Factores clave del éxito para la transición y el funcionamiento de S/4 Hana

Hay mucho que considerar en el período previo a la transición a S/4 Hana

El cambio a S/4 Hana debe prepararse bien, ya que está plagado de numerosos retos: en términos de arquitectura, modelo operativo, soporte de SAP Basis o método de cambio y requisitos correspondientes de SAP Basis, como la supervisión de SAP y la gestión del ciclo de vida de las aplicaciones (ALM) o la seguridad de SAP, por nombrar solo algunos. 

La escasez de personal ralentiza la transición a S/4 Hana

Esto hace sudar la gota gorda a los CIO y responsables de TI que planean una transición. A menudo tienen que lidiar con una tensa situación de personal dentro de su organización de TI y la contratación de personal de TI cualificado también es extremadamente difícil debido a la falta de personas en el mercado laboral. En muchos lugares, se produce un relevo generacional en el equipo SAP y se pierden importantes conocimientos de SAP. Esta circunstancia contribuye a menudo a retrasar el cambio a S/4 Hana. 

La preparación es un factor clave del éxito

Para que el cambio a S/4 Hana sea lo más fluido posible, es esencial una preparación óptima con un procedimiento claramente estructurado. Lo más importante: Obtenga una visión general detallada de todas las áreas del entorno SAP actual, como: Versiones SAP, extensiones, complementos y bases de datos (SAP/No SAP), pero también interfaces RFC, certificados SAP y, sobre todo, utilización del sistema. 

Incluir datos de seguimiento de SAP 

Una herramienta completa de supervisión de SAP proporciona datos importantes por adelantado, muestra estados de error, supervisa IDOCs, trabajos de SAP (LongRunners), logs del sistema, parámetros según SAP Security Baseline, encriptaciones, autorizaciones e informa de problemas automáticamente en tiempo real para que la operación interna o externa de SAP Basis pueda rectificarlos directamente. La supervisión se convierte así en una disciplina importante. Tanto el entorno SAP como la infraestructura deben supervisarse a la perfección, no en silos, sino de forma centralizada en una única solución. Aquí es donde entra en juego una solución de supervisión SAP como Scansor (www.scansor.com; complemento SAP para PRTG de SAP Basis professional itesys AG). 

Muestra el status quo en tiempo real, claramente visualizado en un cuadro de mandos, y proporciona una base sólida para todas las decisiones relativas al diseño y dimensionamiento de la futura arquitectura en el periodo previo a la transición a S/4. También es aconsejable utilizarlo tras el éxito de la transición, ya que la supervisión ayuda a garantizar que el entorno S/4 funcione de forma eficaz y fiable. Esto significa que SAP Basis puede concentrarse aún más en las tareas o actividades importantes relacionadas con la aplicación.

Tres puntos débiles habituales en la transición a S/4 

Por desgracia, tanto la preparación como la visión de conjunto del panorama SAP suelen ser deficientes. Con especial frecuencia nos encontramos con los tres puntos débiles siguientes:

1. formularios: un gran número de formularios acumulados que ya no se utilizan ni se necesitan en su totalidad. Transferirlos uno a uno a S/4 Hana conlleva un gran esfuerzo y enormes costes. En su lugar, es mejor comprobar de antemano qué formularios se necesitarán también en el futuro y eliminar lo que no sea necesario. 

2. complementos: En cuanto a los complementos, desarrollos propios y ampliaciones individuales, a menudo se explotan varios centenares de ellos, aunque sólo de forma esporádica o sin licencia. Se trata de un lastre innecesario. Por lo tanto, es mejor racionalizarlo y hacerlo más rentable e identificar y bloquear o eliminar los complementos que ya no se utilizan. Atención: los complementos que se sigan utilizando deben liberarse para la nueva versión de destino de S/4 Hana; de lo contrario, la transición se retrasará semanas en el peor de los casos y resultará costosa. 

3. dimensionamiento: Si la memoria en memoria de la base de datos SAP Hana es demasiado grande, aumentan innecesariamente los costes de funcionamiento y mantenimiento. Si es demasiado pequeña, el rendimiento y la satisfacción del usuario se resienten y, en el peor de los casos, se produce un "out of memory" y el sistema se apaga automáticamente. Dimensionar correctamente el futuro sistema S/4 Hana es difícil. Por lo tanto, es muy recomendable supervisar la utilización de antemano. 

Método y preparados de migración

Esencialmente, hay dos caminos que conducen al objetivo: el enfoque brownfield, es decir, una reconversión del sistema existente, o el enfoque greenfield, la nueva implantación. Qué método es el adecuado depende de cada caso y las diferencias son bien conocidas. Sin embargo, los que optan por una conversión del sistema -la mayoría de los clientes de SAP según el Informe de Inversión 2022 del DSAG- tienen que hacer algunos preparativos técnicos: 

• Convertir a Unicode y el interlocutor comercial central (SAP Business Partner) y migrar a la base de datos Hana (si no se ha hecho ya).

• Implantar Adobe Document Services (ADS) para la gestión de nuevos resultados y la personalización de los formularios que aún se utilizan.

• Determinar la futura estrategia de front-end (SAP GUI/SAP Fiori)

• Adaptar las autorizaciones y las funciones, mejor con SAP Identity Management

• Archivar los datos que ya no se necesitan para minimizar la costosa memoria de trabajo de Hana.

• Determinar el tamaño de la base de datos Hana y los servidores de aplicaciones (RAM, espacio en disco, CPU), teniendo en cuenta el caso de desastre y las especificaciones de SAP.

• Comprobación del código (Custom-Code-Check/Abap Test Cockpit) para aclarar la necesidad de adaptación de los distintos desarrollos y ampliaciones. 

Caso especial S/4 Hana Cloud Editions

Especialmente en el caso de las ediciones en la nube de S/4 Hana para nubes públicas y privadas, el grupo de software con sede en Walldorf atrae a los clientes con su oferta de servicio completo Rise with SAP. Sin embargo, incluso con esta oferta, existen diferencias entre la oferta estándar de SAP y los requisitos del cliente, por ejemplo, la generación de solicitudes de firma de certificados (CSR), la definición de las políticas de seguridad o la supervisión de los trabajos de SAP. A la hora de decidirse por Rise con SAP, hay que hacer mucho trabajo por adelantado. El sistema SAP existente debe purgarse y limpiarse, y los desarrollos propios que vayan a seguir utilizándose deben recrearse a medio plazo sobre la base de la SAP Business Technology Platform (SAP BTP) fuera del núcleo ERP. Esto puede cerrarlo un proveedor de SAP Basis que aporte los conocimientos técnicos necesarios y actúe como enlace y coordinador entre el cliente y el soporte de SAP. Para garantizar que las interfaces que controlan la interacción de las nuevas funciones y aplicaciones móviles con S/4 Hana Cloud sean accesibles y funcionen sin problemas, estas también deben supervisarse sin problemas, por ejemplo, con una herramienta de supervisión como Scansor.

Elija el modelo operativo SAP adecuado

¿Operar SAP uno mismo o externalizarlo? Estos datos ayudan en el proceso de toma de decisiones, porque la cuestión del futuro modelo operativo y la situación del personal deben aclararse en una fase temprana: ¿en las instalaciones, en la nube privada o pública o híbrido? 

1. El funcionamiento in situ es ideal para las empresas que desean o necesitan mantener el control sobre su infraestructura de TI, hardware y red porque trabajan con datos especialmente sensibles que no deben salir de sus instalaciones. Sin embargo, el funcionamiento in situ requiere personal formado para el funcionamiento de SAP que pueda cubrir toda la gama de tareas con conocimientos específicos de Hana, desde la seguridad hasta el mantenimiento periódico de la infraestructura y la auditoría. Si se carece de estos recursos, la externalización de SAP es la solución. 

2. La operación en nube privada en la externalización de SAP (infraestructura SAP y operación básica) es el medio elegido cuando la empresa se centra en procesos digitales fluidos y una gran agilidad con respecto a futuros requisitos y desarrollos. En este caso, necesita sobre todo una plataforma de infraestructura de alojamiento integrada, escalable y de alta disponibilidad. Esta debe ser tecnológicamente puntera y estar certificada por SAP, debe estar en continuo desarrollo y garantizar el almacenamiento de datos conforme a la ley y la continuidad del negocio. El proveedor de SAP Basis debe apoyar el cambio con servicios integrales de consultoría, realizar una arquitectura personalizada y garantizar que el sistema SAP y la base de datos están configurados con precisión, el hardware y la red privada virtual (VPN) están diseñados de forma óptima y las soluciones no SAP están integradas. 

3. El funcionamiento en la nube pública en la plataforma de un hiperescalador como Google Cloud Platform (GCP), Microsoft Azure o Amazon Web Services (AWS) se recomienda si una empresa desea conectar en red a sus usuarios de SAP en distintas ubicaciones y requiere tiempos de latencia cortos y potencia informática que se pueda escalar según sea necesario. En la rightsising y rightplacing, deben tenerse en cuenta estos aspectos: el diseño conceptual del entorno de destino, la configuración de la plataforma, la transición, incluida la instalación de la zona de aterrizaje, la migración de datos y la suscripción, y el funcionamiento de SAP Basis. 

Conclusión 

Todos los modelos tienen una cosa en común: los clientes SAP existentes deben recurrir a un socio SAP Basis experimentado y cualificado a nivel ocular, que respalde la hoja de ruta de S/4 Hana con asesoramiento y medidas y en funcionamiento con servicios gestionados a medida y acuerdos de nivel de servicio (SLA) que se ajusten con precisión, así como asistencia 24 horas al día, 7 días a la semana, para garantizar un funcionamiento fluido de SAP. Sin embargo, durante la transición a S/4 Hana no deben descuidarse la gestión del ciclo de vida de las aplicaciones (ALM) y la seguridad. Por regla general, un departamento de TI interno no dispone ni del personal ni de los conocimientos necesarios para un proyecto y una operación de este tipo. La palabra clave aquí es escasez de trabajadores cualificados. 

Encontrar y elegir al socio adecuado

Todo esto lo demuestra: La transición a S/4 Hana o S/4 Hana Cloud es una empresa compleja. Especialmente las empresas con un departamento de TI reducido alcanzan rápidamente sus límites. La creación de know-how interno y personal, que sería necesario para llevar a cabo un cambio por uno mismo y al mismo tiempo garantizar un funcionamiento fluido y seguro de SAP, lleva mucho tiempo y se asocia con altos costes. En su lugar, es aconsejable trabajar con un socio tecnológico de SAP fiable que pueda apoyar a sus clientes con conocimientos técnicos en términos de preparación, funcionamiento de SAP Basis, ALM y seguridad. Si el entorno SAP se supervisa automáticamente las 24 horas del día, nada se interpondrá en el camino de una transición satisfactoria.