Gestión del personal: con seguridad en la nube

Según el estudio de Lünendonk "Fit for the digital transformation", un criterio de peso a favor de la nube es el hecho de que los sistemas locales ni siquiera son compatibles con muchas de las nuevas tecnologías, por ejemplo la IA o la analítica de big data.

En la actualidad, muchas de las pymes encuestadas siguen confiando en la nube privada, sobre todo para las aplicaciones críticas para la empresa, pero la nube pública también está experimentando un fuerte auge. Y es que la gestión de los recursos humanos ya no puede eludir la nube.

La buena noticia es que ahora cualquier software empresarial puede funcionar en una nube pública o privada diferente. Esto también se aplica a las soluciones de gestión del personal que combinan el seguimiento del tiempo, la gestión del tiempo de trabajo y la programación del personal.

El término para esta variopinta mezcla de diferentes soluciones y proveedores en la nube es la multi-nube. El requisito previo, sin embargo, es que la integración de estos sistemas sea sencilla y posible según normas comunes.

Se trata de un proceso extremadamente complejo que disuade a muchas empresas. En cualquier caso, el software de gestión de la plantilla debe garantizar una conexión fluida con los sistemas de HCM basados en la nube, como SAP SuccessFactors Employee Central, o con los sistemas existentes de ERP, nóminas y gestión del tiempo.

Porque sólo entonces podrán fusionarse las plataformas de forma eficiente y sin pérdida de productividad. Sin embargo, la gestión del personal basada en la nube no solo debe contar con interfaces estándar, sino que el software también debe cumplir los requisitos de conformidad, cada vez más estrictos.

Con las nuevas leyes sobre el tiempo de trabajo y la sentencia del TJCE sobre el registro sistemático del tiempo de trabajo, el legislador antepone la protección del trabajador. Los cambios en la negociación colectiva, por ejemplo en IG Metall, y la Ordenanza de Límites Inferiores del Personal de Enfermería (PpUGV) en el sector sanitario también pretenden mejorar o mantener el equilibrio entre la vida laboral y personal y, por tanto, también la salud y el rendimiento de los empleados. El alto nivel de complejidad que se deriva de una organización del tiempo de trabajo flexible y orientada a los empleados ya no puede gestionarse sin herramientas digitales.

En la gestión de personal, se almacenan y archivan principalmente los datos maestros de los empleados, la información de gestión del tiempo, como presencias y ausencias, así como los datos de la programación del personal y la gestión de accesos.

Aunque los proveedores de nube de confianza toman medidas exhaustivas para la seguridad de los datos y la comunicación, la autorización suele seguir siendo un punto débil, según el estudio de Mindsquare "Tendencias de software en recursos humanos".

Con mayor motivo, es responsabilidad del proveedor impedir el acceso no autorizado, por ejemplo, mediante un control de autorización diferenciado o una autenticación de dos factores. La conformidad también puede garantizarse mediante una configuración altamente personalizable, así como diálogos y vistas parametrizables. Varios formatos de informes, un registro de cambios exhaustivo y comandos de eliminación directa también garantizan los derechos de los interesados, normalizados en los artículos 13 a 21 del GDPR.

El software como servicio y los servicios gestionados basados en él se están convirtiendo cada vez más en el centro de atención de las empresas. Esto les permite reducir la complejidad y los costes y concentrarse más en sus competencias básicas. Una quinta parte de las empresas encuestadas por Lünendonk ya tienen una estrategia de cloud-first, y una cuarta parte la está planeando.

Sin embargo, los datos maestros del personal y la información sobre las horas de trabajo son extremadamente sensibles. Por eso, especialmente en el sector de los recursos humanos, es ventajoso que el software y el alojamiento procedan de una única fuente. En cualquier caso, el proveedor elegido debe trabajar con un centro de datos alemán certificado. Si el software cumple todos los requisitos de seguridad, protección de datos, escalabilidad y alta disponibilidad, el camino hacia la nube también está abierto para el departamento de Recursos Humanos.