El camino rápido hacia el éxito con SAP SuccessFactors

Llevar las grandes cosas a cero: esta es la clara estrategia de Everllence. La filial de Volkswagen desarrolla soluciones técnicas para el progreso y la prosperidad sostenibles. La empresa, con sede en Augsburgo, es líder en grandes motores diésel y de gas para turbomaquinaria. También es pionera en tecnologías de propulsión alternativas para la transición energética marítima y en nuevas tecnologías de generación y almacenamiento de energía eléctrica. Recientemente, la empresa facturó 4.000 millones de euros. La digitalización es un motor importante para Everllence, por lo que la empresa decidió hace un año preparar sus propios procesos administrativos y organizativos para el futuro. Debido al amplio panorama de tareas, los recursos humanos se convirtieron rápidamente en el centro de atención.

Plataforma de RRHH en red a escala mundial

Las principales razones que llevaron a Everllence a reorganizar sus procesos de RRHH fueron las numerosas actividades administrativas y el procesamiento manual de las tareas relacionadas con las solicitudes de vacaciones, las entrevistas de evaluación y la formación de los empleados, que suponían un gran esfuerzo en detrimento de las consideraciones estratégicas y de la ratio de apoyo al personal. Además, se agrupaban pocos servicios de RRHH. El objetivo del proyecto era crear una plataforma de RRHH en red a escala mundial para estandarizar, armonizar, digitalizar y automatizar los procesos tradicionales de RRHH relacionados con el ciclo de vida de los empleados en todos los países.

Al mismo tiempo, los responsables de RRHH debían ser relevados para que pudieran concentrarse en tareas de valor añadido. En este contexto, era importante que Everllence tuviera en cuenta todos los componentes de una realineación digital, desde los procesos y las tecnologías hasta la organización y la capacitación específica de los empleados. La arquitectura del sistema de RRHH elegida fue la solución en la nube SuccessFactors, que se actualiza continuamente y digitaliza por completo el ciclo de vida del empleado, desde la contratación hasta la jubilación. Everllence contrató a MHP como socio de transformación para la implantación.

La consultora de gestión y TI ganó el concurso con un enfoque holístico e integrado, un profundo conocimiento de los procesos y las tecnologías y la experiencia adquirida en un importante proyecto de referencia: la implantación de SAP SuccessFactors en el proveedor de automoción Brose Fahrzeugteile, que supuso la digitalización de todo el sistema de RRHH para 30.000 empleados en unos 70 centros de 25 países.

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«Die frühzeitige Einbindung in den Change-Prozess und gezielte Trainingsangebote fördern die Motivation und Akzeptanz.».

Markus Merkel,
Projektleiter,
MHP

Marcos

El proceso en Everllence iba a ser similar al de Brose. En primer lugar, el equipo de 30 consultores y clientes analizó los procesos específicos de cada empresa. Sobre esta base, crearon una plantilla global que reduciría la carga de trabajo en RRHH y haría más eficientes los procesos. Sólo entonces se centró la atención en la introducción del nuevo sistema, SuccessFactors como software estándar desde la nube. Los componentes eran los módulos de OpenText para almacenar, crear y gestionar datos digitales de los empleados en una ubicación centralizada en cumplimiento de la ley, Ingentis para el área de análisis de personas y DocuSign/ProSign para la firma electrónica de documentos.

Markus Merkel, Director de Proyectos de MHP: „Es crucial sentar desde el principio las bases de la implantación técnica mediante un diseño de funciones y procesos global y bien pensado. Esto va de la mano de funciones y responsabilidades claramente definidas, así como de un modelo de colaboración posterior“. Como método de implantación, el equipo eligió „Fast to Success“, una solución preconfigurada que puede ponerse en marcha inicialmente y hace visibles los primeros éxitos al poco tiempo. Además, consigue un alto nivel de aceptación y satisfacción de los usuarios. MHP personalizó la norma en cuanto a funciones, procesos y diseño técnico.

Las configuraciones garantizan que los procesos personalizados para Everllence sigan funcionando como se desea con el nuevo software. También se adaptó el entorno informático de RRHH. Esto incluyó integraciones con SAP HCM y Active Directory, así como una conexión con IAS/IPS. Markus Merkel: „Esto se debe en gran medida al servicio de consultoría. Cuando se trata de integración, es fundamentalmente importante que todos los sistemas, como un sistema HCM para la contabilidad de nóminas, se comuniquen con SuccessFactors. Por lo tanto, debe garantizarse un intercambio fluido de datos y documentos entre los distintos sistemas de origen.“

Llevarse a los empleados

Los mayores retos del proyecto se plantearon en las áreas de gestión de proyectos y priorización, formación a corto plazo y capacitación de los empleados y gestión del cambio. Los calendarios, los conceptos bien pensados y la gestión inteligente de proyectos mediante „solicitudes de cambio“ proporcionaron una valiosa ayuda en este sentido. Durante la fase de hipercuidado, se hizo especial hincapié en familiarizar a los empleados -desde el CIO hasta los usuarios clave- con los nuevos procesos y tecnologías.

La atención se centró en la comunicación con las partes interesadas y en una cultura de retroalimentación positiva en forma de sesiones informativas para directivos, formación para responsables de RRHH e instrucciones y vídeos explicativos para los empleados. El proyecto se completó con un acto conjunto de puesta en marcha en el museo de la empresa en Augsburgo, que incluyó lecciones aprendidas para todos los empleados. Markus Merkel subraya: „La participación temprana en el proceso de cambio y las oportunidades de formación específicas fomentan la motivación y la aceptación, y garantizan que el cambio sea sostenible y transparente.“

Mejora de la experiencia de los empleados

MHP y Everllence implantaron la suite SuccessFactors completa en Alemania y Suiza en un breve periodo de 18 meses. Esto se debe en gran parte al ágil proceso de desarrollo e implantación. En una fase inicial del proyecto, se pusieron en marcha los módulos Employee Central, Recruiting, Onboarding y Learning Management.

De este modo, Everllence ya se beneficiaba de las ventajas de la transformación, mientras que los módulos de Rendimiento y Objetivos, Sucesión y Desarrollo y Compensación y Retribución Variable siguieron en la segunda fase. Debido a su gran relevancia, el módulo People Analytics Reporting también formó parte de ambas fases del proyecto. El siguiente paso será la implantación global en otros países, y la finalización del proyecto está prevista para 2027.

Sistema digital normalizado

La modernización de las estructuras y procesos de RRHH ya está teniendo un impacto positivo: Ahora solo existe un sistema digital estandarizado que cubre todo el ciclo de vida del empleado. Todo se organiza a través de la aplicación, desde las solicitudes de vacaciones hasta las entrevistas de evaluación y la formación continua. Toda la información puede consultarse rápidamente con unos pocos clics y es visible de un vistazo. El papel y las listas de Excel son cosa del pasado.

Gracias a las normas mundiales, los procesos son ahora mucho más ágiles, armonizados y eficientes. El número de actividades administrativas se ha reducido considerablemente. „Gracias a la experiencia y los amplios conocimientos de MHP, hemos logrado una transformación muy satisfactoria en el área de RRHH. La comunicación dentro y fuera del equipo fue siempre en pie de igualdad, lo que contribuyó significativamente al éxito“, dice Ingrid Rieken, CHRO Everllence, resumiendo el proyecto.

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