Introducción de datos SAP en el área financiera

En esta entrevista, Ralph Weiß, Director de Ventas DACH de Winshuttle Alemania, describe la situación actual de la calidad de los datos y ofrece perspectivas de futuro.

E-3: ¿Cuál cree que es el reto recurrente para los usuarios de SAP?

Ralph Weiß: Estos son claramente los múltiples problemas que plantea la calidad de los datos, omnipresentes en empresas de todos los tamaños y sectores. Las empresas se esfuerzan por conseguir la máxima calidad de datos en sus sistemas para poder implantar procesos sin problemas.

Sin embargo, es extremadamente difícil alcanzar este objetivo sin un enfoque global y si el entorno Microsoft Office que prevalece en la mayoría de las empresas está estrechamente integrado con el entorno SAP.

Hemos observado que la gobernanza de los datos y los procesos se garantiza mejor cuando se adopta un enfoque sistemático. Esto significa más procedimientos documentados y tecnologías a través de los límites del sistema.

E-3: ¿Pero puede la tecnología mejorar de forma sostenible la calidad de los datos?

Blanco: Tomemos como ejemplo el sector financiero. La mayoría de los profesionales de la contabilidad y auditores estarían de acuerdo en que la tecnología es un enfoque mejor que basarse únicamente en políticas y procedimientos, que a menudo son manuales y pueden eludirse.

Según el tipo de aplicación, las tecnologías adecuadas garantizan la coherencia y el cumplimiento de las especificaciones. Esto puede reducir los costes de optimización de los procesos, ya que se comprueban de forma coherente y, por tanto, aumenta la seguridad de los procesos.

E-3: Eso suena un poco nebuloso, ¿puede dar un ejemplo?

Blanco: En el proceso de contabilización manual en SAP se espera, naturalmente, que la calidad y la coherencia de las entradas cumplan los requisitos más exigentes, ya que el sistema financiero constituye la base de los informes de todas las empresas.

Sin embargo, sin un proceso gestionado de forma fiable, los costes de ejecución y comprobación de las reservas manuales son desproporcionadamente elevados.

También existe el riesgo de que los datos sean incorrectos, algo difícil de evitar o reducir sin la aplicación de soluciones tecnológicas.

E-3: Entonces, ¿las empresas deberían automatizar todas las reservas lo antes posible?

Blanco: Muchas organizaciones consideran que el proceso de contabilización manual es engorroso, propenso a riesgos y, sin embargo, indispensable. Sin embargo, si los procesos no están totalmente automatizados por falta de integración, por ejemplo, o si los resultados de las actividades empresariales no son claros o se ven influidos intencionadamente o no por entradas manuales incorrectas, hay que volver a hacer correcciones "a mano".

Esto provoca retrasos y posiblemente otras fuentes de error. En nuestras conversaciones con controladores y contables, han descartado repetidamente la posibilidad de prescindir de las reservas manuales. Sin embargo, también son conscientes de que es posible reducir el alcance de tales procesos.

Aunque nadie cuestiona los principios de exactitud contable, los pequeños errores de redondeo y las discrepancias sólo deben corregirse si tienen un impacto significativo en la exactitud de la contabilidad o de los informes.

E-3: ¿Cómo afecta este reto a SAP y a las TI en general?

Blanco: A menudo oímos que el sistema obliga a que cada balance sea exacto al céntimo y a que cada imputación sea correcta. Muchos de los métodos utilizados hoy en día para transferir datos a diarios compatibles con SAP no son interactivos, no proporcionan información práctica y no funcionan directamente con datos de Microsoft Excel.

Esto significa que los departamentos especializados dependen de TI para transferir los datos de Excel a SAP. Si se producen errores durante el procesamiento, el departamento comercial suele tener que corregirlos tras una búsqueda que lleva mucho tiempo para que el departamento informático realice una nueva importación. Este ping-pong aumenta aún más la presión del tiempo durante los cierres mensuales o trimestrales.

E-3: Pero, ¿funciona realmente esta colaboración en la vida laboral cotidiana?

Blanco: Por lo general, no sin problemas: las razones residen en la carga de trabajo de todos los implicados y en la complejidad de la infraestructura SAP. A menudo, los departamentos financieros nos dicen que tienen que trabajar con un gran número de soluciones manuales hasta que el departamento de TI pueda colmar las lagunas existentes en relación con los requisitos establecidos por la actividad diaria.

Esto lleva inevitablemente a los usuarios a crear sus propias soluciones, que escapan al control de TI y, por tanto, deben clasificarse como TI en la sombra. El usuario típico del sector financiero "vive y respira" Excel para tareas de todo tipo, incluido el suministro de datos para el tratamiento manual de los diarios.

Excel casi ha pasado a formar parte del ADN de estos usuarios, y la mayoría de los usuarios del sector financiero no podrían pasar una jornada laboral sin utilizar algún tipo de hoja de cálculo.

E-3: ¿No habrá que replantearse la gestión en el futuro para garantizar la gobernanza?

Blanco: Ese es realmente el orden del día. Al fin y al cabo, los usuarios sólo implantan sus soluciones ágiles porque, básicamente, lo único que desean es poder realizar su trabajo con precisión y eficacia. Ese debería ser el objetivo de toda dirección de empresa.

La buena noticia es que la agilidad y la gobernanza no tienen por qué excluirse mutuamente. En la mayoría de las empresas, el resultado final será una relación simbiótica entre la organización jerárquica para las tareas tradicionales de TI y un entorno ágil para el desarrollo de aplicaciones ágiles que resuelvan rápidamente las necesidades de los usuarios.

E-3: ¿Qué soluciones existen para prestar apoyo en esta situación?

Blanco: Nuestro enfoque consiste en automatizar los procesos manuales de contabilización: al reducir la carga de trabajo, ayudamos a los usuarios del departamento financiero a dedicarse a actividades más exigentes, como los análisis y la elaboración de informes.

Permitimos a los usuarios preparar los datos en Excel en su entorno familiar y, a continuación, transferir estos datos a SAP de forma automatizada, segura y trazable.

Nuestros clientes, pertenecientes a una amplia gama de sectores, utilizan nuestra plataforma de diversas formas para optimizar sus procesos de gestión de datos. Una de estas formas es minimizar las solicitudes triviales, aumentar la gobernanza e introducir aprobaciones verificables de las solicitudes de datos.

Esto se consigue mediante un enfoque basado en plantillas sin necesidad de programación para tareas de gestión de datos como la reserva manual y el uso de flujos de trabajo para el encaminamiento, la aprobación y el rechazo, así como la transferencia automatizada de reservas manuales a sistemas como SAP.

E-3: ¿Qué resultados pueden obtenerse con este planteamiento?

Blanco: En el caso de un cliente, la implantación de nuestra plataforma le permitió aumentar su KPI de reservas manuales "a la primera" del 88% con su solución anterior al 99% actual. Este cliente pudo seguir utilizando sus plantillas de Excel existentes, pero al mismo tiempo llevó la gobernanza y las aprobaciones del flujo de trabajo a un nuevo nivel mediante la integración con SAP Financials, sin tener que cambiar la tecnología SAP subyacente.

Otro cliente utiliza formularios para gestionar su proceso de datos maestros financieros. La empresa utiliza la plataforma Winshuttle para gestionar las solicitudes de modificación de elementos como registros de clientes y proveedores, centros de costes y centros de beneficios, cuentas del libro mayor, valores presupuestarios e incluso datos de los empleados.

E-3: ¿Cómo podría ser la contabilidad del futuro en la mayoría de las empresas?

Blanco: Un enfoque más avanzado es el asiento contable asistido por flujo de trabajo. Los contables pueden seguir trabajando en Excel para aprovechar las ventajas de la hoja de cálculo a la hora de registrar o procesar datos documentales.

Además, los documentos pueden validarse con SAP, y los mensajes de éxito o error se escriben en la línea Excel correspondiente a cada apunte contable. Una vez que se ha comprobado que los documentos no contienen errores, pueden enviarse directamente a SAP, en función del proceso, o incrustarse en un formulario web para pasar por otros pasos de liberación antes de su envío.

Normalmente, la base documental se adjunta como documento obligatorio y se adjunta automáticamente al documento en SAP tras la aprobación final. Para muchas empresas, esto puede sonar como mirar en una bola de cristal... pero, de hecho, algunos de nuestros clientes ya han introducido procesos de este tipo.