Emmi despega con SAP SuccessFactors

Antes de que Emmi cambiara a SuccessFactors, no existía un sistema HCM uniforme para todo el grupo que permitiera registrar, administrar y evaluar los datos maestros de los empleados.

Los procesos de gestión del talento seguían gestionándose de forma diferente a nivel local y sin un soporte informático global, incluso tras la rápida expansión internacional de los últimos años. Este diseño de procesos más bien individual era contraproducente a largo plazo.

El reto consistía en armonizar los procesos de RR.HH. y establecer una gestión global de datos maestros para establecer una gestión sostenible del talento sobre esta base.

La solución integral de SAP se introduce en Emmi con el nombre de "HR Suite". Además, debía integrarse a los empleados de los departamentos especializados y las funciones de línea, en todas las sedes de 13 países.

La elección recayó en el software SAP SuccessFactors con TTS como socio de implantación, ya que cumplen los elevados requisitos de Emmi desde una perspectiva funcional y técnica y ofrecen una amplia cobertura internacional.

"Con el cambio de todo el grupo a SAP ERP hace unos años, Emmi conoció SuccessFactors, que era una "opción interesante" en ese momento."

afirma Michael Lötscher, Director de Excelencia y Desarrollo de RRHH del Grupo Emmi.

Tras la firma de un atractivo paquete contractual que también garantizaba la capacidad en la nube del sistema SAP ERP, la implantación de SAP ERP y SuccessFactors pudo llevarse a cabo en paralelo.

"Nunca nos hemos planteado una solución in situ. El viejo mundo no es muy atractivo para nosotros y es demasiado costoso de mantener. Y si nos pasamos a la nube, entonces completamente".

continúa Lötscher.

"Me alegro de que hayamos decidido utilizar esta nueva tecnología".

La exigente estrategia de RR.HH. de la empresa procesadora de lácteos llevó rápidamente a la decisión de seleccionar los módulos SAP SuccessFactors necesarios: Los necesitamos todos.

Sólo el mapeo de todas las funciones centrales de RRHH ofrecía la posibilidad de controlar mejor los procesos y alcanzar los siguientes objetivos:

• La implantación de un sistema de datos maestros de RR.HH. líder en el mundo y el consiguiente aumento de la transparencia para directivos, empleados y RR.HH.
• la normalización y gestión internacional de los procesos de talento y formación
• Administración y control central de la formación en un sistema de gestión del aprendizaje (LMS)
• Traslado de la infraestructura técnica a la nube

Contratar, gestionar y formar

El proyecto se puso en marcha en 2014 y está previsto que concluya a finales de 2018. Primero se fijó el marco financiero y se aclararon los recursos y el marco jurídico. Después, la dirección aprobó el traslado de los datos de los servidores propios de la empresa a la nube.

Con la puesta en marcha del innovador sistema de datos maestros Employee Central para los aproximadamente 3000 empleados de Suiza, en el verano de 2015 se alcanzó un hito clave del proyecto tras solo ocho meses.

Employee Central constituye la base de datos para el despliegue de otros módulos de SuccessFactors, así como para la elaboración de informes globales de RR.HH., lo que aumenta significativamente la transparencia y las opciones de control en una empresa con actividad internacional como Emmi.

Como parte del despliegue de Employee Central, entre otras cosas, se conectó un sistema externo de nóminas a través de una interfaz basada en el middleware Dell Boomi.

Estos "proyectos dentro de proyectos" existen de forma natural en la mayoría de las implantaciones, para las que deben planificarse tiempo y recursos suficientes. En 2015 también se introdujeron en Suiza los módulos "Gestión de la contratación" y "Aprendizaje".

Tras la exitosa introducción en un área piloto a principios de 2016, Emmi pondrá en marcha el módulo "Performance & Goals" a nivel nacional a finales de año, además de crear las bases para la planificación integrada de la sucesión con la implementación técnica del módulo "Succession Management", que se aplicará a partir de 2017.

El último módulo previsto es el despliegue de "Gestión de la compensación".

Una y otra vez, es importante revisar los objetivos fijados y acompañar a los empleados en el camino hacia un nuevo sistema de gestión del talento.

"La aplicación técnica de los módulos es una cara, pero un problema aún mayor son los procesos que hay detrás"

continúa Lötscher, responsable del proyecto:

"Pueden ser una carga dura y pesada para el personal y una organización".

A escala internacional, el Grupo está implantando progresivamente la Central de Empleados:

Tras el éxito de la introducción en Austria y Reino Unido, pronto le seguirán España e Italia, con los módulos de rendimiento y sucesión a continuación, de modo que los 5300 empleados de 13 países estarán conectados al sistema a finales de 2018. Para ello, Emmi ofrece a los usuarios de "HR Suite" cinco idiomas del sistema: alemán, inglés, francés, italiano y español.

Para la implantación, Emmi necesita un jefe de proyecto principal, un empleado por módulo y un experto en tecnología. Por término medio, el equipo principal está formado por tres o cuatro empleados de RRHH que se encargan de la implantación y el funcionamiento, la definición de procesos, las pruebas, la carga de datos, la transferencia al funcionamiento efectivo y la creación de contenidos a través de los servicios de RRHH.

Junto con TTS, han impulsado el proyecto y han aprendido a no reprimir sus propias ideas autocensurándose, sino a desarrollarlas junto con los asesores de TTS.

"Es realmente una gran colaboración"

explica Lötscher,

"Los asesores pueden señalar cosas que quizá no sean posibles ahora, pero sí dentro de unos meses o un año. Además, seguimos desarrollándonos juntos y estamos dispuestos a cuestionar lo que ya existe. Un elemento esencial de nuestro éxito".

Emmi se beneficia de SuccessFactors en muchas áreas: los procesos de formación son más transparentes, el rendimiento puede controlarse mejor y los informes sin fisuras facilitan los análisis. Además, es más fácil de usar para los empleados.

Como todos los datos se almacenan en un sistema central, es posible un acceso preciso. Con un clic se sabe cuántos empleados trabajan en Austria o quién trabaja para RRHH en el Reino Unido. SuccessFactors ya se percibe como una "enorme ayuda" en los procesos diarios.

El ejemplo de la contratación muestra claramente el enorme ahorro de tiempo: basta con pulsar un botón en la gestión de puestos de la Central de Empleados para recibir una oferta de empleo previamente cumplimentada.

En cuanto se encuentra un candidato, los datos de personal recibidos con el proceso de solicitud pueden transferirse directamente al sistema de datos maestros. De este modo, los procesos se vuelven más eficientes y eficaces.

"Antes, en la pantalla aparecía información variada para cubrir cualquier eventualidad"

dice Lötscher.

"Hoy nos concentramos en lo esencial, las pantallas son más claras y los procesos funcionan con más eficacia. Por supuesto, a veces hace falta paciencia y los procesos basados en sistemas todavía tienen que asentarse. Pero, desde mi punto de vista, vamos por buen camino".

Comunicar el valor añadido

Para Michael Lötscher, la comunicación es el factor decisivo para el éxito durante las fases del proyecto, tanto interna como externamente. Todos los implicados deben colaborar continuamente. Para ello, deben estar convencidos del sentido y el valor añadido del proyecto.

La pregunta más importante es siempre: ¿qué gano yo? Desde el principio, los directivos de todas las áreas de Emmi se implicaron a fondo en el proceso y se construyó una línea argumental convincente con calendarios y objetivos concretos.

Sólo teniendo en cuenta el valor añadido puede tener éxito la normalización de los procesos y contar con el apoyo de los empleados:

"Gracias a la solución HCM estandarizada y a la cooperación con TTS, hemos empezado a replantear y adaptar los procesos de RRHH correspondientes. Con las innovadoras funcionalidades de SAP SuccessFactors, ofrecemos a nuestros 'clientes internos' un verdadero valor añadido con un funcionamiento intuitivo. A veces sólo hace falta un 'empujoncito' en la dirección correcta".

Cambios en el trabajo

Una de las experiencias de Emmi con SuccessFactors hasta ahora ha sido derribar un prejuicio: SuccessFactors no se introdujo para reducir la plantilla, como algunos contemporáneos suponen erróneamente.

Desde el punto de vista de Lötscher, el sistema de software es sólo el 30% del conjunto, el resto es trabajo de liderazgo. Y el trabajo no disminuye, sino que cambia. Sobre la base del software SAP, el grupo se ve en condiciones de hacer realidad su extraordinariamente elevada demanda de trabajo holístico de RRHH.

El valor añadido detrás de esto es claro: con SuccessFactors, Emmi tiene más éxito que antes en el mundo global. La gestión del capital humano abarca todos los temas relacionados con los recursos humanos, desde la incorporación, la contratación, la gestión de candidatos, los objetivos y el rendimiento, la planificación de la sucesión, la gestión del talento y los análisis de recursos humanos hasta un sistema de gestión del aprendizaje.