Factura demasiado grande - ¿y ahora qué?

Nada menos que 791 millones de pedidos que facturar sólo en el tercer trimestre del año pasado suponen un reto para cualquier sistema de facturación. Con SAP Billing and Revenue Innovation Management, BRIM, el operador de la plataforma ha encontrado una solución de facturación que también crecerá con los retos futuros del mercado digital.

El antiguo mercado incipiente de servicios de reparto es muy competitivo y se ha convertido en una competencia feroz. Para ganar uno de los mercados locales, una empresa de reparto tiene que ofrecer una alta calidad unida a un alto rendimiento, sabe Stefan Heyens, Director de Sistemas Financieros de Delivery Hero. No se trata sólo de entregar los productos rápidamente a los clientes finales, sino también de interactuar con socios como restaurantes y cadenas de suministro de manera puntual y fiable. "Especialmente al principio de la pandemia mundial de la corona, nos dimos cuenta de que nuestra anterior solución de facturación sólo podía hacer frente al crecimiento, a veces exponencial, de los pedidos de entrega con limitaciones"dice Stefan Heyens.

Éxito B2B2C para todos

Aunque el consumidor final está al final de la cadena de suministro, el negocio de la plataforma es un negocio B2B entre Delivery Hero como operador de la plataforma y los restaurantes y cadenas de alimentación conectados. A veces se añaden mensajeros, los llamados riders, siempre que se facturen a través de la plataforma. Existen diferentes contratos con las cadenas de comida con escalas de comisiones especiales y otras tasas que pueden variar. Aquí se plantea un reto permanente: a partir de los pedidos de los clientes que se ejecutan a través de la plataforma, deben generarse posiciones dependientes del consumo para la facturación de las comisiones, es decir, cuántas hamburguesas o pizzas se pidieron realmente a través de McDonald's, Pizza Hut y compañía y quién las entregó. Las posiciones de los pedidos de los clientes se traducen en las denominadas "posiciones facturables" para que sean facturables en absoluto con ayuda del software.

Jasmina Cejan, Consultora Principal de GTW Management Consulting GmbH en Viena, especifica: "En Delivery Hero, por un lado, tenemos un número extremadamente grande de facturas en la cuenta corriente masiva y, por otro, facturas colectivas exorbitantemente grandes de las Cinco Grandes, que contienen cientos de miles o incluso millones de artículos individuales." Así, cuando Pizza Hut, McDonald's o Burger King de uno de los millones de metrópolis como Singapur utilizan la plataforma de pedidos, se acumulan rápidamente varios millones de pedidos en un mes; cada pizza, cada hamburguesa, vale, descuento, tarifa de entrega por pedido se registra y se añade a la factura colectiva. "Ese es exactamente el quid de la cuestión, porque nuestra anterior solución de facturación ya no podía gestionarlo. Tuvimos que agregar todo ese volumen para poder facturarlo".Stefan Heyens recuerda la situación inicial. Aunque las facturas colectivas seguían enviándose en PDF por correo electrónico, no era posible procesar semejante volumen de datos.

Hasta entonces, el servicio de reparto había utilizado principalmente SAP SD, y en algunos mercados locales también una solución desarrollada internamente para ellos. "Tuvimos que darnos cuenta de que nuestras herramientas adaptadas localmente ya no podían hacer frente al aumento del volumen de pedidos y de que la solución SD también estaba alcanzando gradualmente sus límites. El tiempo de ejecución de la facturación superaba a veces las diez horas".dice Stefan Heyens. En primer lugar, él y su equipo intentaron optimizar la ejecución de la factura paralelizando trabajos y otros trucos.

Pero los tiempos de funcionamiento apenas se redujeron. En algún momento, apareció el mensaje de error: Factura demasiado grande. "Hemos creado una solución que nos permite dividir esa factura colectiva al menos por la mitad y procesarla automáticamente. Sin embargo, esto no fue en absoluto satisfactorio. "Aquí es exactamente donde entramos con BRIM y combinamos estos dos requisitos importantes del negocio de la plataforma digital: la cuenta corriente masiva a través de SAP FICA complementada con la Facturación Convergente."explica Jasmina Cejan. 

BRIM gana la facturación PoC

Cuando Delivery Hero buscaba una solución de facturación alternativa en el entorno SAP en 2019, pronto se encontraron con SAP BRIM. "Después de varios talleres, llegamos a la decisión en 2020 de establecer una prueba de concepto (PoC) en SAP BRIM".Stefan Heyens explica los primeros pasos. "Vimos en BRIM una solución ideal para optimizar el rendimiento de nuestro proceso de facturación a largo plazo. Debido al fuerte crecimiento de Delivery Hero, queríamos una solución casi ilimitada en cuanto al número de pedidos por factura, que nos permitiera seguir facturando nuestros pedidos de forma estable y puntual en el futuro."

En el marco del PoC, la atención se centró inicialmente en la parte de facturación y facturación convergente. Era especialmente importante garantizar que la solución de facturación también pudiera gestionar facturas que contuvieran más de un millón de pedidos. Otro factor importante era el tiempo de ejecución de las ejecuciones de facturación: el objetivo era reducirlo al menos en un 50%. A mitad de la implantación, el PoC se convirtió entonces en un "proyecto real", por lo que el esfuerzo se disparó un poco. Se garantizó el funcionamiento en paralelo para poder realizar una comparación directa entre CI y SD.

"No podíamos permitirnos cometer un error, la solución debía ser fácil de activar y desactivar -encender/apagar- por si al final la dirección se decidía en contra".afirma Stefan Heyens. Los restaurantes también debían ser lo menos conscientes posible del cambio, razón por la cual los PDF y las hojas de Excel, por ejemplo, se dejaron en el diseño antiguo y los ajustes de la interfaz se limitaron a lo más necesario. No hubo cambios en el sistema anterior; simplemente se ampliaron las interfaces existentes para incluir la Facturación Convergente.

En BRIM, todos los detalles de un pedido se almacenan como elementos facturables, es decir, cuánto fue la comida, cuánto el descuento, cuánto los gastos de entrega. Esta información puede utilizarse para la liquidación de los más diversos modelos de comisiones, independientemente de si la liquidación es diaria, semanal o mensual. "Podemos calcular prácticamente cualquier cosa, en cualquier momento, incluso varias veces si es necesario. Esto también nos permite trazar modelos en los que la comisión se liquida semanalmente, por ejemplo, pero se calcula de nuevo retrospectivamente a final de mes, y entonces solo se contabiliza la diferencia."explica Jasmina Cejan la lógica que subyace a las partidas facturables. Las interfaces estándar garantizan la transferencia de datos necesaria con los proveedores de servicios de pago. Que un restaurante lo transmita como correo electrónico, SMS o lo que sea es, en última instancia, irrelevante para la solución de facturación.

Una de las razones para introducir la solución de facturación fue y es su flexibilidad en cuanto a precios. Delivery Hero ofrece a sus socios, en función del mercado, diferentes modelos de comisión. "Para implantar nuevos modelos de comisión en BRIM, en la mayoría de los casos basta con ajustar la configuración, lo que a su vez elimina la necesidad de realizar cambios complejos en la codificación."El Director Financiero, Stefan Heyens, está visiblemente entusiasmado. También es una enorme ventaja poder probar en el mercado todos los casos posibles de facturación. El equipo de ventas es bastante creativo cuando se trata de nuevos modelos de comisión para el servicio de entrega.

"Es bueno poder probar todas las ideas de la BRIM en una fase temprana, incluido lo que podría llegar el año que viene". Si las pruebas van bien, se puede aplicar directamente el escalado en vivo. En Singapur, por ejemplo, se implementó la facturación diaria para tener bajo control los volúmenes de datos. Para probar las condiciones de precios escalonados y ponerlas en marcha, Delivery Hero se apresuró a desarrollar las suyas propias en SAP SD.

"Sin embargo, queremos examinar la facturación de un restaurante durante todo un periodo contable, por ejemplo, para determinar en función de ella los precios escalonados. No tenemos esta opción en SD, que siempre se centra directamente en los pedidos para determinar la comisión. En este contexto, sin embargo, nos interesa todo el periodo contable y esto funciona a la perfección en BRIM", pudo comprobar Stefan Heyens. Y Jasmina Cejan añade: "En SAP BRIM, ya hemos implementado bastantes modelos de liquidación alternativos en el estándar, para que las empresas también puedan probar nuevos casos de negocio digitales en cualquier momento. 

Actualmente se está trabajando en una plantilla global para evitar tener que mantener una solución distinta en cada país. "Debido a nuestra cultura de start-up, naturalmente intentamos implantar la solución BRIM lo antes posible en un mercado en rápido crecimiento, y sólo armonizamos algo después"Stefan Heyens explica el procedimiento seguido hasta ahora. Ahora su plan es avanzar cada vez más hacia una solución estándar. Solo pueden variar los requisitos legales del mercado; de lo contrario, si es posible, se utilizará una plantilla global. "Si utilizamos el ejemplo de un país para mostrar que la liquidación se realiza en una hora, nadie quiere cambiar nada. Se sienten seguros con los datos que proporcionamos en las partidas facturables y comprenden la necesidad de una plantilla global".Jasmina Cejan está convencida. 

Ahorro de tiempo con la BRIM

El objetivo era reducir en un 50% el tiempo de ejecución en las grandes cadenas de alimentación. "Lo conseguimos e incluso mejoramos, optimizamos más en dirección al 80 por ciento", se muestra satisfecho Stefan Heyens, "a menudo menos de una hora". Todas las demás ejecuciones de facturas pudieron reducirse a entre 15 y 30 minutos con SAP BRIM.

Como el equipo de Singapur informó del efecto positivo del ahorro de tiempo relativamente pronto después de la puesta en marcha, había un gran deseo de implantar algo así también en otros países. Y la dirección acabó convenciéndose del resultado y del valor añadido real, de modo que el BRIM pudo implantarse en Tailandia, Filipinas y Malasia. Los próximos proyectos ya están a la vista: El despliegue en Bangladesh está en marcha, y Pakistán y otros mercados en los que el volumen de pedidos va en aumento le seguirán antes de finales de año.

Dado que en Pakistán a menudo sólo se conoce el número de teléfono móvil de un restaurante, pero no la dirección de correo electrónico, allí debe realizarse un envío adicional de facturas por SMS en BRIM. Además, se observa un aumento del volumen de pedidos en Taiwán, donde se alquilan pisos sin cocina debido a los elevados precios de los alquileres, por lo que ya es práctica habitual pedir comida por Internet. 

Por último, Delivery Hero tiene previsto implantar un proceso de facturación corporativa en la solución BRIM. Esto permitirá a las empresas facturar todos los pedidos de comida de sus empleados a través de la plataforma de servicios de entrega en una factura colectiva. Además, en el futuro también será posible incluir los denominados "cargos adicionales" en una ejecución de factura, es decir, todos los honorarios incurridos que no entran dentro del negocio habitual de comisiones. Algunos ejemplos son la colocación de determinados productos en restaurantes o el mantenimiento de una presencia en Internet. Y la conclusión de Stefan Heyens: "Por supuesto, seguiremos confiando en la consultoría boutique altamente profesional de GTW para nuestros futuros proyectos".También tiene la vista puesta en una mayor automatización de los procesos.