Cuatro pasos hacia el siguiente nivel de procesamiento automatizado de facturas

1. normalizar y automatizar los procesos previos

Las facturas con una referencia de pedido pueden procesarse más rápida y fácilmente que las que no tienen un pedido correspondiente. Si ya se han dado todas las autorizaciones necesarias al introducir los requisitos, este paso de trabajo puede omitirse al procesar la factura. Esto significa que la automatización hasta el punto de contabilización puede llevarse a cabo completamente en segundo plano (el denominado "procesamiento de facturas"). Reservas oscuras) es posible. Además, las facturas pueden cotejarse a tres bandas. Este mecanismo de concordancia aumenta la seguridad del proceso: tanto contra errores como contra Intentos de fraude .

Para simplificar los procesos en la contabilidad de acreedores, es aconsejable aumentar la proporción de facturas con referencia a un pedido (SAP MM). La mejor forma de conseguirlo es que el proceso de introducción de las necesidades sea especialmente sencillo e intuitivo para el usuario y, al mismo tiempo, suponga una estandarización para las compras. Para ello puede utilizarse un flujo de trabajo digital para la introducción de la demanda y la verificación y liberación del pedido.

2. aumentar la automatización mediante la IA

A Flujo de trabajo digital para procesar las facturas recibidas (especialmente sin referencia a pedidos de compra, SAP FI) ya puede aliviar considerablemente a los empleados de contabilidad de acreedores. El uso de la inteligencia artificial abre campos de aplicación completamente nuevos para la automatización. Escenarios concretos son, por ejemplo, la extracción de datos con autoaprendizaje, las sugerencias inteligentes de imputación (entre las que los empleados sólo tienen que seleccionar) o las funciones de sugerencia para encontrar a la persona adecuada para el procesamiento ya durante la validación. Se abren más posibilidades de automatización con el análisis predictivo, la previsión y la detección de anomalías.

3. papel adé

Cualquiera que ya haya automatizado en gran medida el proceso de tratamiento de las facturas recibidas en su empresa conoce el quid de la cuestión: la mayor fuente de error, el mayor freno al tratamiento automatizado es siempre la lectura de los datos de los recibos escaneados. Si se presta atención a algunos puntos, se pueden mejorar significativamente los resultados de la lectura de documentos. Como ya se ha mencionado, la inteligencia artificial también puede contribuir a ello. Pero no se engañe: la tasa de error en el escaneado de documentos probablemente nunca se reducirá al cero por ciento; se trata más bien de minimizarla al máximo. Al menos una cosa es segura: cuantas menos facturas en papel lleguen, mayor será el grado de automatización en el procesamiento de facturas y menos errores de introducción de datos podrán producirse.

4. externalización a la nube

La optimización de los procesos suele ser el primer objetivo cuando se trata del procesamiento digital de facturas. Sin embargo, el backend también ofrece potencial de optimización. Un ejemplo es externalizar determinados procesos (parciales) a la nube. Los procesos estandarizados de gran volumen son especialmente adecuados para ello. En lugar de proporcionar hardware y software para procesos como la lectura o el archivo de documentos in situ y mantener los sistemas, estos servicios también pueden obtenerse de la nube. Se trata de otro elemento básico para avanzar en la automatización, por lo que muchas empresas confían en  escenarios híbridos  desde la nube y en las instalaciones.

Conclusión: primero digitalización, luego optimización

Los procesos en la contabilidad de acreedores ya se han simplificado considerablemente gracias a la conversión del proceso de tramitación de facturas: de manual y en papel a digital. Pero incluso después de digitalizar los pasos de trabajo, existen más opciones para aumentar aún más el grado de automatización con el fin de acercarse al objetivo: cuota máxima de contabilizaciones en segundo plano para facturas recibidas. 

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