La gestión inmobiliaria como factor económico

Para una cadena de tiendas minoristas como Hamm Reno, la gestión inmobiliaria es un factor económico clave. Esto se debe a que la ubicación, el equipamiento y el funcionamiento de los inmuebles alquilados durante varios años son decisivos para la situación de ingresos y beneficios de la empresa y, por tanto, para su éxito económico a largo plazo.

El Grupo Hamm Reno es uno de los mayores minoristas de calzado de Europa y lleva en el negocio más de 120 años. Sus 6.000 empleados en toda Europa venden más de 40 millones de productos al año. Reno gestiona unas 550 tiendas en toda Europa. Sólo en ellas hay un total de unas 80.000 páginas de documentos.

En Reno, el departamento inmobiliario está directamente relacionado con la dirección. Los empleados tienen que trabajar a diario con los expedientes inmobiliarios, ya que contienen documentos esenciales para la empresa, como liquidaciones, contratos de intermediación o informes de daños.

Estos documentos deben gestionarse a prueba de auditorías y estar disponibles para los departamentos independientemente de su ubicación. Para ello, Reno utiliza OpenText Document Access for SAP Solutions.

Encontrado en segundos

Debido a la fusión de los grupos Hamm y Reno en 2005, el Grupo Hamm Reno tiene dos sedes: en Osnabrück y en Thaleischweiler-Fröschen, en Renania-Palatinado.

Antes, si un empleado necesitaba acceder a un determinado documento que se encontraba en otra sede, lo solicitaba con el expediente y se lo enviaban por correo electrónico o incluso por correo postal.

Esto costaba un tiempo innecesario tanto al empleado como a sus compañeros de la otra sede.

"Como ya utilizábamos OpenText Email Archiving para Microsoft Exchange y habíamos tenido una experiencia muy positiva con él, queríamos volver a trabajar con OpenText, sobre todo para garantizar la interacción armoniosa de nuestras soluciones de TI, incluido SAP Real Estate."

explica Manfred Gries, Jefe de Grupo de Administración de Aplicaciones de Hamm Reno.

Gestión de expedientes digitales en la gestión inmobiliaria

Con el apoyo de Axxedo, socio de OpenText y proveedor de TI de Reno desde hace muchos años, el proyecto comenzó en agosto de 2013 y finalmente se puso en marcha en enero de 2014.

Ahora el personal puede acceder a cualquier documento digital y consultarlo con sólo pulsar un botón, con independencia de su ubicación.

"Esto ahorra tiempo y aumenta la productividad".

Manfred Gries está encantado.

"Nuestro objetivo era proporcionar a los empleados responsables un acceso rápido, sencillo y descentralizado a los archivos inmobiliarios. Lo conseguimos al cien por cien con OpenText Document Access for SAP Solutions".

Antes, todos los documentos de los inmuebles se guardaban en salas de archivo: hasta tres carpetas de archivos por cada inmueble. Si un empleado necesitaba un documento concreto, tenía que coger la carpeta correspondiente y buscar en ella manualmente.

"Los documentos estaban ordenados por sucursal. Si los compañeros querían encontrar algo independiente de una sucursal -por ejemplo, todos los informes de daños causados por el agua en un año determinado-, solía llevar mucho tiempo.

Manfred Gries lo recuerda.

Gracias a la búsqueda de texto completo de OpenText, ahora los empleados pueden visualizar todos los documentos relevantes para una palabra clave en unos instantes.

Pero no sólo las largas búsquedas dificultaban una gestión inmobiliaria eficiente y eficaz. Los archivos en papel también carecían de información valiosa de la fase de oferta e iniciación, que a veces precedía en años al alquiler de un inmueble.

Gracias a la solución OpenText, ahora esta información también está contenida en los archivos y es accesible a través de vistas especiales. Por ejemplo, los usuarios de distintos departamentos, como el jurídico, el de montaje de tiendas, el de marketing o el de gestión, acceden ahora con sólo pulsar un botón a toda la información sobre los agentes inmobiliarios o a la comprobación de la rentabilidad de los inmuebles preferidos, una información que vale mucho dinero.

Operaciones comerciales y seguridad jurídica

Los archivos en papel corren el riesgo de perderse o ser destruidos por el fuego o el agua. Dado que todos los documentos del archivo Reno solo estaban disponibles en una versión simple, los archivos debían protegerse contra una pérdida correspondiente con la nueva solución de OpenText gracias a la digitalización y las múltiples copias de seguridad.

"Incluso en caso de catástrofe, volvemos a estar plenamente operativos en una semana como máximo".

explica Gries. Además, la solución de OpenText también garantiza la seguridad de las revisiones.

Porque ahora todas las comunicaciones por correo electrónico pueden archivarse de forma fiable con el documento correspondiente en el expediente respectivo con sólo pulsar un botón. Así se garantiza en todo momento la integridad de los archivos.

Esto crea transparencia para los empleados y seguridad jurídica para la empresa. Basándose en la experiencia positiva con los expedientes digitales inmobiliarios, actualmente se está implantando un sistema similar para los documentos contractuales generales, utilizando la misma arquitectura como base.

"Quizá se añadan más tipos de documentos en el futuro"

Gries reflexiona.

"La comodidad de un acceso independiente de la ubicación o la práctica búsqueda de texto completo también serían deseables para el departamento de RRHH, por ejemplo".

Industria: Venta al por menor
Cliente: Grupo Hamm Reno
Socio: Axxedo

Desafíos:

• Los archivos en papel son caros, dificultan la búsqueda y conllevan un alto riesgo de pérdida.
• Los expedientes de propiedad en papel no contienen todo el historial de la propiedad.
• Los archivos en papel entorpecen la gestión inmobiliaria.

Solución:

• Acceso a documentos de OpenText para soluciones SAP
• OpenText Email Archiving para Microsoft Exchange

Beneficios empresariales:

• La búsqueda de texto completo y el acceso independiente de la ubicación ahorran tiempo y aumentan la productividad.
• Los expedientes inmobiliarios digitales permiten gestionar los bienes inmuebles en lugar de administrarlos.
• Los archivos digitales protegen contra pérdidas
  y garantizar las operaciones comerciales
  y seguridad jurídica.

Simplifique su transformación digital

Para apoyar a las empresas en su camino hacia la economía digital, OpenText ha diseñado el taller "Simplifique su transformación digital".

En un taller de dos días, el especialista en gestión de la información compartirá su experiencia con proyectos de transformación digital de éxito de diferentes sectores.

¿Cómo pueden aplicarse estas experiencias a su propio sector y a su propia empresa? OpenText ha desarrollado un modelo de madurez digital para este fin y lo aplica en el taller a la empresa participante, sus productos, interacciones con los clientes y procesos operativos.

También se tienen en cuenta los avances ya logrados. Sobre esta base, se desarrollan y priorizan soluciones innovadoras para un futuro modelo de negocio digital desde una perspectiva temporal y estratégica.

En el siguiente paso, los participantes en el taller determinan los requisitos necesarios para la gestión de la información. Así se crea una hoja de ruta que incluye todos los niveles importantes: desde la simplificación de la plataforma informática digital hasta la aceleración de los procesos empresariales y la transformación del modelo de negocio.