Lo digital se está comiendo lo analógico

Central Finance se basa en la tecnología SAP S/4 Hana y permite un sistema financiero centralizado al que se pueden transferir de forma armonizada datos de sistemas ERP SAP y no SAP con diferentes estructuras de datos.

Las distintas estructuras de datos de finanzas y controlling, como cuentas de mayor, centros de beneficio u objetos de coste, pueden asignarse en Central Finance mediante reglas de asignación a una estructura central que cumpla los requisitos actuales de gestión, control y gobernanza.

La duplicación y transferencia de los datos de origen desde los sistemas fuente heterogéneos al sistema SAP Central Finance tiene lugar en tiempo real sin interferir con los sistemas operativos.

Por lo tanto, estos sistemas informáticos y SAP o entornos de sistemas anteriores pueden permanecer sin cambios y sólo se conectarán al nuevo Sistema Central de Finanzas SAP.

Los documentos financieros relevantes ya introducidos se envían allí y se contabilizan en SAP Central Finance con nuevos números de documento, en los que se hace referencia a los números de documento originales de los sistemas de origen.

Debido a la gran complejidad de los entornos informáticos que han crecido de forma heterogénea a lo largo de los años o que se han adquirido, a los departamentos financieros de las empresas les resulta cada vez más difícil proporcionar a la dirección informes y análisis puntuales de los distintos sistemas informáticos y ERP.

La elevada dinámica de procesos de los modelos de negocio digitales agravará aún más este reto. "Los rápidos se comen a los lentos" es más cierto que nunca. Actualizado, debería decir: "Los digitales se comen a los analógicos".

Los clientes, ya sean empresas o particulares, pueden confiar hoy en día en una infraestructura que hace posible realizar negocios a escala mundial en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Esto plantea un reto especial a la capacidad de las empresas para proporcionar información y tomar decisiones. Para que las necesarias decisiones rápidas se conviertan en buenas decisiones, se necesita información fiable y accesible en tiempo real.

Para los directores financieros de las empresas, SAP Central Finance ofrece un único punto de referencia:

• Datos financieros armonizados, incluida la visión de los detalles de posición y los documentos fuente de los sistemas de origen.
• Replicación e informes en tiempo real a nivel de grupo
• Procesos de cierre racionalizados y acelerados
• Datos armonizados para una planificación integrada
• Ampliación de las funciones de valor añadido, por ejemplo la ampliación de las opciones de consolidación (Consolidación Central).

Introducción simplificada de los servicios compartidos

Los clientes de SAP que tienen que trabajar con entornos de sistemas complejos y heterogéneos tienen la oportunidad de obtener una transparencia completamente nueva en el área financiera con un esfuerzo manejable gracias a la introducción de SAP Central Finance.

En este sistema financiero central, se pueden utilizar las últimas innovaciones de S/4 Hana para la elaboración de informes, incluida la flexibilidad y velocidad que ofrecen el Diario Universal y Hana.

Otro paso evolutivo consiste en utilizar los datos centralizados del sistema central de finanzas para los procesos operativos de las organizaciones de servicios compartidos.

Las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar suelen combinarse en estas organizaciones de servicios, en las que se prestan servicios financieros a varias unidades de negocio.

El departamento financiero puede actuar de forma globalmente uniforme en sus centros de servicios financieros compartidos, así como en sus procesos en las filiales nacionales. SAP Central Finance es la base de datos única para gestionar los procesos operativos y mejora la escalabilidad global de estos procesos, así como la gobernanza.

El personal ya no tiene que ocuparse de actualizar los datos maestros o las transacciones en varios sistemas ERP, sino que puede centrarse en un único sistema.

Esto se traduce en una mejora de la calidad y la eficacia del trabajo, especialmente cuando se utiliza el componente SAP Master Data Governance (MDG) además de SAP Central Finance.

MDG garantiza que los datos maestros puedan gestionarse profesional y globalmente de manera uniforme y distribuirse a los sistemas SAP y no SAP conectados.

Toda la división financiera se beneficia de la simplificación de procesos de los servicios compartidos, ya que las transacciones y los análisis se fusionan. Los informes, la planificación y las funciones predictivas se proporcionan en función de las funciones y están disponibles directamente en el contexto de los datos del proceso empresarial procesado en ese momento (figura). Esto permite tomar decisiones basadas en datos, con la información adecuada en el lugar adecuado y en el momento oportuno.

Fusiones y adquisiciones: transparencia antes que integración

Las fusiones y adquisiciones permiten a las empresas crecer más rápidamente, pero también plantean retos complejos. La integración de las TI de una empresa adquirida en el paisaje de sistemas del comprador y la preservación de la integridad de los datos son algunos de los principales retos de una operación de fusión y adquisición.

Los informes consolidados habituales y la ejecución centralizada de procesos tienen que procesar de repente fuentes de datos descentralizadas y heterogéneas, lo que supone un considerable esfuerzo adicional para el suministro de ratios de gestión.

En el contexto de las operaciones de fusión y adquisición, SAP Central Finance ofrece una forma eficaz de conectar las empresas adquiridas con entornos SAP y ajenos a SAP a la ejecución centralizada de procesos y la generación de informes consolidados de forma simplificada.

Las adquisiciones ya no tienen por qué dar lugar al apoyo y mantenimiento de una red descentralizada de sistemas fuente. Esto abre la posibilidad de volver a garantizar la transparencia de las empresas adquiridas en una fase muy temprana, incluso en el caso de una elevada actividad de adquisición.

Oportunidad para la única verdad

Unos datos maestros heterogéneos son como un freno de mano bien aplicado para unos procesos continuos y eficientes. Sin embargo, la necesaria armonización de los datos maestros es un reto muy complejo.

Con la introducción de SAP Central Finance, se ofrece a las organizaciones una forma simplificada de armonizar y mejorar la calidad de los datos (SAP Master Data Governance).

A diferencia de los procesos de contabilización en sistemas SAP descentralizados, SAP Central Finance ofrece la importante ventaja de la asignación de datos maestros en el sistema central incluso antes de realizar las contabilizaciones.

De este modo, se armonizan los distintos datos maestros de los diferentes sistemas de origen durante la operación para su uso en la Central Financiera ("punto único de verdad").

Para datos maestros como deudores y acreedores, cuentas del libro mayor, centros de coste o centros de beneficio, se definen reglas de asignación a datos maestros centrales de modo que se consiga una información financiera armonizada en todo el grupo.

S/4 piedra angular

La introducción de S/4 Hana es un proyecto de TI muy complejo y un proyecto de cambio que no debe subestimarse. Esto plantea el riesgo de que las organizaciones no puedan descansar durante mucho tiempo y no puedan concentrarse en el negocio real.

Esto no tiene por qué ser así. Un modelo de proceso alternativo con el que las ventajas esenciales de S/4 pueden materializarse de antemano en un proyecto gestionable es la introducción de SAP Central Finance.

SAP Central Finance puede utilizarse como punto de entrada inicial para una introducción paso a paso de S/4 Hana. En el caso de entornos de sistemas extremadamente heterogéneos, tiene sentido consolidar los sistemas existentes a través de SAP Central Finance en lugar de migrar los datos a S/4 Hana con un gran gasto, para luego llevar a cabo la transición completa a S/4 Hana.

Así se dispone de tiempo para armonizar, integrar y comprobar primero la integridad de todos los procesos financieros y de control, a fin de elaborar una hoja de ruta detallada y reducir la complejidad de la conversión a S/4.

Por tanto, la implantación de Central Finance puede considerarse una versión light de un proyecto de implantación de S/4. Los datos maestros de todos los módulos pueden normalizarse de antemano mediante un proceso de gobernanza de datos maestros, lo que da lugar a una única base de datos.

Todos los sistemas ERP afectados siguen funcionando sin interrupción y con integración en tiempo real con Central Finance a pesar de la consolidación en Central Finance.

Conclusión: Más perspectiva

La introducción de SAP Central Finance abre una nueva calidad de transparencia en estructuras corporativas complejas, como la replicación en tiempo real y la elaboración de informes a nivel de grupo, la integración acelerada de sistemas SAP y no SAP, por ejemplo tras reestructuraciones o fusiones y adquisiciones, el punto único de verdad de los datos y la introducción simplificada de unidades de servicios compartidos.

La introducción de SAP Central Finance también desbloquea una gran parte de las ventajas de S/4. La introducción completa de S/4 Hana puede planificarse ahora a lo largo de las nuevas versiones con las funcionalidades constantemente ampliadas.