Aspectos básicos de la gestión de licencias SAP

La receta del éxito para una gestión eficaz de las licencias SAP se basa en una combinación equilibrada y eficiente de personas, procesos y herramientas.

A menudo falta una estructura de gobierno que defina las interfaces/canales de comunicación entre compras, el departamento jurídico, las operaciones informáticas, el control y la gestión de licencias.

Esto constituye la base para el cumplimiento de la normativa, así como para una gestión de las auditorías de licencias eficiente en cuanto a costes y recursos. Además, temas estratégicos como la puesta en común de licencias sólo pueden establecerse sobre esta base, ya que los canales de información necesarios siguen sin definirse sin la correspondiente estructura de gobernanza.

Es importante añadir tipos de licencia a los conceptos de función y autorización existentes para asignar licencias según la función prevista si se proporcionan una o varias cuentas de usuario para un empleado. Esto sirve para garantizar el cumplimiento básico y, por lo general, puede lograrse utilizando las herramientas integradas de SAP.

Si establece mecanismos de retirada para las cuentas de usuario no utilizadas y asigna tipos de licencia por defecto adecuados en el sistema, estará bien equipado desde el punto de vista técnico para una próxima medición del uso.

Tenga en cuenta que no sólo los usuarios de diálogos se consideran relevantes para las encuestas, sino que los usuarios de comunicaciones también pueden ser considerados bajo la ley de licencias.

Otro factor de éxito es el conocimiento de los contratos de licencia y mantenimiento existentes. En el caso de los derechos de uso, el momento en que se celebró el contrato es tan importante como, por ejemplo, la lista de precios y condiciones en que se basa la compra.

El tipo de contrato también es una fuente de información esencial para determinar condiciones importantes en virtud de la legislación sobre licencias, como la definición de los criterios en función de los cuales se considera que un usuario está activo desde el punto de vista de SAP.

Una vez que se encuentran en la cómoda posición de tener los puntos anteriores bajo control, a algunos clientes de SAP les preocupa la directriz sobre la medición del sistema y el consejo de que las licencias de usuario se asignen en función del uso real.

Varios fabricantes de software y herramientas se han especializado en analizar esta información de uso o han añadido los componentes correspondientes a su cartera actual de soluciones de gestión de licencias.

A la hora de elegir el conjunto de herramientas adecuado, es esencial familiarizarse con la propia infraestructura informática, los procesos de gestión de identidades y, en particular, las condiciones contractuales y los derechos de uso. La razón radica en el método de instalación de las respectivas herramientas y su gama de funciones.

Las preguntas pertinentes son, por ejemplo,

• los efectos de una instalación basada en agentes en comparación con una instalación centralizada o en la nube.
• ¿Qué versiones de ECC cubre la herramienta?
• ¿Los datos se leen o también se escriben en los sistemas de satélites?

Todo ello repercute en el tipo de licencia y sirve para aclarar la cuestión de si existe un caso de uso indirecto. Aquí hay que distinguir si esto puede estar cubierto por licencias de usuario de plataforma o si implica la concesión de licencias de NetWeaver Foundation para aplicaciones de terceros.

En este último caso, si ya se ha decidido por un modelo de licencia (de usuario o básica) que sólo puede seleccionarse una vez, esto puede repercutir negativamente en la introducción de la solución de herramienta preferida.

Se recomienda precaución cuando un proveedor/consultor anuncie una gestión de licencias "automatizada". El principio en este caso es que el contrato individual siempre constituye la base específica del cliente en virtud de la legislación sobre licencias.

Por lo general, SAP no aprueba las propuestas de definición de tipos de licencia basadas en el uso de módulos, CPU, etc. Además, la promesa sólo suele aplicarse al área de usuario y a la representación de motores que mide el USMM/LAW.

Productos como Sybase, Business Objects, Ariba y motores no medidos por SAP no suelen estar cubiertos.