Uno de cada cuatro informes de gastos de viaje contiene errores

Los autores del estudio descubrieron que uno de cada cuatro informes de gastos de viaje es incorrecto.

La buena noticia es que el 57% de estas inexactitudes se corrigen directamente en la contabilidad. La mala: En el 15% de las cuentas erróneas, los viajeros facilitan intencionadamente información falsa.

Los importes en juego en las declaraciones deliberadamente incorrectas oscilan entre diez y 30 euros en el 50% de los casos. En un tercio de las declaraciones incorrectas, los gastos injustificados cuyo reembolso se solicita oscilan entre 30 y 50 euros.

Trucos y delitos populares

El actual Business Traveller Report también aborda el tema del fraude contable y el cumplimiento de la normativa. Uno de los trucos más populares para inflar las declaraciones de gastos de viaje consiste en reclamar gastos privados.

Por ejemplo, el 23% de los encuestados ya ha presentado recibos de taxis privados. Uno de cada cinco encuestados ya ha salido a comer con amigos o familiares por cuenta de la empresa (20%).

Igualmente popular es la deducción de los recibos de aparcamiento privado o combustible (también el 20%). A la gente también le gusta hacer trampas cuando se trata de las dietas por comidas. Un número especialmente elevado de solicitudes falsas corresponden a viajes de un día, concretamente alargando sobre el papel la duración de un viaje de negocios.

Así, se cobra una dieta más elevada por las comidas. En la fase previa al viaje, es decir, en el momento de la reserva, el 38% de los viajeros de negocios no respeta el límite de gastos fijado por la política de viajes.

El 23% no siempre reserva a través del canal prescrito y el 19% elige otros proveedores distintos de los especificados por el empresario.

"Algunas de las declaraciones incorrectas se presentan de forma fraudulenta. Sin embargo, la mayoría de los errores se producen accidentalmente. Sobre todo en los procesos manuales, puede ocurrir rápidamente que se cuele una coma o una errata.

Los simples errores de transmisión, el desconocimiento del marco jurídico, la falta de recibos o la información incompleta contribuyen a que se produzcan liquidaciones erróneas".

afirma Götz Reinhardt, Director General de Concur DACH.

"Las soluciones automatizadas o digitalizadas para la gestión de los viajes de negocios no sólo reducen el tiempo de tramitación de las liquidaciones, sino que también eliminan muchas de las fuentes de error antes mencionadas.

Sustituyen un proceso en papel improductivo y propenso a errores y fomentan la digitalización en la empresa. Además, obligan a cumplir las políticas de viajes y a ejecutarlas en función de su conformidad (compliance)."

Misiones de parlamentarios de la UE

Hace poco se hizo público que decenas de eurodiputados no habían reclamado correctamente sus gastos de viaje. Este parece ser un truco popular para reclamar mayores gastos: Se utilizaron aerolíneas de bajo coste, pero se contabilizó un viaje con el coche oficial.

A cambio, los diputados podrían recibir un reembolso de 50 céntimos por kilómetro supuestamente recorrido. Casos como éste afectan tanto a la función pública como a las empresas de la economía libre.

El estudio de Concur revela que el 15% de las reclamaciones incorrectas se hacen intencionadamente.