Gestión de licencias sin mayores consecuencias

En la actualidad, las PYME alemanas están muy divididas en cuanto al uso de la gestión de licencias. Una parte sigue teniendo poco control sobre el uso de los recursos informáticos existentes.

Faltan directrices y procedimientos, así como las herramientas y recursos humanos correspondientes. La otra parte ya ha implantado procesos iniciales de gestión de licencias y trabaja con herramientas o bases de datos de terceros proveedores para su realización.

Sin embargo, los resultados de la gestión de licencias sólo se utilizan de forma limitada para tomar decisiones comerciales o cumplir requisitos legales. Se trata más bien de un simple registro y seguimiento de los recursos informáticos utilizados, sin consecuencias para las actividades comerciales.

¿Con o sin licencia?

La mayor necesidad de actuación está en la creación y el mantenimiento del inventario de hardware, software y licencias. El mantenimiento es un requisito previo para cualquier decisión de compra valiosa, así como para realizar comprobaciones de cumplimiento óptimas y fiables que identifiquen el exceso y la falta de licencias.

El software utilizado debe determinarse periódicamente. Al establecer el inventario de licencias, la solicitud y distribución de software debe estar bien organizada.

Para apoyar los procesos pueden utilizarse herramientas especializadas, como las de gestión de sistemas y distribución de software. También existen herramientas de gestión de licencias y de gestión de activos de software.

Esto incluye también cuLicense, la solución universal de gestión de licencias de Circle Unlimited. El software cuDetect SAP, por su parte, está diseñado para optimizar el uso de licencias SAP.

Gestión de licencias sin restricciones

Para utilizar con éxito la gestión de licencias es necesario que se den los requisitos previos relacionados con la organización y los procesos. Esto se consigue integrando plenamente el sistema de gestión de licencias en el entorno SAP.

No debe ser una solución aislada que requiera mucha tecnología. Vinculando directamente la gestión de licencias a los sistemas SAP, por ejemplo para la gestión de compras y contratos, es posible detectar automáticamente las licencias excesivas o insuficientes y optimizar el proceso de solicitud y distribución de licencias de software desde una perspectiva comercial y jurídica.

La vinculación lógica de licencias y contratos relacionados también proporciona una visión general de las opiniones y obligaciones financieras de los acuerdos de licencia y los contratos de mantenimiento asociados.

Esto ofrece seguridad de planificación. El uso de soluciones de código abierto o "software usado" es técnicamente posible en la gestión de licencias, es decir, no hay que tener en cuenta restricciones ni características especiales.

Sin embargo, hay que tener cuidado con el contenido. En el caso de soluciones de código abierto, debe comprobarse si también pueden utilizarse comercialmente y, en el caso de software usado, si todos los derechos de uso se transfirieron realmente con efectos legales en el momento de la compra.

Cuestión de recursos

Aumenta la demanda de soluciones "listas para usar". La tendencia es hacia la gestión de licencias en forma de externalización. Se trata de delegar una parte o la totalidad de las tareas de gestión de licencias en un gestor de licencias externo.

Esta forma de gestión de licencias es interesante para quien no quiera o no pueda invertir en recursos internos. No es necesario crear y mantener al día personal y conocimientos propios en la empresa. Las tecnologías basadas en la nube se utilizan cada vez más para externalizar la gestión de licencias.