Energieversorger Halle (EVH) amplía el estándar SAP con el proceso GAEB

La transición energética aumenta la demanda de redes de transporte. EVH (Energieversorger Halle), miembro del grupo Stadtwerke Halle, tiene unos 600 empleados junto con sus empresas afiliadas y es responsable del suministro regional de electricidad, gas natural y calefacción urbana. Trabaja continuamente con numerosas empresas especializadas en ingeniería civil y construcción de tuberías para garantizar la expansión y el mantenimiento de sus redes. 

Sin embargo, la adquisición de estos servicios resultó ser muy lenta, ya que los sistemas S/4 existentes no son compatibles con la norma GAEB para el intercambio digital de información sobre construcción. Falta la interfaz correspondiente. En su lugar, EVH tuvo que convertir laboriosamente las especificaciones de servicio generadas desde SAP a formatos GAEB para poder comunicarse con los proveedores de servicios de construcción. Tampoco fue posible transferir sus especificaciones de servicios GAEB directamente a formatos de datos compatibles con SAP.

En busca de la herramienta AVA

"Para eliminar estas interrupciones en los medios, buscábamos una herramienta AVA para la gestión digital y colaborativa de nuestros procesos de licitación, adjudicación y facturación, incluida una solución de plataforma para proveedores", explica Elisa Graichen, consultora SAP ERP en el departamento de gestión corporativa de EVH. La decisión a favor de Supplier Collaboration Suite y eRfx for tenders de 2bits con el software GAEB integrado se basó en la experiencia positiva de los compradores de EVH con los productos de 2bits. La Procurement Suite, por ejemplo, ya se utilizaba como solución de aprovisionamiento totalmente integrada en SAP. Esto permite a los solicitantes incorporar sus requisitos a los procesos de compra mediante pedidos por catálogo o de texto libre. De este modo, las cestas de la compra creadas en Procurement Suite se convierten en solicitudes de compra clásicas de SAP (BANF) en S/4. EVH utiliza un sistema previo para planificar y calcular las medidas de construcción.

Pasos automatizados en gran medida

Con Supplier Collaboration Suite y el software GAEB integrado, EVH se beneficia ahora de un proceso GAEB estandarizado para el intercambio de datos con sus proveedores de servicios de construcción, y puede seguir llevando a cabo sus procesos de compra basados en SAP. Desde la licitación hasta la adjudicación de contratos y el registro de servicios, todos los pasos se automatizan en la medida de lo posible y se gestionan en un proceso electrónico coherente. De este modo, se pueden seguir y procesar todas las fases de intercambio relevantes de las especificaciones de servicios de GAEB.

"Se eliminan posibles fuentes de error y se aceleran todos los procesos de contratación de servicios de construcción; ahora son más controlables y transparentes para nosotros", afirma Elisa Graichen, consultora de SAP ERP, resumiendo las ventajas de las nuevas soluciones de 2bits. "Esto nos ha permitido lograr la interconexión y optimización de procesos en la contratación de servicios de construcción". Esto se puede implementar tanto para el aprovisionamiento de servicios actual basado en SAP MM-SRV como para las nuevas funciones lean service de S/4 Hana.

“Para eliminar las discontinuidades de los medios, buscábamos una herramienta de tratamiento colaborativo de nuestros
Procesos de licitación, adjudicación y facturación.” Elisa GraichenConsultor de gestión SAP ERP, EVH

Supplier Collaboration Suite (SCS) ofrece a los usuarios una interfaz sencilla e intuitiva. Con la cabina del comprador de 2bits vinculada a eRfx para licitaciones, se pueden encontrar, procesar, agrupar y utilizar requisitos como SAP BANF o carros de la compra de SCS para crear licitaciones, pedidos y contratos. Para autenticar y gestionar los usuarios de SCS, EVH utiliza un sistema de gestión de usuarios que permite a los socios comerciales gestionar sus usuarios a través de autoservicios. 

Mediante el registro gradual de proveedores seleccionados y empleados de EVH, se consiguió un aterrizaje suave en la Supplier Collaboration Suite, y ahora hay 360 usuarios productivos que
con más de 80 proveedores de servicios de construcción. "Un gran punto a favor fue la excelente experiencia del equipo de proyecto de 2bits en la contratación de servicios basada en SAP", subraya Elisa Graichen. "Esto permitió al equipo reaccionar con flexibilidad a nuestras peticiones de personalización en todo momento e implementar muy bien nuestros temas centrales". Además, a través de los proyectos anteriores se había desarrollado una línea de comunicación directa y una relación de trabajo muy colegial con los desarrolladores y consultores de 2bits. Como resultado, la introducción de la Supplier Collaboration Suite se llevó a cabo en un año, a pesar de la crisis de Covid-19 y de la gran carga de trabajo.

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