Escenarios de nube híbrida en el contexto SAP

Las preocupaciones parecen estar desapareciendo: Las empresas trasladan cada vez más sus procesos de negocio y datos de misión crítica a la nube pública. Los proveedores de nube experimentados pueden cumplir la normativa necesaria en materia de seguridad y protección de datos tan bien como la empresa individual en su centro de datos in situ, si no mejor. Las soluciones en la nube también se están volviendo inteligentes gracias a la tecnología de aprendizaje automático, un auténtico valor añadido para todos los usuarios. Caer en un estado de euforia y, por tanto, trasladar inmediatamente todo a la nube -palabra clave "¡la nube primero! -sin embargo, muy pocas empresas caen en esta tentación. Más bien, son los escenarios híbridos, es decir, el uso simultáneo de sistemas en la nube y locales, los que están demostrando cada vez más su valía. No son sólo un paso transitorio, sino que se persiguen como arquitectura objetivo. De este modo, se pueden combinar las ventajas de ambos mundos.

Pieza clave en la transformación digital

Así pues, la nube desempeña un papel totalmente pragmático en el diseño de los procesos de negocio de una empresa: no es tanto un fin en sí mismo como un componente básico de la transformación digital. El objetivo general es digitalizar y automatizar los flujos de trabajo para que los procesos sean más sencillos, rápidos, transparentes y eficientes. Los servicios en la nube pueden cerrar una brecha en este sentido gracias a su disponibilidad rápida y flexible y evitar las interrupciones de los medios, que aún abundan en los paisajes de sistemas y procesos locales de las empresas actuales. Pero las soluciones locales también conservan su justificación en escenarios híbridos. Pueden personalizarse mejor de lo que sería posible en la nube pública. A la hora de decidir dónde y cómo debe utilizarse la nube para los procesos empresariales y dónde deben operarse las soluciones in situ, la cuestión decisiva debe ser, por tanto, qué enfoque aporta el mayor beneficio para los procesos de trabajo en cada caso. SAP, por ejemplo, recomienda a sus clientes una estrategia ERP de dos niveles: El sistema ERP en la sede corporativa se ejecuta en las instalaciones o en la nube privada, mientras que las sucursales o filiales que requieren una gama más pequeña o diferente de funciones confían en el funcionamiento en la nube pública.

Otro enfoque consiste en externalizar procesos con un alto grado de estandarización y poca individualización a la nube pública: la distribución del correo entrante, la lectura de documentos o el archivo de documentos son ejemplos típicos.

Debe ser nativo de la nube

Para utilizar los servicios en la nube, en cualquier caso debería utilizarse una solución nativa en la nube como la "xSuite Cloud Platform" de WMD, que fue diseñada y optimizada exactamente para este fin. La clave de cloud-native es una arquitectura de software modular que se basa en microservicios y contenedores Docker y permite la comunicación a través de API. Esto garantiza, por un lado, la escalabilidad y, por otro, una conexión sencilla con los sistemas y procesos existentes. La disponibilidad de interfaces es esencial para el mapeo de escenarios híbridos. Incluso cuando se utilizan servicios en la nube complementarios -los denominados enfoques nube a nube o multi-nube- no debe descuidarse este tema.

Las tecnologías de IA simplifican los procesos de toma de decisiones

Las soluciones nativas en la nube también se caracterizan por el uso de enfoques de desarrollo ágiles y un equipo conjunto de DevOps. Esto permite un funcionamiento fluido y la provisión más rápida posible de nuevas funciones. Las soluciones de nube pública acceden a un número mucho mayor de conjuntos de datos que los sistemas instalados in situ o las soluciones de nube privada. Esto ofrece la oportunidad de utilizar la inteligencia de enjambre. Las tecnologías de IA, como el aprendizaje automático, permiten que las soluciones se vuelvan más inteligentes en el sentido de que realmente pueden tomar decisiones en los pasos de trabajo y mejorar constantemente en esto, y esto simplifica los procesos asociados.

El gran número de proveedores de nube es ideal porque permite seleccionar un proveedor que realmente se adapte a la propia empresa. Este debe centrarse en las necesidades de la empresa. Puede tratarse de una especialización por procesos (por ejemplo, procure-to-pay) o requisitos (digitalización, gestión de documentos, etc.) o por plataformas (como SAP). También debería considerar expertos centrados en su propio sector o tamaño de empresa. Independientemente de dónde se sitúe, es más probable que un proveedor especializado en necesidades individuales y que pueda demostrar experiencia en este ámbito tenga preparada una solución adecuada y además pueda asesorar mejor sobre el proceso global que un gran proveedor de servicios en la nube con una oferta muy amplia pero menos especializada.

Desde mayo de 2018 a más tardar, el tema de la protección de datos es un criterio central y una cuestión esencial a la hora de seleccionar una solución en la nube. En este caso, el GDPR no solo supone un reto, sino que también ofrece a los usuarios de aplicaciones en la nube una seguridad adicional: ¡porque se aplica a todos! Tanto para la empresa como para el proveedor de la nube. Para ir sobre seguro, en cualquier caso debe celebrarse con el proveedor un acuerdo de tratamiento de datos encargado.

Funcionamiento híbrido: un ejemplo

Una vez hecha la elección, ¿cómo puede ser exactamente un escenario híbrido? Puede esbozarse utilizando el ejemplo del procesamiento de facturas entrantes en SAP con la "xSuite Cloud Platform":

1. Todo el correo entrante -independientemente del canal de entrada (analógico o digital)- se clasifica automáticamente en la nube utilizando un conjunto de reglas basadas en aprendizaje automático y se asigna a clases, por ejemplo, confirmaciones de pedidos, contratos (con proveedores), facturas. En función de las clases, los documentos se envían a las personas responsables o a los sistemas posteriores. Las facturas, por ejemplo, se almacenan directamente en el archivo xSuite (como archivo SAP) en la nube y se reenvían en paralelo al sistema de lectura de documentos para su procesamiento automatizado.
2. El documento de facturación, por ejemplo, también se lee en la nube; la validación posterior puede realizarse en la nube o en el sistema SAP local.
3. Los siguientes pasos del procesamiento de la factura, como la verificación, la cumplimentación y la liberación, tienen lugar en el sistema SAP local.
4. El registro final del flujo de trabajo se almacena en el archivo xSuite a prueba de auditorías para el documento de factura que ya estaba archivado en la nube al principio.

Con este escenario, una empresa utiliza las ventajas de la nube, como el trabajo rápido e independiente de la ubicación, y al mismo tiempo tiene un alto grado de personalización, que ofrece un sistema SAP local en comparación con una solución de nube pública. Los escenarios híbridos con la "xSuite Cloud Platform" para dar soporte a los procesos Procure-2-Pay son también el tema del expositor WMD Group en el Congreso Anual DSAG 2019 (del 17 al 19 de septiembre en Núremberg, pabellón 12, stand K6).