Rápida implantación de plantillas en China

Wagner desarrolló una plantilla para cubrir los procesos de las unidades de negocio de Acabado Decorativo y Soluciones Industriales. El siguiente paso fue implantar la plantilla en las instalaciones de China.

El ambicioso proyecto requería, sobre todo, conocimientos técnicos en implantaciones globales y una amplia experiencia en los complejos requisitos regionales de China. En concreto, se trataba de la elaboración de informes específicos y el tema del impuesto dorado.

El panorama informático de crecimiento inorgánico con procesos empresariales no uniformes a escala internacional da lugar a elevados costes de mantenimiento, así como a una gestión y un control muy difíciles de las unidades individuales.

La estrategia de crecimiento definida por la dirección no podría aplicarse sin una TI normalizada y procesos armonizados en todos los ámbitos.

Markus Moßmann, CIO del Grupo Wagner:

"Nuestro objetivo era, por tanto, reducir la complejidad, establecer procesos armonizados en la empresa y crear un panorama informático coherente a escala mundial".

Hasta tres despliegues en paralelo

La dirección de Wagner ha decidido implantar SAP en todas las sedes en los próximos años. Por ello, en 2016 se llevaron a cabo hasta tres implantaciones de SAP en paralelo.

El objetivo de Wagner era también reducir el tiempo de implantación y estandarizar los procesos en todas las ubicaciones. Para cumplir este requisito, hubo que definir una plantilla que abarcara todos los procesos empresariales de las divisiones Decorative Finishing e Industrial Solutions de Wagner.

Las desviaciones de los procesos descritos en la plantilla sólo deberían ser posibles si existen requisitos legales locales divergentes. El objetivo era reducir la duración de una implantación a cuatro o cinco meses con ayuda de esta especificación.

La plantilla debe contener descripciones visuales detalladas de los procesos, documentación para el usuario, recetario de personalización y definiciones de pruebas para los 70 u 80 procesos empresariales más importantes de Wagner.

Esta documentación reduce el esfuerzo durante el despliegue para determinar qué procesos son relevantes para la unidad respectiva. Además, sólo había que conciliarla con los requisitos legales del país de implantación.

Esto también tuvo que tenerse en cuenta en Wagner Spraytech (Shanghai) Co. Ltd. La implantación en China fue un proyecto de importancia estratégica para Wagner, ya que constituyó el preludio y el prototipo para la posterior implantación de la plantilla en otras regiones y continentes.

Stefanie Stiefel, Directora de Aplicaciones Informáticas:

"El reto particular de la implantación en China fue conciliar una plantilla SAP global con los complejos requisitos locales de esta región".

Despliegue de especialistas locales en China

La tarea inicial consistía en establecer procesos de plantilla eficientes en las divisiones de Wagner Acabado Decorativo y Soluciones Industriales (con las unidades de negocio individuales de Wagner Bricolaje, Artesano e Industria) sobre la base de los procesos actuales en las sedes centrales de Markdorf y Altstätten.

A continuación, se coordinaron con los responsables de los procesos empresariales de todas las divisiones. El siguiente paso fue definir los procesos relevantes para China.

Implantar SAP en un país con 1.300 millones de habitantes es un reto especial. China tiene sus propios requisitos de contabilidad (PCGA chinos) y los informes legales necesarios.

Debe disponerse de una solución Golden Tax con interfaz al sistema ERP de SAP. Los informes y documentos para los socios comerciales chinos deben estar disponibles en "idioma chino simplificado".

Las diferencias lingüísticas y culturales entre Europa y el Reino Medio son considerables. Por eso es útil recurrir a especialistas locales.

A la hora de definir los procesos relevantes para China, estas cuestiones ocuparon un lugar destacado:

• ¿Cómo evitar problemas durante la aplicación debidos a los requisitos locales?
• ¿Cómo pueden tenerse en cuenta las diferencias entre la norma SAP y las necesidades legales y empresariales locales?

Con este fin, se organizó un taller especial para comparar los procesos actuales y los requisitos legales, así como una sesión de formación para los usuarios clave de Wagner. Una dificultad especial fue que la formación se impartió en el idioma local.

Al final, correspondía a los respectivos responsables de los procesos aprobar los procesos empresariales definidos. Hubo varios ciclos de pruebas antes de que las unidades locales in situ transfirieran los datos al nuevo sistema.

La migración de datos desde el sistema heredado, una solución ajena a SAP, se llevó a cabo utilizando el Legacy System Migration Workbench (LSMW). cbs proporcionó asistencia durante y después de la puesta en marcha a través de consultores locales.

Metodología M-cbs

Para el complejo proyecto se utilizó el método M-cbs, probado con éxito. El enfoque desarrollado por cbs garantiza una orientación coherente de los procesos y las fases y permite controlar un proyecto de despliegue global y diseñarlo de forma rentable.

En este caso, el método facilitó la creación del plan del proyecto, las listas de procesos, la documentación de usuarios clave y la lista de puntos pendientes.

Con M-cbs, el proyecto de implantación se aceleró considerablemente. La nueva plantilla se configuró en sólo cuatro meses. Incluye los módulos Comercial (SD), Gestión de materiales (MM), Planificación y control de la producción (PP), Sistema de proyectos (PS), Gestión de almacenes (WM), Gestión de calidad (QM), Contabilidad financiera (FI) y Controlling (CO).

La plantilla funciona como un sistema modular que contiene un conjunto definido de procesos empresariales globales, variantes de procesos y procesos encapsulados implantados con éxito en Europa para distintos modelos empresariales.

Wagner dispone ahora de una plantilla SAP adaptada específicamente a las necesidades de la empresa. Consiste en una plantilla global con estándares SAP para procesos, datos maestros e informes y definiciones especiales de Wagner para toda la empresa.

Procesos normalizados y probados

La empresa Wagner de Shanghai pudo trabajar inmediatamente con un sistema SAP ERP operativo desde el primer día de trabajo. Stefanie Stiefel, Directora de Aplicaciones de TI:

"El despliegue en China demuestra que merece la pena trabajar con un socio que tenga conocimientos especializados en la región de destino correspondiente".

De lo contrario, podría haber habido un esfuerzo posterior en la fase de comercialización tras el despliegue. Esto podría evitarse.

Wagner ha alcanzado un primer e importante hito.

"Ahora podemos gestionar el creciente negocio en China de forma mucho más eficaz mediante procesos estandarizados y probados. La nueva solución SAP uniforme permite comparar las cifras clave alcanzadas en China en todo el mundo."

Stefanie Stiefel lo explica.

De este modo, Wagner ha avanzado a buen ritmo en su ambicioso plan de trabajar con un único sistema ERP de SAP en todo el mundo y disponer de datos maestros armonizados y procesos estandarizados.

La empresa también ha dado un paso adelante en materia de gobernanza informática. En el futuro, será más fácil controlar las TI. Y los procesos informáticos podrán alinearse de forma aún más coherente con la estrategia corporativa.

Sin embargo, China es sólo el principio de la estrategia de implantación mundial. Wagner dispone ahora de una base sólida para incluir a otras empresas nacionales en la estrategia de SAP.

El proyecto continuará según el modelo ya probado, con nuevas implantaciones de plantillas. Ya se ha iniciado el próximo proyecto en las sedes de Denver y Chicago (Estados Unidos).