Mantenimiento de instalaciones en el curso de la digitalización

El personal de mantenimiento no es informático por naturaleza. Por supuesto que saben utilizar las TI. Sin embargo, un conocimiento técnico profundo de los sistemas ERP, las tecnologías de red o las bases de datos no forma parte del perfil estándar. A menudo, estos conocimientos ni siquiera son necesarios. Esto se debe a que muchas empresas sólo utilizan las funciones rudimentarias de las tecnologías innovadoras que tienen en uso, o gestionan los procesos operativos de la forma tradicional: se imprime y distribuye el pedido, se anotan en papel las incidencias y las tareas completadas, se transfieren los datos al sistema y, si es necesario, se escanea un registro. Este procedimiento lleva mucho tiempo, es propenso a errores y significa que los empleados no pueden concentrarse en su trabajo real.

Anotar las interrupciones en el registro de turnos

Hasta hace poco, los empleados de Deutz pensaban lo mismo. La empresa es sinónimo de desarrollo y producción de sistemas de accionamiento innovadores en el sector de los vehículos todoterreno desde hace unos 160 años. A pesar del éxito y la modernidad del grupo, la gestión de averías, tan importante para la producción, carecía de coherencia y facilidad de uso. En la fabricación de carcasas, los fallos se registraban en un registro de turnos, es decir, en papel, mientras que en el montaje de motores se registraban en una hoja de cálculo Excel. Por último, en la producción de cigüeñales y árboles de levas, donde desde hace tiempo había un PC en cada puesto de trabajo, el empleado responsable introducía los datos de las averías en el sistema SAP PM (Mantenimiento de Planta) a través de la interfaz SAP Fiori.

"Uno de los problemas era que SAP PM no estaba realmente planificado y diseñado desde la perspectiva de un técnico de mantenimiento", afirma Hans-Günther Hensengerth, responsable de mantenimiento de producción de componentes y montaje de motores en la planta de Deutz en Colonia. Además, "la interfaz Fiori no es compatible con smartphones, por lo que requiere un PC".

Por tanto, el equipo de Hensengerth quería una solución que estandarizara, agilizara y acelerara el proceso desde la notificación de averías hasta la reparación, y que motivara a la producción para notificar todas las averías lo antes posible. La solución ideal sería un front end de mantenimiento fácil de usar y que pudiera manejarse a través de un smartphone -independientemente de la ubicación- con interfaces para la gestión de datos en el sistema SAP.

Cuando se buscaba una nueva solución, una de las preocupaciones era que la introducción pudiera absorber capacidades imprevisibles, especialmente para introducir los datos. Con Mobile Maintenance de T.Con, el jefe de mantenimiento encontró el sistema adecuado: "En primer lugar, la solución no requiere ningún almacenamiento de datos adicional fuera del sistema SAP. En segundo lugar, la guía de usuario clara e intuitiva nos atrajo directamente".

Sin embargo, había dudas sobre la aplicación. Las discusiones internas con el departamento de control resultaron especialmente complicadas y lentas. En un principio, el jefe de mantenimiento y su equipo querían registrar y facturar cada avería como una orden independiente, pero sus colegas consideraban que esto habría exigido demasiada supervisión. La solución al conflicto fue resumir todas las averías de una máquina al mes en un pedido colectivo.

También hubo que convencer al personal de mantenimiento. Algunos temían tener demasiado control si la conexión GPS de la tecnología significaba que -teóricamente- se podrían seguir todos los viajes a la panadería durante las horas de trabajo.

Estas preocupaciones desaparecieron rápidamente a medida que las ventajas de la nueva tecnología se hicieron evidentes para todos. La implicación temprana del comité de empresa, al que se informaba constantemente de todos los avances del proyecto, también fue de gran ayuda en este sentido. Hans-Günther Hensengerth instaló a dos usuarios clave en cada uno de los cuatro departamentos para probar la aplicación y afianzar sus posibilidades en el corazón y la mente del equipo durante el mayor tiempo posible. Pasaron dos meses familiarizándose a fondo con la tecnología, después formaron a sus colegas y también actuaron como personas de contacto.

Visualización del estado de cada mensaje por el sistema

La solución T.Con, conocida internamente como MoMa, entró en funcionamiento en Deutz en abril de 2021, y desde entonces ha estructurado el trabajo del departamento con gran eficacia. Por ejemplo, el centro de control informa inmediatamente al departamento de mantenimiento de una avería en el montaje del motor. Los empleados lo ven en la aplicación MoMa de su smartphone y pueden asignarse el trabajo a sí mismos, es decir, levantar la mano, por así decirlo. O el capataz distribuye los tickets de mantenimiento a su personal. El sistema le ayuda documentando tanto la utilización de cada empleado como el estado de los avisos de avería.

Esto se consigue de forma muy visual: Si la aplicación muestra una llave inglesa y una tuerca por separado en rojo, el mensaje de avería aún no se ha asignado a ningún empleado. Si la llave y la tuerca están juntas y en naranja, ya se ha hecho. Si la llave se muestra en verde, el aviso de avería se ha completado. Una raya roja junto al símbolo indica que la avería en cuestión ha paralizado la máquina y debe subsanarse de forma prioritaria. Además, el capataz responsable puede ver en todo momento el volumen de pedidos de cada empleado y distribuir en consecuencia los trabajos de mantenimiento recién mostrados.

Calidad de los datos y ahorro de costes

También resulta útil la posibilidad de almacenar imágenes en la aplicación, por ejemplo para documentar los daños causados por el transporte en las piezas suministradas. MoMa también muestra la disponibilidad de piezas de repuesto. Todo lo que tiene que hacer el técnico de mantenimiento es escanear el código QR de la pieza en cuestión y la aplicación le informará de si está en stock y dónde.

El proceso descrito no sólo facilita el trabajo diario. MoMa también mejora la calidad de los datos al documentar el historial de cada máquina en función de las averías y mostrar un cuadro de mandos detallado una vez al mes en el que se indica la frecuencia y el coste del mantenimiento. Los KPI obtenidos del análisis de averías pueden utilizarse para crear una evaluación de riesgos individual para cada máquina. Esto hace que la planificación y ejecución del mantenimiento sea mucho más predecible que antes. El jefe de mantenimiento, Hensengerth, valora especialmente el hecho de poder recuperar todos los datos necesarios y deseados a través de una única aplicación, en lugar de tener que navegar por varias aplicaciones diferentes.

En el futuro, la aplicación también se utilizará para procesar pedidos en el departamento de "Fabricación de equipos de torneado, fresado y rectificado". Ejemplo: Si se necesitan tres mordazas de sujeción para una fresadora, MoMa convierte esta solicitud en un pedido con solo unos clics y lo envía al departamento de fabricación de equipos.

En total, unos 140 empleados trabajan con el sistema en la sede de Colonia y 40 en la pequeña planta de series y servicios de Ulm, donde MoMa puso en marcha el registro de averías el pasado diciembre. En cuanto los planes de mantenimiento se hayan introducido en SAP, todo el mantenimiento de Ulm se gestionará también a través de la aplicación. La introducción también tendrá lugar en Herschbach, en el distrito de Westerwald, donde Deutz gestiona un centro de competencia para piezas complementarias como tomas de fuerza, controles de válvulas y carcasas de termostatos. MoMa se puso en marcha allí a finales de marzo de 2023; a medio plazo, entre 20 y 30 personas trabajarán con el sistema.

La conclusión es que Hans-Günther Hensengerth está muy satisfecho con la nueva tecnología, que, según sus cálculos, no sólo ha proporcionado a Deutz coherencia, facilidad de uso y una gran mejora de la calidad de los datos, sino también un ahorro de alrededor del cinco por ciento.

Llevarse a los empleados

Cuando se le pregunta por las lecciones aprendidas del proyecto, no tiene que pensar mucho: En primer lugar, hay que pensar bien qué interfaces de la empresa se ven afectadas. Es un error creer que un software de este tipo sólo afecta al mantenimiento y al control. En segundo lugar, es importante jugar con las cartas abiertas frente al comité de empresa desde el principio e implicar a los empleados desde el principio. "Si la mitad de la gente está en contra de una introducción así, es muy difícil implantarla", dice Hensengerth. Los usuarios clave, compañeros que explican la tecnología a los demás, generan entusiasmo y responden a las preguntas cuando es necesario, desempeñan un papel fundamental.

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