente a los requisitos de Iwis y se llenó directamente con casos de uso concretos. „Mucha gente no se cree que la introducción sea posible en tan poco tiempo“, explica Ansgar Schleyer, responsable de Gestión de Recursos Humanos de FIS. 

„Al cabo de dos días, dejamos un sistema listo para usar con objetos de prueba específicos con los que el cliente puede trabajar directamente“. Desde el punto de vista del cliente, la familiarización y la rápida implantación también fueron impresionantes: „Inmediatamente después de la formación, pasamos al sistema de pruebas y producción. La herramienta estaba lista para su uso al día siguiente y pudimos trabajar con ella inmediatamente“, afirma Eppeneder. „La herramienta está muy estructurada: una vez que has entendido la lógica, llegas rápidamente a tu objetivo“.“

Alivio en el día a día

Desde la introducción de FIS/HRD SRA, la forma de trabajar de Iwis HR ha cambiado significativamente. En lugar de largas pruebas manuales, ahora se pueden comparar versiones de forma selectiva. Se puede realizar un seguimiento transparente de los cambios, incluida la documentación y los comentarios.

“Si se producen errores, a menudo ya no se podía entender lo que ha ocurrido realmente en el sistema”.”

Andreas Eppeneder,
Director de Nóminas en Planificación de RRHH,
Iwis

„La mayor ventaja es el enorme ahorro de tiempo. Ahorramos al menos tres cuartas partes del tiempo que antes dedicábamos a hacer pruebas individuales“, explica Eppeneder. „Hoy podemos ver directamente qué cambios se han hecho en el sistema y qué efectos tienen“. La herramienta y el control de versiones también garantizan una mayor seguridad durante las operaciones en curso. Esta visión de conjunto es especialmente crucial en el delicado ámbito del cálculo de nóminas. Los cambios se documentan claramente en todos los sistemas, desde el sistema de desarrollo hasta el entorno de pruebas y producción. Los errores pueden detectarse en una fase temprana, rectificarse de forma selectiva y evitarse. „En general, el sistema es más seguro. Tenemos una sensación mucho mejor antes de cada nómina, en todo el equipo“, resume Eppen-eder.

Además de FIS/HRD SRA, Iwis también utiliza otras herramientas de la familia de productos FIS/HRD, en particular FIS/HRD CCC (Copiar, Comparar, Convertir). Mientras que FIS/HRD SRA crea transparencia con respecto a los cambios en los esquemas, las reglas y la personalización, FIS/HRD CCC permite la comparación estructurada de los resultados de las nóminas. De este modo, las ejecuciones contables pueden compararse sistemáticamente, por ejemplo, entre diferentes periodos de tiempo, sistemas de prueba y de producción o tras cambios en la personalización. En interacción con Iwis, los ajustes de esquemas y reglas pueden vincularse específicamente a los efectos concretos en la contabilidad de nóminas. 

Esto significa que los cambios en el sistema no permanecen abstractos, sino que pueden seguirse directamente utilizando los resultados contables. Esto facilita la categorización de las desviaciones y crea transparencia en cuanto a qué cambio tuvo qué efecto.

„Podemos entender rápidamente por qué han cambiado los resultados y qué ha ocurrido en el sistema, sobre todo en caso de desviaciones en la ejecución de la facturación“, afirma Eppeneder. „Así es mucho más fácil analizar las causas, incluso en las operaciones cotidianas“.“

Además de la solución técnica, Iwis destaca especialmente la cooperación con FIS. Las personas de contacto fijas, la comunicación clara y la formación práctica contribuyeron notablemente al éxito del proyecto. „La colaboración fue muy profesional y al mismo tiempo informal. Tuvimos una persona de contacto fija desde el principio, y todos los procesos -desde la puesta en marcha hasta la formación- se desarrollaron sin problemas y con determinación“, informa Eppeneder. „Eso nos ayudó enormemente a utilizar la herramienta con rapidez y eficacia“. La estrecha colaboración también es un factor clave del éxito para FIS. „El diálogo con los usuarios y las reacciones sobre el terreno son esenciales para seguir desarrollando nuestros productos y mantenernos cerca de nuestros clientes“, afirma Schleyer.

Fundamento de los cambios

Mediante el uso de FIS/HRD SRA, Iwis ha creado una base fiable para realizar un seguimiento transparente de los cambios en los regímenes y las normas y aumentar la seguridad en el cálculo de las nóminas. La reducción del esfuerzo de comprobación, la mejor visión general de los cambios y la mayor confianza en los procesos repercuten directamente en la calidad de la ejecución mensual de las nóminas. En el futuro, Iwis planea ampliar aún más las opciones de versionado y utilizarlas más en un entorno productivo. Esto sitúa a la empresa en una buena posición para implementar más cambios en el entorno SAP HCM de forma controlada y comprensible. (Fuente: FIS)

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