Datos históricos de ERP: simplifique, automatice y ahorre dinero

La transformación digital exige respuestas inteligentes en una amplia gama de mercados e industrias que conduzcan a soluciones sostenibles a largo plazo, a pesar de la incertidumbre bajo la que los líderes empresariales tienen que tomar decisiones hoy en día.

Esto es tanto más cierto cuanto que, tras la crisis de Corona, cabe esperar reestructuraciones de gran envergadura en muchas empresas. Adquisiciones y cesiones, fusiones, escisiones, fusiones y disoluciones de unidades de negocio, etc. figurarán en la agenda de los directivos para afrontar con éxito las consecuencias de la crisis.

Además, las empresas tienen que ahorrar dinero, y tienen que hacerlo a corto plazo. Sin embargo, los proyectos informáticos que lo hagan posible deben estar en consonancia con las estrategias y medidas a largo plazo.

El valor real de la empresa desempeña un papel decisivo tanto a corto como a largo plazo. Cuanto más alto sea, más fuerte será la posición negociadora y mayor el margen de actuación. En gran medida, este valor reside en los datos y documentos de las empresas.

No es de extrañar, pues, que reputadas firmas de analistas insistan cada vez más en la importancia de la información para agilizar las empresas y aumentar así su valor.

Entienden por información, en particular, los denominados datos X y O, es decir, los datos de transacciones de las operaciones (datos O) y todos los datos relativos a la experiencia del usuario (datos X, donde X significa experiencia). Si observamos el éxito de los modelos de negocio basados en datos de los proveedores en línea, es lógico que se centren en los datos X y O.

Sin embargo, los proveedores de Internet siguen siendo jóvenes recién llegados en comparación con empresas de sectores clásicos como la ingeniería mecánica y de instalaciones, la automoción o la industria textil.

Sin duda, esto explica en gran medida por qué los datos X y O ocupan actualmente un lugar tan destacado. Sin embargo, los conocimientos sobre cómo fabricar vehículos de forma eficiente y con una alta calidad constante son más antiguos que el diseño de un coche eléctrico y el software de control correspondiente.

El cuerpo humano, su tamaño y sus medidas no están sujetos a la misma mutabilidad que los gustos de los espectadores en series y películas. Por eso los patrones de los años 50, por ejemplo, siguen formando parte de la valiosa propiedad intelectual de una empresa textil.

Las máquinas e instalaciones tienen un ciclo de vida de varias décadas, por lo que no sólo los planes de construcción, sino también los informes de mantenimiento a lo largo de este periodo aportan información valiosa.

Estos pueden ser de gran utilidad en el desarrollo de futuros productos, aunque la cuota de software será mucho mayor en el futuro. Por último, industrias como los bancos y las compañías de seguros o el sector sanitario, que en la actualidad se enfrentan especialmente a la digitalización, tienen un inmenso tesoro en sus datos históricos, que deben almacenar durante muchas décadas solo por motivos legales.

Desvelar este tesoro debería aportar respuestas valiosas a los retos digitales actuales. Por tanto, es el stock total de información, tanto actual como histórica, lo que constituye el verdadero valor de una empresa y le añade valor.

Lo digital se une a lo real

Aquí las lecciones de los todavía jóvenes modelos de negocio online, allí el conocimiento experiencial de décadas de actividad empresarial. Aquí el enfoque en los cambios a corto plazo, allí el valor a largo plazo de la propiedad intelectual adquirida a lo largo de muchas décadas.

Lo que parece una contradicción, y probablemente lo era hasta hace unos años, se está convirtiendo en una cooperación en el curso de la transformación digital. Además de los planes de construcción de eficacia probada, cada vez más datos procedentes de las máquinas y las plantas contribuirán a la creación de valor en el futuro.

Los análisis que indican los cambios en los gustos de los consumidores permiten a las empresas textiles adaptarse a las nuevas tendencias más rápidamente y con mayor precisión a los grupos destinatarios, e incluso dirigirlos. Los fabricantes de automóviles, con sus probados conocimientos sobre procesos y producción, pueden volver a ser un motor de innovación si aprovechan plenamente las posibilidades de la digitalización.

El conocimiento obtenido de un historial de clientes que en algunos casos abarca varias generaciones puede dar a bancos y aseguradoras la ventaja necesaria en el diseño de ofertas digitales personalizadas. La transformación digital está haciendo que lo digital se encuentre con lo real y que la historia se encuentre con el zeitgeist.

Por tanto, la empresa inteligente del futuro no sólo se centra en los datos X y O, sino también en los históricos, los datos H.

Para los departamentos informáticos de las empresas, esta fusión de datos X, O y H y su utilización conjunta es todo un reto. Todos ellos, pero especialmente los datos H, están distribuidos en muchos sistemas diferentes y en parte muy antiguos.

Y su cantidad por sí sola obstaculiza una mayor agilidad corporativa. Normalmente, la parte de la información corporativa que ya no puede modificarse, aunque solo sea por motivos legales, representa entre el 80 y el 95 por ciento del volumen total de los sistemas activos.

Separar, automatizar, ahorrar

Para que el historial deje de ser un legado informático y se convierta en una fuente de mayor creación de valor, es importante separar los datos X y O de los datos H y gestionar el ciclo de vida de la información histórica por separado en una plataforma específica.

Este enfoque presenta numerosas ventajas: A corto plazo ya se consiguen importantes ahorros de costes porque los sistemas heredados pueden desmantelarse por completo tras la separación y externalización de la información.

Como resultado, los costes operativos pueden reducirse normalmente en un 80% en comparación con el funcionamiento continuado de los sistemas heredados. En el mejor de los casos, no es necesaria ninguna inversión inicial si la plataforma y sus funcionalidades pueden suscribirse como un servicio, como es habitual en la era de la nube.

Además, esta transferencia de información heredada -incluido el contexto empresarial en el que se creó en su día- permite reducir drásticamente la proporción de datos y documentos que deben transferirse a los sistemas operativos. En el contexto de una transformación a SAP S/4 Hana, por ejemplo, el esfuerzo necesario para la migración de datos puede reducirse generalmente a la mitad.

Más allá, sin embargo, este efecto a corto plazo se convierte en beneficios a largo plazo: Por un lado, la información histórica puede transferirse periódicamente a una plataforma de gestión de la información independiente.

No sólo de los sistemas que deben desmantelarse, sino también de las soluciones operativas. De este modo se mantienen ágiles y eficientes a largo plazo, sin necesidad de ampliar continuamente los recursos.

En este contexto, reducir el coste total de propiedad (TCO) de un nuevo entorno S/4 en un 25% no es un deseo piadoso, sino una estimación realista.

Por otra parte, este enfoque también tiene un efecto positivo en otros escenarios a largo plazo. Las empresas pueden armonizar y consolidar sus entornos heterogéneos de sistemas y aplicaciones, incluso ubicaciones informáticas enteras.

Si han vendido filiales o unidades de negocio, pueden seleccionar sus datos de forma rápida y completa y entregarlos al comprador en un formato moderno. Además, con este planteamiento, las empresas aumentan la protección de su propiedad intelectual y reducen o eliminan los riesgos legales.

Los requisitos de las normativas legales actuales y nuevas, como la EU-DSGVO u otras normativas que exigen una gestión sin fisuras del ciclo de vida de la información histórica, pueden cumplirse gracias a la gestión integrada de la retención.

Además, la información histórica y su contexto empresarial siguen siendo 100% accesibles a pesar de estar almacenados en una plataforma independiente. Esto ofrece a los usuarios empresariales una visión completa de clientes y proveedores, por ejemplo. Las empresas pueden cumplir su obligación de aportar pruebas e información a los auditores internos o externos en cualquier momento.

Al fin y al cabo, una plataforma de este tipo es el requisito previo para escenarios de Big Data de todo tipo. Con su ayuda, los datos heredados pueden limpiarse y optimizarse antes de su externalización y almacenamiento a prueba de auditorías.

Los duplicados pueden eliminarse y los conjuntos de datos incompletos pueden completarse y enriquecerse con información de otras fuentes. Esto es crucial para que la promesa de los procesos y modelos empresariales basados en datos se haga realidad.

Las decisiones que se toman a partir del análisis de datos sólo son tan buenas como la calidad de los propios datos. Esto es aún más cierto en escenarios en los que se generan datos masivos. Y estos serán habituales en el futuro.

Simplicidad en lugar de complejidad

La automatización es la clave para reducir la complejidad: complejidad que surge de la heterogeneidad del panorama de aplicaciones y sistemas. Complejidad que es el resultado de un exceso de información en las soluciones operativas.

Complejidad que requiere una costosa reelaboración debido a la mala calidad de los datos. Complejidad que solo puede gestionarse en proyectos de migración y transformación mediante recursos humanos y financieros adicionales.

La especialización en la gestión del ciclo de vida de la información histórica y las conexiones correctas de una plataforma adecuada a los sistemas operativos crean el requisito previo para esta automatización.

Al mismo tiempo, es la llave que abre la puerta al tesoro de las empresas -a la información tanto actual como histórica- y reduce masivamente los costes asociados, independientemente de su sector de actividad.

Porque en la información reside el valor presente y futuro de una empresa, una constatación que no tiene su causa en la crisis actual, pero que puede contribuir decisivamente a superarla.