Gestión de gastos de viaje en la nube

Es cierto que las reuniones virtuales se han convertido en una parte elemental de los negocios, sobre todo teniendo en cuenta que los mercados son cada vez más internacionales. Pero, sobre todo al principio de la cooperación con nuevos clientes y en las fases de trabajo intensivo, el intercambio personal y directo es indispensable para el éxito empresarial.

Procesos manuales en la era digital

Para los informes de gastos de viaje, la mayoría de las empresas siguen utilizando principalmente Excel o Word. El resultado: montañas de recibos y papeles que hay que recopilar, clasificar, pegar, escanear, comprobar y contabilizar.

Este esfuerzo cuesta tiempo y dinero. Según los estudios, un contable necesita una media de 20 minutos de tiempo de trabajo para la contabilidad manual de un viaje de negocios con pernoctación y, por tanto, ocasiona unos costes de proceso de unos 53 euros.

Por no hablar del esfuerzo que el viajero tiene que dedicar a preparar su declaración. Esto hace que los informes de gastos de viaje sean una de las tareas contables que más tiempo consumen.

Debido a recibos que faltan, cifras transpuestas o información incorrecta, aproximadamente uno de cada cinco informes de gastos de viaje también contiene errores y tiene que ser reelaborado. Esto lleva una media de 18 minutos, casi tanto como la propia liquidación.

Esto supone unos costes legales de unos 47 euros por transacción. Pero eso no es todo: si faltan recibos originales de pernoctaciones, combustible o comidas, hay que emitir recibos personales. Esto ocurre sobre todo con los empleados que viajan mucho.

Esta situación cuesta cara a las empresas. Al fin y al cabo, las autofacturas no son facturas propiamente dichas, por lo que no se puede solicitar la deducción del IVA soportado.

La solución:

Gestión integrada de gastos de viaje a través de la nube. Las soluciones en la nube son recomendables para las empresas que quieren profesionalizar la gestión de sus gastos de viaje y hacerla más eficiente. Porque con ellas pueden tener bajo control de forma fiable los costes directos e indirectos y mejorar así el resultado global.

Las herramientas SAP Concur Travel y Concur Expense son adecuadas para reservar y facturar viajes de negocios. Con Concur Travel, la organización de viajes puede gestionarse fácil y rápidamente mediante una tarjeta de viaje central.

Por otra parte, el software permite una contabilización fluida de los gastos de viaje y la asignación de centros de costes. Con Concur Expense, existe la opción adicional de ejecutar extractos y asignar costes a órdenes de trabajo.

Ventajas

¿Cuáles son las ventajas de usar sistemas como Concur Travel y Concur Expense? Crean una visión general de toda la información y los procesos: desde la solicitud hasta la planificación y aprobación y la facturación del viaje de negocios, utilizando modernas herramientas en la nube.

La integración es sencilla: las soluciones en la nube pueden vincularse fácilmente y sin grandes esfuerzos con los sistemas ERP, de RRHH y de contabilidad existentes.

Otra ventaja es el tiempo que se ahorra en finanzas y contabilidad gracias a los procesos automatizados sin comprobación manual de recibos y facturas. Accediendo a las solicitudes de viaje o a los formularios contables a través de internet o de aplicaciones móviles: los recibos pueden enviarse, aprobarse y procesarse en tiempo real.

Los flujos de trabajo y las rutinas de comprobación garantizan que todos los pasos del proceso se lleven a cabo de forma limpia y puntual. Se hace posible una visión holística de los extractos de las tarjetas de crédito, los gastos de alojamiento y los datos de los acreedores, y unos cuadros de mando, informes y herramientas de análisis claros garantizan un mejor control de los gastos de viaje. Las soluciones en la nube son rápidas y fáciles de implantar, y las opciones de aplicación pueden ampliarse en función de las necesidades.