¿Frutos maduros para el uso de la IA?

La IA está en boca de todos y en todas las empresas, ¿o todavía no? En el mundo SAP, a menudo oímos que el revuelo en torno a los sistemas de IA generativa está atrayendo mucho la atención de las empresas, pero que aún están buscando ámbitos de aplicación adecuados. El DSAG ha subrayado recientemente en sus declaraciones que integrar la IA en los productos existentes para mejorar su funcionalidad tiene sentido y puede ser útil. Sin embargo, según los portavoces del DSAG, aún queda mucho camino por recorrer entre la visión y la realidad.

No tiene sentido que todas las empresas se lancen directamente al ruedo de la IA, como tampoco tiene sentido que cada software implemente su propia IA. Por encima de todo, las soluciones de IA de los sistemas empresariales centralizados, incluidos los de SAP, se someterán (tendrán que someterse) a un desarrollo adicional sustancial para aumentar su idoneidad empresarial. Los sistemas auxiliares, como las plataformas de archivado y gestión de documentos, por su parte, deberían considerarse proveedores importantes de los sistemas líderes. La IA puede utilizarse para analizar masas de datos, incluidos los almacenados en los archivos de la empresa, un posible punto de partida para el viaje hacia una empresa mejorada por la IA.

Casos de uso de la IA en los archivos

El uso de la IA es especialmente útil cuando se analizan datos estructurados y no estructurados y se obtienen previsiones a partir de ellos. Toda empresa dispone del oro de datos necesario: en sus archivos. Sin embargo, hay que utilizar un software adecuado para crear un lugar -una base de datos- que esté "libre de barreras" para la IA y que cumpla las normas al mismo tiempo. La palabra clave es: Punto Único de la Verdad (PUNV) para todos los datos y documentos de la empresa. Al fin y al cabo, sólo unos datos suficientemente completos pueden permitir previsiones válidas o apoyar aplicaciones como la racionalización.

Sobre esta base, la IA podría, por ejemplo, ayudar a reconocer y clasificar los contenidos relevantes para la protección de datos. El responsable de la protección de datos no pasaría nada por alto y la IA podría incluso recomendar medidas. ¿Qué le parecería utilizar la IA para gestionar automáticamente los periodos de conservación? Aquí caben muchos otros escenarios.

SAP y SharePoint

Se recomienda el uso de un archivo de alto rendimiento para los numerosos documentos creados y editados en SAP. ¿Y qué ocurre con los documentos que circulan en SharePoint? Lo cierto es que SharePoint, Teams y otros servicios de Microsoft se han convertido en parte integrante de la actividad diaria. Mientras que las reuniones se celebran en Teams, los datos suelen intercambiarse a través de SharePoint. Los documentos desempeñan un papel fundamental en estos procesos, incluidos aquellos que están sujetos a requisitos legales de conservación y cuya inmutabilidad debe garantizarse durante un largo periodo de tiempo. Sin embargo, las garantías que ofrece Microsoft no siempre son suficientes.

Por lo tanto, las empresas deben ofrecer de forma proactiva una alternativa de archivado a prueba de auditorías. Se necesita un software de archivado que disponga de un conector con SharePoint para que los usuarios puedan archivar sus documentos de SharePoint y SAP de forma fiable y conforme a las normas sin mucho esfuerzo. Esto permite fusionar los mundos documentales de ambas aplicaciones principales en las empresas y ampliar la base de datos para la aplicación de IA propia de la empresa. Las soluciones de archivado, como Tia de KGS, socio de SAP, conectan los mundos de las principales aplicaciones, simplifican el panorama del sistema y facilitan la utilización de los datos para la IA.

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