ECM en la nube: ¿conveniente en lugar de seguro?

Muchas PYME siguen prefiriendo instalar su sistema ECM, con el que capturan, almacenan, gestionan y archivan datos y documentos relacionados con la empresa, en sus propios servidores, es decir, in situ.

Mientras tanto, sin embargo, las personas trabajan cada vez más en equipos relacionados con procesos, utilizando flujos de trabajo e intercambiando documentos, tanto dentro de la empresa como con socios comerciales externos. Este tipo de colaboración suele externalizarse a la nube, porque los servicios de computación en nube ofrecen la flexibilidad y movilidad necesarias para ello.

Los incontrolables servicios en la nube del sector de consumo entran rápidamente en juego. Se desarrolla una TI en la sombra y la idea original de seguridad se ve grandiosamente socavada. La comodidad y el confort en el trabajo vuelven a estar por delante de la seguridad informática.

Por supuesto, el sector de ECM ha reconocido hace tiempo cómo puede llenar este vacío y ofrecer a los usuarios flexibilidad y movilidad sin comprometer la seguridad: trasladando sus propias funcionalidades a la nube.

Por ello, fabricantes como WMD transfieren cada vez más la funcionalidad de sus sistemas a la nube o permiten un funcionamiento híbrido. Esta es la única forma de integrar la colaboración de forma sensata y segura en el propio proceso ECM y en la cadena de valor.

Y ECM desde la nube ofrece otra ventaja importante: la empresa puede utilizar las funciones de forma flexible y según sus necesidades, así como facturar en función del rendimiento.

Se ha demostrado que lo más sensato es utilizar primero el archivo en la nube y luego conectar otras funcionalidades como la captura, la lectura de documentos y los flujos de trabajo.

Aumenta la demanda de gestionar también en la nube los procesos típicos basados en documentos. Se trata principalmente del correo digital entrante, la lectura pura de documentos y los flujos de trabajo posteriores, como el procesamiento de facturas.

Funciona de la misma manera que en la empresa: los documentos en papel se escanean y se transmiten a la tecnología de captura ubicada en el socio de alojamiento; los PDF y el correo electrónico llegan allí electrónicamente.

Se leen en voz alta, se analiza su contenido y se clasifican. A continuación, un motor de flujo de trabajo distribuye los documentos de forma totalmente automática dentro de la empresa y pone en marcha otros procesos derivados del documento o mensaje.

Para una digitalización centralizada y orientada a procesos del correo entrante, son interesantes todos los documentos detrás de los cuales hay procesos de trabajo estructurados. En todas las empresas existen los típicos documentos de contabilidad, pero también multitud de información y documentos individuales o específicos del sector tras los que no hay necesariamente un proceso de trabajo que pueda activarse automáticamente, pero que son relevantes para la empresa.

La digitalización de estos documentos redefine virtualmente un proceso que puede mapearse en la nube. En el sector inmobiliario, a menudo se reciben a diario por correo postal o digital varios miles de documentos de diversa índole relacionados con los inquilinos y el alquiler de propiedades.

Con una solución de correo entrante, los documentos en papel se digitalizan, los documentos escaneados o recibidos digitalmente se leen y se asignan directamente al empleado correcto mediante indexación automática.

La transferencia a subsistemas de uso habitual en el sector también es una opción. Hasta ahora, las empresas con soluciones convencionales (in situ) de facturas recibidas suelen empezar con entre 10.000 y 15.000 facturas al año.

Cabe suponer que el número de todos los documentos de la empresa será mucho mayor. A tal escala, es más probable que la solución se utilice in situ o en un escenario de nube híbrida.

La ventaja de una solución puramente en la nube es que también es interesante para empresas con volúmenes de documentos menores, ya que no hay elevados costes de puesta en marcha de hardware y software y los costes operativos son bajos.

Ya sea híbrido o completamente desde la nube: con la reubicación del archivo y otras funcionalidades ECM, las empresas alivian a su equipo de TI y a los sistemas locales.

No tienen que comprar hardware nuevo, sino que trabajan con alta disponibilidad en la infraestructura más moderna de un centro de datos alemán. Como empresa mediana, también se benefician de la experiencia del proveedor de alojamiento, que les ayuda a cumplir los requisitos legales, se encarga de toda la administración del entorno del sistema y aplica parches de seguridad y actualizaciones durante el funcionamiento para garantizar la máxima disponibilidad.