Gestión de activos informáticos

La definición del principio: ¿qué término se ajusta mejor al reto: gestión de licencias o gestión de activos de software?

Carsten Lang:

"En el mundo germanoparlante, hace tiempo que dejamos atrás el término gestión de licencias, que se queda corto para describir las responsabilidades de los socios encargados de esta tarea".

El software se ha convertido desde hace tiempo en uno de los mayores factores de coste en las organizaciones actuales, no sólo en la comunidad SAP, y ha desarrollado su importancia como activo.

"Pero en lugar de gestor de activos de software, preferiría elegir el término 'gestor de activos de TI', porque no sólo el software, sino también los servicios, el hardware y otros factores entran dentro del perfil laboral de un gestor de activos de TI".

Lang lo sabe por su práctica profesional y añade:

"Para el futuro, incluso vería aquí el término gestor de activos y seguridad de TI, porque todas las formas de amenazas posibles mediante el uso del software y las tecnologías actuales encuentran su intersección en este puesto.

Si una organización no conoce el software que tiene desplegado, su estado de lanzamiento y versión y los niveles de parches, y si no es capaz de identificar quién ha instalado software no autorizado en dispositivos propiedad de la empresa o alojados en ella, difícilmente podrá identificar, y mucho menos controlar, las brechas correspondientes."

Con R/2 a ERP/ECC 6.0 a S/4, el cliente SAP existente no sólo ve un fantástico aumento de las funciones y los procesos empresariales, sino también un crecimiento paralelo de la complejidad y la interconexión.

La transparencia de los activos informáticos y la optimización de los recursos utilizados es, por tanto, una preocupación de todo el nivel C de la empresa.

"En el ámbito de la transparencia, veo el mayor reto en este momento"

Así lo subraya Florian Ascherl en la entrevista con E-3.

"La responsabilidad de la gestión de licencias sigue estando dividida en gran parte de las organizaciones que conozco. El gestor de licencias y activos de software no suele encargarse -o lo hace desde hace poco- de examinar el entorno del sistema SAP.

Además, la experiencia demuestra que, en el mejor de los casos, tiene un conocimiento superficial de los procesos implicados. La mayoría de las veces, encontramos la responsabilidad de las licencias y la medición de SAP en el ámbito de la unidad organizativa de SAP o en el departamento de compras de TI de las empresas.

Así pues, la gestión de licencias SAP es un reto relativamente nuevo, incluso para los gestores más experimentados, que ahora tienen que lidiar con el historial de listas de precios y condiciones, CGC, derechos de uso de software y, en su caso, licencias especiales y acuerdos auxiliares".

Una diferencia con respecto a otros proveedores de software es que SAP proporciona herramientas de medición de serie. Así lo explica Ascherl, directivo de KPMG:

"Sin embargo -y esto no es culpa de SAP- la mejor herramienta que establezca un estándar no puede, por supuesto, identificar construcciones contractuales y derechos de uso acordados individualmente sin personalización y la capacidad de aprender esto funcionalmente."

La práctica demuestra que a veces en la empresa se utilizan métricas y modelos de licencia heterogéneos para un mismo producto, sobre los que en la mayoría de los casos sólo están informadas las personas que llevan años en la unidad organizativa de SAP.

"La transparencia, sin embargo, es el requisito previo básico para el cumplimiento"

define Florian Ascherl.

"Esto es responsabilidad del titular de la licencia. El cumplimiento, por su parte, es el requisito básico insustituible para una optimización exitosa y sostenible.

Si se examina más de cerca, rápidamente se ve que habría tenido sentido establecer las funciones correspondientes o la gobernanza de la gestión de licencias como parte de la introducción del software SAP, para poder reaccionar eficazmente a los requisitos resultantes de la estrategia de TI.

Zonas contaminadas

En retrospectiva, se plantea la cuestión de si la gobernanza y el cumplimiento son un detonante para reevaluar el tema de la gestión de licencias.

Carsten Lang, socio de KPMG, comenta:

"Con la saturación del mercado mundial, los fabricantes de software desarrollaron los primeros programas de cumplimiento. La gobernanza desempeñó un papel bastante insignificante.

De hecho, la gobernanza para los clientes finales y los subcontratistas fue la consecuencia lógica del creciente número de fabricantes que enfrentaban a las empresas a una comprobación de plausibilidad de sus existencias de licencias y a la comparación de los derechos de uso y de uso adquiridos."

Y Lang continúa diciendo que el tema ha cobrado cada vez más importancia con la evolución de la infraestructura informática. El camino va de los facilitadores de negocio a los impulsores de negocio en forma de los actuales entornos de sistemas heterogéneos con multitud de productos de software en uso.

La virtualización, la nube y las tecnologías de almacenamiento, junto con la retención legal, la protección de datos y los requisitos de seguridad actuales, aumentaron la complejidad.

"Hace veinte años, al igual que muchos de nuestros clientes actuales, sólo era vagamente consciente de las oportunidades de negocio que ofrecía el uso del software de SAP".

Carsten Lang resume.

"En aquella época, la gestión de licencias o su cumplimiento no era un objetivo sostenible para ningún cliente o fabricante que yo conozca. Sin embargo, en mi opinión, esto se debe a las estructuras organizativas de la época y a que los usuarios se centraban en el objetivo empresarial estratégico y en sus propias competencias básicas. La tecnología era, en el mejor de los casos, un medio para alcanzar un fin".

El uso selectivo de software para apoyar las propias actividades empresariales y aumentar la eficiencia interna se estaba convirtiendo en un tema en auge. Los acuerdos eran tanto una cuestión de prestigio para los representantes de ventas como para la persona que era capaz de completar con éxito un gran proyecto de implantación en una organización.

"Las posibilidades técnicas de entonces, que se utilizaban en el marco de paisajes de sistemas predominantemente homogéneos, casi pueden calificarse de prehistóricas en comparación con las actuales"

Carsten Lang explica la evolución.

"Los sistemas SAP, con su completa cartera de capacidades empresariales, han sido el front-end ideal para que los clientes aborden la transición hacia la automatización y el control de los procesos empresariales.

Sencillamente, no hubo tiempo, por así decirlo, de reflexionar a fondo sobre las licencias, y mucho menos de establecer una organización y unas estructuras adecuadas".

A la manera de KPMG

Qué recomienda KPMG: ¿Cuál es la mejor estrategia posible de concesión de licencias para el cumplimiento, la transparencia y la optimización?

"Una y otra vez descubro en situaciones de clientes que la causa fundamental de los riesgos al tratar con licencias, ya sean de SAP o de otro tipo, se encuentra en la falta de estructuras de gobierno"

Florian Ascherl lo sabe por numerosas conversaciones con clientes.

El modelo paso a paso muestra lo siguiente: no hay transparencia sin gobernanza, no hay cumplimiento sin transparencia y no hay optimización sin cumplimiento.

"El origen de todos los posibles desacuerdos está en la cuestión del establecimiento de procesos y estructuras adecuados, que se debatió al principio y a menudo se descuidó en el pasado.

Esto se debe a la evolución de la infraestructura técnica tal y como la conocemos hoy y al paso del software como herramienta de trabajo de apoyo a un activo importante de la empresa."

¿Y ahora qué?

"Si no conoce las estructuras de acuerdos de licencia existentes en su empresa o sus contactos que gestionan el curso de un ciclo de vida de software, en general debería plantearse establecer un modelo de gobernanza"

recomienda Ascherl, alto directivo de KPMG.

"También es la única forma de que el CIO obtenga la información que necesita para llevar a cabo eficazmente su estrategia de TI y garantizar el cumplimiento de la normativa y la rentabilidad.

Básicamente, aconsejamos a cada cliente que se autoevalúe objetivamente y se compare con sus competidores para determinar si es necesaria una gestión completa de la licencia.

En el caso de las empresas más pequeñas, sería aconsejable establecer unas normas de obligado cumplimiento por parte de los empleados, o buscar un socio que pueda hacerse cargo de determinadas tareas y apoyarlas con conocimientos especializados.

Estas normas de alto nivel ya pueden ayudar a contener riesgos masivos de concesión de licencias. Por lo demás, estamos encantados de responder a las consultas y ayudar a los clientes a ajustarse a un modelo de madurez y diseñar una estrategia adecuada y rentable."

El tema de las licencias insuficientes, las licencias excesivas y las nuevas licencias está omnipresente en la comunidad SAP. ¿Qué hay que hacer?

"Nuestra recomendación es examinar siempre desde el principio los contratos suscritos con SAP".

Florian Ascherl explica el primer paso pragmático.

Si se han acordado derechos especiales, por ejemplo, configuraciones o derechos de desmantelamiento (parcial), corresponde por supuesto al cliente respectivo hacer uso de este derecho.

Es aconsejable tener presente la futura estrategia informática y corporativa:

"¿Existe la posibilidad de reutilizar las licencias no utilizadas en otro lugar? ¿Existen implantaciones futuras para las que se puedan utilizar las licencias con el fin de ahorrar en futuras compras? Si no hay posibilidad de uso, suelo aconsejar a los clientes que discutan con SAP hasta qué punto los derechos de licencia existentes y potencialmente no utilizados pueden utilizarse en el futuro para la implantación de proyectos informáticos estratégicos planificados".

aconseja Ascherl, alto directivo de KPMG.

La decisión sobre la posibilidad y el alcance de la acreditación corresponde en última instancia al licenciante en cada caso.

"A diferencia de muchos otros proveedores, SAP se ha centrado mucho en el cliente en los casos que conozco".

Florian Ascherl lo sabe por sus contactos con SAP.